Gestionar carpetas y documentos en una Biblioteca de red con una base de datos
Gestionar carpetas y documentos en una Biblioteca de red con una base de datos permite utilizar las funciones siguientes.
Mostrar [Anotaciones insertadas] y [Páginas] para documentos PDF en las propiedades del documento
Buscar documentos con el contenido del texto de la anotación
Buscar usando la información de propiedad en una base de datos
Esta sección describe el procedimiento para gestionar carpetas y documentos registrados en una Biblioteca de red con una base de datos en su lugar.
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NOTA
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Si se registran una gran cantidad de documentos en una Biblioteca de red (base de datos), las operaciones de Desktop pueden volverse inestables. En este caso, las operaciones de Desktop pueden hacerse estables cancelando la gestión de la base de datos.
Cuando se registra una Biblioteca de red (base de datos), la base de datos para gestionar documentos se guarda en la carpeta de instalación Desktop. Asegúrese de que la carpeta de instalación de Desktop tiene suficiente espacio libre porque los archivos podrían no poderse guardar en la base de datos y los resultados de búsqueda no se mostrarían adecuadamente si no hay suficiente espacio libre.
El número de documentos gestionado por una base de datos puede comprobarse en el cuadro de diálogo [Configuración del intervalo válido de la base de datos]. Para obtener información sobre el cuadro de diálogo [Configuración del intervalo válido de la base de datos], consulte lo siguiente. No obstante, solo el administrador de Desktop puede modificar los ajustes.
Elemento de aplicación y gestión en la base de datos (Guía del administrador)
Las búsquedas que usan la información de propiedad en una base de datos permiten buscar archivos por su nombre, extensión, fecha de creación, fecha de actualización y tamaño de archivo.
Si ha actualizado desde una versión anterior a Desktop V4.0.2 y ha realizado los ajustes para las Bibliotecas de red registradas en la versión anterior a Desktop V4.0.2, las funciones no cambian, pero los ajustes pueden ser diferentes, como se indica más abajo, en función de la versión.
Versiones de Desktop anteriores a la versión V3.1.0: Biblioteca de red
(La casilla de verificación [Usar base de datos para administrar carpetas y archivos] no está seleccionada, el color predeterminado de [Icono de biblioteca] es marrón)
Desktop V3.1.x: Biblioteca de red (base de datos)
(La casilla de verificación [Usar base de datos para administrar carpetas y archivos] está seleccionada, el color predeterminado de [Icono de biblioteca] es verde)
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1.
Haga clic en 
(Admin. bibliotecas) en la cinta.
(Admin. bibliotecas) en la cinta.O siga uno de los pasos que se describen a continuación.
Haga clic con el botón derecho del ratón en la Ventana de navegación y seleccione [Administración de la biblioteca]
Seleccione el menú [Archivo] > [Administración de bibliotecas]
Aparecerá el cuadro de diálogo [Administración de bibliotecas].
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NOTA
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Si los comandos no aparecen en la cinta de Desktop Browser, siga uno de los pasos indicados a continuación para visualizarlos.
Esta operación también puede realizarse con los botones de herramienta de la barra de herramientas. Si no se muestran botones de herramienta en la barra de herramientas de Desktop Browser, consulte la siguiente información para visualizarlos.
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2.
Seleccione la Biblioteca de red en [Lista de bibliotecas registradas] y luego haga clic en [Cambiar info. de registr].
Aparecerá el cuadro de diálogo [Cambiar información de registro para biblioteca de red].
3.
Seleccione la casilla de verificación [Usar base de datos para administrar carpetas y archivos].
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Cuando esto está seleccionado
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Las carpetas y los documentos en una Biblioteca de red se gestionan en una base de datos.
Seleccione esta casilla de verificación para usar las funciones siguientes. Mostrar [Anotaciones insertadas] y [Páginas] para documentos PDF en las propiedades del documento
Buscar documentos con el contenido del texto de la anotación
Buscar usando la información de propiedad en una base de datos
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Cuando esto no está seleccionado
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Las carpetas y documentos en una Biblioteca de red no están gestionados en una base de datos.
Si las operaciones de Desktop se vuelven inestables porque se registra un gran número de documentos en una Biblioteca de red, anule la selección para solucionar el problema. La velocidad de operación también puede mejorar porque la carga del ordenador es menor en comparación a cuando está seleccionada la opción. |
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NOTA
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Incluso si está seleccionado, la carga de la base de datos puede reducirse reduciendo el número de documentos gestionados por la base de datos en el cuadro de diálogo [Configuración del intervalo válido de la base de datos]. Para obtener información sobre el cuadro de diálogo [Configuración del intervalo válido de la base de datos], consulte lo siguiente. No obstante, solo el administrador de Desktop puede modificar los ajustes.
Elemento de aplicación y gestión en la base de datos (Guía del administrador)
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4.
Haga clic en [Aceptar].
Los ajustes se han cambiado.
5.
Haga clic en [Cerrar].