Freigeben von PDF-Dokumenten zur Bearbeitung mit Adobe Reader (Scan-Endungen)

Wenn Sie bei der Konvertierung eines Papierdokuments in eine PDF-Datei die Option Scan-Endungen wählen, können Sie Kommentare hinzufügen/bearbeiten und mit Adobe Reader (Adobe Reader 7 oder höher) Signaturen hinzufügen.

Vorzüge der Funktion Scan-Endungen

Wirtschaftliche Nutzung von PDF-Dateien

Zum Hinzufügen von Signaturen und zum Bearbeiten einer PDF-Datei muss ein PDF-Bearbeitungsprogramm wie Adobe Acrobat auf dem Computer installiert sein. Mit der Funktion Scan-Endungen können Sie jedoch solche Kosten umgehen, da das Dokument auch dann bearbeitet oder mit Signaturen versehen werden kann, wenn keine derartige Software auf dem Computer installiert ist.

Schnellere Entscheidungsfindung durch gemeinsame Nutzung von Dokumenten

Wenn beispielsweise ein Projektmitarbeiter Meinungen zu einem vorläufigen Plan sammelt, kann er den Entwurf in eine PDF-Datei konvertieren und diese in einem Freigabeordner ablegen, auf den die anderen Mitarbeiter zugreifen können. Meinungen lassen sich so auf schnellere Weise sammeln als bei einem auf Papier gedruckten Rundschreiben.

Erforderliche Voraussetzungen
Das Universal Send Advanced Feature Set ist aktiviert. Die Netzwerkeinstellungen wurden vorgenommen.

In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie Sie ein Papierdokument im Format Scan-Endungen im Freigabeordner des erweiterten Platzes ablegen. Die PDF-Datei kann dann von anderen Mitarbeitern gelesen und bearbeitet werden.

Die Bildschirme können je nach Modell und der am System angeschlossenen Zusatzprodukte unterschiedlich sein.

Gehen Sie folgendermaßen vor.

Prüfung auf Zugriffsfreigabe des erweiterten Platzes

Prüfung der Funktion zum Speichern von Dokumenten im Format Scan-Endungen

Speichern des Dokuments als PDF-Datei im Format Scan-Endungen

Öffnen des gespeicherten Dokuments mit Adobe Reader

Prüfung auf Zugriffsfreigabe des erweiterten Platzes

Es muss geprüft werden, ob ein Zugriff auf den als Speicherziel vorgesehenen Erweiterten Platz vom Computer aus möglich ist.

Prüfen Sie wie nachstehend beschrieben, ob ein Zugriff auf den erweiterten Platz mit SMB möglich ist.

Betätigen Sie die Taste

→ [Einstellungen Funktion] → [Dateien speichern/Zugänglich machen] → [Einstellungen Erweiterter Platz] → [Öffentlich verfügbar] → [Durch SMB] → [OK].

Prüfen Sie folgendermaßen, ob [Von Extern schreiben verbieten] deaktiviert ist.

Betätigen Sie die Taste

→ [Einstellungen Funktion] → [Dateien speichern/Zugänglich machen] → [Einstellungen Erweiterter Platz] → [Von Extern schreiben verbieten].

Prüfung der Funktion zum Speichern von Dokumenten im Format Scan-Endungen

Vergewissern Sie sich, dass alle nicht mit dem Format Scan-Endungen kompatiblen Funktionen deaktiviert sind.

Bestätigen Sie folgendermaßen, ob [PDF auf PDF/A formatieren] deaktiviert ist.

Betätigen Sie die Taste

→ [Einstellungen Funktion] → [Allgemein] → [Datei generieren] → [PDF auf PDF/A formatieren].

Wählen Sie [Aus] → Betätigen Sie die Taste [OK].

Darüber hinaus ist ein Speichern im Format Scan-Endungen nicht möglich, wenn

→ [Einstellungen Funktion] → [Allgemein] → [Datei generieren] → [PDF für Web optimieren] aktiviert und eine digitale Signatur eingerichtet ist.

Speichern des Dokuments als PDF-Datei im Format Scan-Endungen

Scannen Sie ein Papierdokument und konvertieren Sie es in eine PDF-Datei.

Berühren Sie im Hauptmenü die Taste [Scannen und Speichern].

Berühren Sie die Taste [Erweiterter Platz].

Wenn das Anmeldedisplay angezeigt wird, geben Sie Ihren Anwendernamen und Ihr Passwort ein → Bestätigen Sie durch Berühren der Taste [OK].

Geben Sie denselben Anwendernamen und dasselbe Passwort wie beim Einloggen in den Computer ein.

Wenn Sie das System nicht mehr benutzen möchten, melden Sie sich durch Betätigen der Taste

(Log In/Out) ab.

Wenn Sie SSO-H als Login Service verwenden, berühren Sie die Taste [Passwort speichern], um Ihren Anwendernamen und Ihr Passwort zu speichern. Wenn Sie sich das nächste Mal beim erweiterten Platz anmelden, sind Ihr Anwendername und Ihr Passwort bereits voreingestellt und Sie können das Display zur Platzauswahl durch einfaches Berühren der Taste [OK] aufrufen. Wird das Login-Display nicht angezeigt, ist dieser Schritt nicht erforderlich.

Berühren Sie die Taste [Gemeins.Speicherplatz].

Wählen Sie den Ordner, in dem die Datei abgelegt werden soll.

Legen Sie bitte Ihre Originale auf/ein.

Berühren Sie die Taste [Scan].

Berühren Sie die Taste [Dateiformat].

Wählen Sie [PDF] → [Scan-Endungen] → [OK].

10.

Betätigen Sie die Taste

Wenn das folgende Display angezeigt wird: Folgen Sie den Anleitungen auf dem Sensordisplay und betätigen Sie die Taste

einmal für jedes Original. Nach Abschluss des Scanvorgangs berühren Sie die Taste [Speichern starten].

Nachdem der Scanvorgang abgeschlossen ist, werden die eingescannten Daten im gewählten Ordner gespeichert.

Sie können während des laufenden Scanvorgangs Einstellungen wie die Anzahl der Scans und das Scanformat nicht verändern.

Wenn Sie den Scanvorgang stoppen möchten, berühren Sie die Taste [Abbrechen] oder die Taste

11.

Nachdem der Scanvorgang abgeschlossen ist, entfernen Sie Ihre Originale.

Öffnen des gespeicherten Dokuments mit Adobe Reader

Öffnen Sie das im Freigabeordner des erweiterten Platzes gespeicherte Dokument von Ihrem Computer aus.

Die Bespielbeschreibung in diesem Abschnitt basiert auf Windows 7.

Klicken Sie auf [Start] → [Alle Programme] → [Zubehör] → [Windows-Explorer] → Geben Sie den folgenden Pfad unter <Adresse> ein (Groß- und Kleinschreibung beachten).

\\<IP-Adresse dieses Systems>\share

Wenn das Login-Display angezeigt wird, geben Sie Ihren Anwendernamen und Ihr Passwort ein → Bestätigen Sie durch Berühren der Taste [OK].

Wenn Ihre Anmeldung erfolgreich ist, können Sie auf den gemeinsamen Speicherplatz im erweiterten Platz zugreifen.

Wählen und öffnen Sie die gespeicherte PDF-Datei.

Bearbeiten Sie das PDF-Dokument, beispielsweise durch Hinzufügen eines Kommentars, und speichern Sie es dann.

Um einen Kommentar hinzuzufügen, wählen Sie das entsprechende Symbol in der Symbolleiste aus → Klicken Sie auf die gewünschte Stelle im PDF-Dokument. Ein Eingabefeld wird angezeigt, in das Sie Anweisungen usw. eintragen können.

Sollte ein Fehler auftreten, prüfen Sie, ob die Zeit des Systems und die Zeit des Computers übereinstimmen. Wenn versucht wird, eine mit Scan-Endungen kompatible PDF-Datei, deren Erstellungszeitpunkt nach der aktuellen Computer-Zeit liegt, mit Adobe Reader zu öffnen, tritt ein Fehler auf.

Weitere Informationen

Format "PDF/A-1b" zur Einhaltung der ISO-Normen

PDF/A ist ein durch die Internationale Organisation für Normung (ISO) festgelegter Standard. Dieses Format ist für Langzeitspeicherung sinnvoll, da die PDF-Darstellung unabhängig vom verwendeten System und der verwendeten Software garantiert ist.

Zum Speichern einer PDF-Datei im Format PDF/A-1b berühren Sie nacheinander die Tasten

→ [Einstellungen Funktion] → [Allgemein] → [Datei generieren] → Aktivieren Sie [PDF auf PDF/A formatieren] → Konvertieren Sie das Dokument mit [Scannen und Speichern] oder [Scannen und Senden] in eine PDF-Datei.

Optimierung von PDF-Dateien für die Darstellung im Web

Für die Darstellung von PDF-Dateien im Web können Sie die Dateien so optimieren, dass sie während des Herunterladens der einzelnen Seiten bereits angezeigt werden, so dass das Ende des Download-Vorgangs nicht abgewartet werden muss.

Zum Speichern einer für das Web optimierten PDF-Datei berühren Sie nacheinander die Tasten

→ [Einstellungen Funktion] → [Allgemein] → [Datei generieren] → Aktivieren Sie [PDF für Web optimieren] → Konvertieren Sie das Dokument mit [Scannen und Speichern] oder [Scannen und Senden] in eine PDF-Datei.

Vorsichtshinweise zur Erstellung von PDF-Dateien

Es gibt mehrere Einstellungskombinationen, die sich nicht für die Konvertierung von Papierdokumenten in PDF-Dateien eignen.

Nicht verfügbare Einstellungskombinationen	Beschreibung	Abhilfe
Scan-Endungen und PDF/A	Wenn in Einstellungen/Speicherung die Option [PDF auf PDF/A formatieren] aktiviert ist, können Sie das Format Scan-Endungen nicht wählen.	Deaktivieren Sie [PDF auf PDF/A formatieren].
Scan-Endungen und Verschlüsseltes PDF	Wenn die Passwort-Autorisierung auf Verschlüsseltes PDF gesetzt ist, können Sie das Format Scan-Endungen nicht wählen.	Lassen Sie [Signatur Signaturfeld], [Kommentierung u. Unterzeichnung Sign.feld], [Änder.außer Zufügen v. Komm./Seitenextr.] oder [Änderungen außer Seitenextraktion] für Verschlüsseltes PDF zu.
PDF/A und Verschlüsseltes PDF	Wenn in Einstellungen/Speicherung die Option [PDF auf PDF/A formatieren] aktiviert ist, können Sie nicht Verschlüsseltes PDF wählen.	Deaktivieren Sie [PDF auf PDF/A formatieren].
Verschlüsseltes PDF und Digitale Signatur (Gerätesignatur und Anwendersignatur)	Wenn die Passwort-Autorisierung auf Verschlüsseltes PDF gesetzt ist, können Sie keine digitale Signatur einrichten.	Lassen Sie [Änderungen außer Seitenextraktion] für Verschlüsseltes PDF zu.