Erstellen von Adressetiketten durch Einscannen von Visitenkarten
Wenn Sie mit OCR scannen (Durchsuchbarer Text), können Sie eingescannte Visitenkarten in durchsuchbare PDF- oder XPS-Dateien umwandeln. Die Funktion zur Erstellung durchsuchbarer PDF-Dateien ist in verschiedenen Situationen nützlich. In diesem Abschnitt finden Sie Informationen zur Erstellung von Adressetiketten mit der Funktion [Seriendruck] von Microsoft Word 2003.
Vorzüge von durchsuchbaren PDF- oder XPS-Dateien
Mit der Funktion zur Erstellung durchsuchbarer PDF- oder XPS-Dateien können Sie die Dateien mit OCR (Optical Character Recognition) bearbeiten und so Daten extrahieren, die dann als Text auf dem gescannten Bild erkannt werden. Diese Daten lassen sich als transparente Ebene über das gescannte Bild legen, so dass die PDF- oder XPS-Datei durchsuchbar wird. Aus einer durchsuchbaren PDF- oder XPS-Datei können Sie schnell und einfach die benötigten Informationen abrufen.
Die gescannten Visitenkarten können an unterschiedlichen Speicherordner abgelegt werden, etwa im Erweiterten Platz eines anderen Systems im Netzwerk oder auf einem Speichermedium.
In diesem Abschnitt wird als Beispiel der Vorgang zum Speichern der gescannten Daten auf einem Speichermedium beschrieben.
Je nach Ihrem Systemmodell und der vorhandenen Zusatzausstattung unterscheidet sich die tatsächliche Displaydarstellung eventuell von der hier gezeigten.
|
Erforderliche Voraussetzungen
|
|
Die Netzwerkeinstellungen wurden vorgenommen.
Die Sendefunktion kann auf diesem System verwendet werden.
|
|
WICHTIG
|
|
Text wird abhängig von der Hintergrundtönung, dem Stil und der Größe der Zeichen auf dem Bild möglicherweise nicht richtig erkannt.
|
Gehen Sie folgendermaßen vor.
Konvertieren und Speichern einer Visitenkarte als durchsuchbare PDF-Datei
Erstellen eines Adressetiketts durch Kopieren des Texts aus einer PDF-Datei in Microsoft Word
Drucken eines Adressetiketts aus Microsoft Word
Konvertieren und Speichern einer Visitenkarte als durchsuchbare PDF-Datei
1.
Berühren Sie die Taste [Scannen und Speichern] auf dem Hauptmenüdisplay.
2.
Berühren Sie die Taste [Speichermedium].
3.
Wählen Sie das Speichermedium.
4.
Wählen Sie ein Verzeichnis zum Speichern der gescannten Daten.
5.
Legen Sie die Visitenkarten auf das Vorlagenglas.
Wenn Sie die Visitenkarten auf einem Trägerkarton befestigen, können Sie mehrere Karten in einem Durchgang einscannen.
6.
Berühren Sie die Taste [Scan].
7.
Definieren Sie die Scanfunktionen.
Berühren Sie die Taste [Scanformat].
Wählen Sie die [A3] → Bestätigen Sie durch Berühren der Taste [OK].
Berühren Sie die Taste [Dateiname].
Geben Sie einen Namen für die gescannten Daten ein → Berühren Sie [OK].
8.
Berühren Sie die Taste [Dateiformate].
9.
Wählen Sie [PDF] → Berühren Sie die Taste [Details einstellen].
10.
Berühren Sie die Taste [OCR (Durchsuchb. Text)] → Bestätigen Sie durch Berühren der Taste [OK].
11.
Betätigen Sie die Taste 
.
. Eine durchsuchbare PDF-Datei wird im Speichermedium gespeichert.
12.
Schließen Sie das Speichermedium mit der durchsuchbaren PDF-Datei an einen Computer an.
Die Bespielbeschreibung in diesem Abschnitt basiert auf Windows 7.
Klicken Sie nacheinander auf [Start] → [Computer] → Wählen Sie das Speichermedium.
Öffnen Sie das Verzeichnis, in dem die durchsuchbare PDF-Datei gespeichert ist.
13.
Öffnen Sie die durchsuchbare PDF-Datei.
Prüfen Sie, ob Text wählbar ist.
Erstellen eines Adressetiketts durch Kopieren des Texts aus einer PDF-Datei in Microsoft Word
Die Bespielbeschreibung in diesem Abschnitt basiert auf Microsoft Word 2003.
1.
Öffnen Sie in Microsoft Word ein neues Dokument → Klicken Sie auf [Extras] → [Briefe und Sendungen] → [Serienbrieferstellung].
2.
Wählen Sie bei [Wählen Sie einen Dokumenttyp] die Option [Etiketten] → Klicken Sie auf [Weiter].
3.
Wählen Sie bei [Startdokument wählen] die Option [Dokumentlayout ändern] → Klicken Sie auf [Etikettenoptionen].
4.
Wählen Sie bei [Etikettenmarke] die Größe der Etiketten → Klicken Sie auf [OK] → [Weiter].
5.
Wählen Sie bei [Empfänger wählen] die Option [Neue Liste eingeben] → Klicken Sie auf [Erstellen].
6.
Kopieren Sie die benötigten Textteile von der durchsuchbaren PDF-Datei in das Dialogfeld [Neue Adressliste], um eine Adressliste zu erstellen.
Stellen Sie sicher, dass Kleinbuchstaben korrekt erkannt wurden.
Nach Eingeben der Information einer Visitenkarte klicken Sie auf [Neuer Eintrag], um zur nächsten Karte überzugehen.
Nachdem Sie die Daten für alle Visitenkarten eingegeben haben, klicken Sie auf [Schließen].
7.
Geben Sie einen Dateinamen ein → Klicken Sie auf [Speichern].
8.
Klicken Sie auf [Alle markieren] → [OK] → [Weiter].
9.
Klicken Sie bei [Ordnen Sie Ihre Etiketten an] auf die Option [Adressblock].
10.
Legen Sie das Layout der Etiketten fest → Klicken Sie auf [OK] → [Weiter].
11.
Prüfen Sie die Vorschauansicht der Etiketten und klicken Sie auf [Weiter], wenn die Vorschau zufriedenstellend ist.
Drucken eines Adressetiketts aus Microsoft Word
1.
Klicken Sie bei [Seriendruck beenden] auf [Drucken].
2.
Klicken Sie bei [Datensatzauswahl] auf [Alle] → Klicken Sie auf [OK].
3.
Klicken Sie auf [Eigenschaften].
4.
Wählen Sie bei [Ausgabemethode] die Option [Drucken].
5.
Klicken Sie auf die Registerkarte [Papierzufuhr] → Wählen Sie die Papierzufuhr, die Etiketten enthält → Klicken Sie auf [OK].
6.
Klicken Sie auf [OK].
Die Adressetiketten werden ausgegeben.
Sie können die gedruckten Adressetiketten beispielsweise zur Umschlagbeschriftung u. dgl. verwenden.