Création d'étiquettes d'adresse en lisant des cartes de visite
La lecture avec la fonction OCR (rech. texte poss.) permet de convertir des cartes de visite en fichier PDF ou XPS avec prise en charge des recherches. Le mode PDF avec prise en charge des recherches s'avère utile dans différentes situations. Cette section explique comment créer des étiquettes d'adresse avec la fonction [Fusion et publipostage] de Microsoft Word 2003.
Avantages du mode PDF, XPS ou OOXML avec prise en charge des recherches
Le mode PDF, XPS ou OOXML avec prise en charge des recherches permet d'effectuer l'OCR (reconnaissance optique des caractères) pour extraire les données pouvant être reconnues comme texte dans l'image lue et les ajouter sous la forme d'une couche invisible de texte, afin de créer un fichier PDF, XPS ou OOXML autorisant les recherches. Ce mode permet de rechercher rapidement les informations nécessaires dans les fichiers PDF, XPS ou OOXML.
Les cartes de visite lues peuvent être stockées à l'emplacement souhaité, comme l'espace avancé d'une autre machine du réseau ou un support mémoire.
Cette section utilise la procédure de mémorisation des données lues sur un support mémoire comme exemple.
L'apparence des écrans peut être différente de ceux présentés suivant le modèle de machine utilisé et les produits en option disponibles.
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Condition requise
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Les réglages réseau doivent être effectués.
Le Kit de fonctions avancées est activé.
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IMPORTANT
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Le texte peut ne pas être détecté correctement, suivant la couleur de fond, le style et la taille des caractères dans l'image.
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Suivre les procédures ci-après.
Conversion et stockage d'une carte de visite sous forme de fichier PDF avec prise en charge des recherches
Création d'une étiquette d'adresse en copiant le texte d'un fichier PDF dans Microsoft Word
Impression d'une étiquette d'adresse à partir de Microsoft Word
Conversion et stockage d'une carte de visite sous forme de fichier PDF avec prise en charge des recherches
1.
Appuyer sur la touche [Lire et mémoriser] de l'écran du menu principal.
2.
Appuyer sur [Support mémoire].
3.
Sélectionner un support mémoire.
4.
Sélectionner le répertoire dans lequel stocker les données lues.
5.
Placer les cartes de visite sur la vitre d'exposition.
En disposant les cartes de visite sur un support, il est possible d'en lire plusieurs en même temps.
6.
Appuyer sur [Lire].
7.
Définir les réglages de lecture appropriés.
Appuyer sur [Format de lecture].
Sélectionner [A4] → appuyer sur [OK].
Appuyer sur [Nom du fichier].
Saisir le nom des données lues → appuyer sur [OK].
8.
Appuyer sur [Format de fichier].
9.
Sélectionner [PDF] → [Régler les détails].
10.
Appuyer sur [OCR (rech. texte poss.)] → [OK] → [OK].
11.
Appuyer sur 
(Démarrer).
(Démarrer). Un fichier PDF avec prise en charge des recherches est mémorisé sur le support mémoire.
12.
Connecter à un ordinateur le support mémoire sur lequel est stocké le fichier PDF avec prise en charge des recherches.
Cette section utilise Windows 7 comme exemple.
Cliquer sur [Démarrer] → [Ordinateur] → sélectionner le support mémoire.
Ouvrir le répertoire dans lequel le fichier PDF avec prise en charge des recherches est mémorisé.
13.
Ouvrir le fichier PDF avec prise en charge des recherches.
Confirmer que le texte est sélectionnable.
Création d'une étiquette d'adresse en copiant le texte d'un fichier PDF dans Microsoft Word
Cette section utilise Microsoft Word 2003 comme exemple.
1.
Ouvrir un nouveau document dans Microsoft Word → cliquer sur [Outils] → [Lettres et publipostage] → [Fusion et publipostage].
2.
Sélectionner [Etiquettes] pour [Sélection du type de document] → cliquer sur [Suivante].
3.
Sélectionner [Modifier la disposition du document] pour [Sélection du document de base] → cliquer sur [Options d'étiquettes].
4.
Sélectionner la taille des étiquettes pour [Tailles internationales] → cliquer sur [OK] → [Suivante].
5.
Sélectionner [Taper une nouvelle liste] pour [Sélectionner les destinataires] → cliquer sur [Créer].
6.
Copier le texte nécessaire du fichier PDF avec prise en charge des recherches dans la boîte de dialogue [Créer une liste d'adresses] pour créer une liste d'adresses.
Vérifier que les caractères de petite taille sont détectés correctement.
Une fois les informations sur la carte de visite sont saisies, cliquer sur [Nouvelle entrée] pour passer à la carte suivante.
Lorsque les informations de toutes les cartes de visite sont saisies, cliquer sur [Fermer].
7.
Saisir un nom de fichier → cliquer sur [Enregistrer].
8.
Cliquer sur [Sélectionner tout] → [OK] → [Suivante].
9.
Cliquer sur [Bloc d'adresse] dans [Disposition de vos étiquettes].
10.
Sélectionner la disposition de l'étiquette → cliquer sur [OK] → [Suivante].
11.
Vérifier la prévisualisation de l'étiquette, puis cliquer sur [Suivante] si la prévisualisation est convenable.
Impression d'une étiquette d'adresse à partir de Microsoft Word
1.
Cliquer sur [Imprimer] dans [Fin de la fusion].
2.
Sélectionner [Tous] pour [Imprimer les enregistrements] → [OK].
3.
Cliquer sur [Propriétés].
4.
Sélectionner [Imprimer] pour [Méthode de sortie].
5.
Cliquer sur l'onglet [Alimentation papier] → sélectionner la source papier qui contient les étiquettes → cliquer sur [OK].
6.
Cliquer sur [OK].
Les étiquettes d'adresse s'impriment.
Elles peuvent servir sur des enveloppes par exemple.