Mémorisation des destinataires

La fonction Carnet d'adresses permet de mémoriser des destinataires de télécopie, d'e-mail, d'I-Fax, et de serveur de fichiers. Il se compose de 10 listes d'adresses et de boutons de composition 1 touche. Il est possible de mémoriser jusqu'à 1 800 destinataires, dont 1 600 dans des listes d'adresses et 200 dans des boutons de composition 1 touche. La mémorisation d'un destinataire dans le carnet d'adresses évite d'avoir à entrer son adresse pour chaque envoi. Lorsqu'un utilisateur mémorise sa propre adresse e-mail, il peut ensuite la définir comme adresse e-mail de réponse et utiliser la fonction Indication de fin de tâche.

La mémorisation de destinataires dans le carnet d'adresses permet en outre de les indiquer rapidement et facilement lors de la configuration de différents réglages.

Certains produits en option sont nécessaires pour utiliser la fonction de télécopie. Pour plus d'informations sur les produits en option nécessaires pour utiliser cette fonction, voir "Produits en option requis pour chaque fonction".

Il est possible de mémoriser les types de destinataires suivants dans le carnet d'adresses :

E-mail

Il est possible de mémoriser des adresses e-mail.

Il est en outre possible de mémoriser des adresses e-mail trouvées dans les annuaires d'un serveur LDAP du réseau.

Fax

Il est possible de mémoriser des numéros de télécopieur, ainsi que des informations relatives aux sous-adresses et aux mots de passe.

Il est en outre possible de mémoriser des numéros de télécopieur trouvés dans les annuaires d'un serveur LDAP du réseau.

I-Fax

Il est possible de mémoriser l'adresse I-Fax, le mode et les conditions du destinataire.

Il est en outre possible de mémoriser comme adresses I-Fax des adresses e-mail trouvées dans les annuaires d'un serveur LDAP du réseau.

Fichier

Il est possible de mémoriser un protocole, un nom d'hôte, le chemin d'un dossier, etc., afin de mémoriser les documents lus sur un serveur de fichiers.

Tri groupé

Il est possible de mémoriser plusieurs destinataires de différents types dans une adresse de groupe. Ils peuvent ensuite être regroupés et utilisés en fonction des besoins.

Mémorisation d'une adresse électronique

Saisie d'un numéro de télécopie

Mémorisation d'une adresse I-Fax

Mémorisation de l'adresse d'un serveur de fichiers

Mémorisation de l'adresse d'un groupe

Adresses obtenues par l'intermédiaire d'un serveur

Modification des détails d'une adresse

Suppression d'adresses

REMARQUE
Comme chaque adresse est traitée individuellement, si on enregistre une adresse e-mail donnée dans un groupe d'adresses, l'adresse e-mail et le groupe d'adresses sont considérés comme deux entrées séparées. De même, si un numéro de télécopieur est mémorisé dans une adresse de groupe, ce numéro et l'adresse de groupe comptent pour deux entrées séparées. Il est possible d'enregistrer une adresse e-mail, I-Fax, un serveur de fichiers et un groupe de destinataires. Si la carte FAX est installée ou le Kit Remote Fax est activé, il est possible de mémoriser des numéros de télécopieur et les adresses de groupe contenant des destinataires de télécopies dans le carnet d'adresses. Les destinataires mémorisés dans le carnet d'adresses sont exportables vers un ordinateur sous forme de fichier, lequel pourra ultérieurement être réimporté vers la machine. Pour plus d'informations sur la mémorisation d'un destinataire, voir "Chargement d'une liste d'adresses". Pour gérer les destinataires en mode Gestion des numéros d'accès, régler sur "Oui" [Gérer n° d'accès au carnet d'adresses] sous [Définir destinataire] (Réglages/Enregistrement). (Voir "Gestion du carnet d'adresses avec des numéros d'accès".) Si un réglage de destinataire requis n'est pas défini après la mémorisation du numéro d'accès, l'écran de définition des réglages de destinataires s'affiche à nouveau. Le numéro d'accès peut comporter sept chiffres maximum. Si l'on en saisit moins, la machine le fait précéder de zéros. Exemple : <321> donne <0000321> à l'enregistrement. Il est impossible de mémoriser un numéro d'accès ne contenant que des zéros (par exemple, <0000000>). Si l'on saisit un nombre commençant par des zéros, tel que <02> ou <002>, ces zéros sont ignorés et le nombre est enregistré sous la forme <0000002>, de la même façon que si l'on avait saisi <2>. Il est possible de mémoriser de nouveaux destinataires dans une adresse de groupe. Mémoriser au préalable les destinataires dans le carnet d'adresses. Lors de l'enregistrement de destinataires dans une adresse de groupe, seuls les destinataires mémorisés dans la liste d'adresses peuvent être sélectionnés et mémorisés. Pour plus d'informations sur les réglages nécessaires à l'envoi vers un serveur de fichiers, voir "Configuration d'un ordinateur en tant que serveur de fichiers".

REMARQUE

Comme chaque adresse est traitée individuellement, si on enregistre une adresse e-mail donnée dans un groupe d'adresses, l'adresse e-mail et le groupe d'adresses sont considérés comme deux entrées séparées. De même, si un numéro de télécopieur est mémorisé dans une adresse de groupe, ce numéro et l'adresse de groupe comptent pour deux entrées séparées.

Il est possible d'enregistrer une adresse e-mail, I-Fax, un serveur de fichiers et un groupe de destinataires.

Si la carte FAX est installée ou le Kit Remote Fax est activé, il est possible de mémoriser des numéros de télécopieur et les adresses de groupe contenant des destinataires de télécopies dans le carnet d'adresses.

Les destinataires mémorisés dans le carnet d'adresses sont exportables vers un ordinateur sous forme de fichier, lequel pourra ultérieurement être réimporté vers la machine. Pour plus d'informations sur la mémorisation d'un destinataire, voir "Chargement d'une liste d'adresses".

Pour gérer les destinataires en mode Gestion des numéros d'accès, régler sur "Oui" [Gérer n° d'accès au carnet d'adresses] sous [Définir destinataire] (Réglages/Enregistrement). (Voir "Gestion du carnet d'adresses avec des numéros d'accès".)

Si un réglage de destinataire requis n'est pas défini après la mémorisation du numéro d'accès, l'écran de définition des réglages de destinataires s'affiche à nouveau.

Le numéro d'accès peut comporter sept chiffres maximum. Si l'on en saisit moins, la machine le fait précéder de zéros.

Exemple : <321> donne <0000321> à l'enregistrement.

Il est impossible de mémoriser un numéro d'accès ne contenant que des zéros (par exemple, <0000000>). Si l'on saisit un nombre commençant par des zéros, tel que <02> ou <002>, ces zéros sont ignorés et le nombre est enregistré sous la forme <0000002>, de la même façon que si l'on avait saisi <2>.

Il est possible de mémoriser de nouveaux destinataires dans une adresse de groupe. Mémoriser au préalable les destinataires dans le carnet d'adresses.

Lors de l'enregistrement de destinataires dans une adresse de groupe, seuls les destinataires mémorisés dans la liste d'adresses peuvent être sélectionnés et mémorisés.

Pour plus d'informations sur les réglages nécessaires à l'envoi vers un serveur de fichiers, voir "Configuration d'un ordinateur en tant que serveur de fichiers".