防止資訊洩漏
處理文件和資料時有很多可能的情況會造成資訊洩漏，例如影印或列印後將原稿或輸出件遺落在本機器上或嘗試傳送檔案或文件時發生傳送錯誤。
在本機器上，可以創建帶有核對資料創建者以及資料未被變更的數位簽章的PDF。
要將資訊洩露的可能性最小化，可以為本機器配置幾個安全功能，例如使用「安全浮水印」和「文件掃描鎖定」模式防止未經授權的影印，使用「限制新接收者」模式防止未經授權的傳送，以及使用「接收者確認」模式防止傳送錯誤。
另外，透過在本機器的觸控面板顯示螢幕上指定對「通訊錄」螢幕或「狀態確認/取消」螢幕的顯示限制，可以防止未經授權的使用者使用本機器或瀏覽資訊。
數位簽章
該模式顯示數位文件上的簽章，說明文件的來源及由此而具有的合法性。透過使用公用鍵值加密方法，可以核對資料創建者以及資料是否被修改。
數位簽章的結構如下所述。透過比較來自傳送者的加密資料和公用鍵值，接收者可以檢查傳送者和資料的合法性。(請參閱「數位簽章」)
可以在本機器上創建下列數位簽章PDF類型。
裝置簽章
使用者簽章
除數位簽章外，還可以透過為PDF註冊密碼創建加密PDF，以防止第三方未經授權瀏覽PDF。(請參閱「加密PDF檔案」)
防止輸出件資訊洩漏
管理員可以設定以下模式，在一般使用者的輸出件上始終顯示防止資訊洩漏的資訊。
安全浮水印
利用該模式可以在輸出件上嵌入文字，例如「CONFIDENTIAL」(機密件)、日期和時間或自訂字元等，在影印影本時會顯示嵌入的文字。由於區分了原稿和原稿的影本，因此能夠防止第三方未經授權影印。(請參閱「強制安全浮水印/文件掃描鎖定」)
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原稿
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影本A
(設定了「安全浮水印」) |
影本B
(影本A的影本) |
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文件掃描鎖定
利用該模式，可以在影印或列印時限制(即鎖定)文件的掃描工作。
使用TL代碼，可以在影本/列印件的背景上嵌入掃描鎖定資訊。掃描鎖定資訊控制本機器限制掃描工作的操作條件。
掃描帶嵌入掃描鎖定資訊的輸出件時，本機器會偵測嵌入的資訊並限制未經授權的影印和列印。
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原稿
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影印/列印
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掃描鎖定資訊
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影印/儲存/列印
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工作受到限制。
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也可以嵌入追蹤資訊，如工作操作的使用者名稱、日期/時間和裝置名稱。透過掃描輸出件，可以分析輸出件上嵌入的資訊，從而找到進行影印或列印的使用者、時間和機器。
另外，可以在輸出件上嵌入「安全浮水印」，以便在影印或列印文件時顯示嵌入的文字。(請參閱「強制安全浮水印/文件掃描鎖定」)
影印套編排擴展模式
利用該模式，在影印/列印時除可以列印影印套編號外，還可以列印使用者名稱、日期和時間及自訂字元。透過列印影印套編號和其他資訊，可以防止第三方未經授權影印。(請參閱「影印套編排選項」)
僅允許加密列印工作模式
「加密安全列印」是一種透過在電腦上加密列印資料並在本機器上解碼加密資料來加強安全性的模式。該模式有助於避免已列印文件的內容被其他使用者看到和避免機密資訊洩漏。有關使用「安全列印」和「加密安全列印」的說明，請參閱「安全列印」。有關使用「加密安全列印」所需選購產品的資訊，請參閱「每種功能所需的選購產品」。
也可以將本機器設定為僅從電腦接收加密安全列印工作。
利用該設定，可以防止遺落或弄丟輸出件，這是因為只有輸入密碼時才能獲取輸出件。(請參閱「僅接受加密安全列印」)
防止傳送時資訊洩漏
控制面板顯示螢幕限制
透過為每個功能指定設定，可以限制瀏覽和使用「狀態確認/取消」螢幕和「通訊錄」。(請參閱「設定控制面板顯示螢幕」)