Konvertieren gescannter Dokumente in verschlüsselte durchsuchbare PDF-Dateien
Mit der Funktion zur Erstellung von durchsuchbaren PDF-Dateien können Sie Papierdokumente in PDF-Dateien umwandeln, deren Text durchsuchbar ist. Sie können viel Platz sparen, indem Sie Papierdokumente wie Lebensläufe digitisieren. Die Verschlüsselung der PDF-Dateien sorgt dafür, das unberechtigte Anwender die Dateien nicht öffnen und durchsuchen können. Indem Sie beim Senden gescannter Dokumente ein Passwort einrichten, können Sie verhindern, dass Informationen preisgegeben werden, wenn Dokumente an den falschen Empfänger gerichtet werden.
Vorzüge von durchsuchbaren PDF-Dateien
Mit der Funktion zur Erstellung durchsuchbarer PDF-Dateien können Sie die Dateien mit OCR (Optical Character Recognition) bearbeiten und so Daten extrahieren, die dann als Text auf dem gescannten Bild erkannt werden. Diese Daten lassen sich als transparente Ebene über das gescannte Bild legen, so dass die PDF-Datei durchsuchbar wird. Diese Funktion erlaubt eine schnelle Suche nach PDF-Dateien mit der gewünschten Information.
Vorzüge von verschlüsselten PDF-Dateien
Sie können PDF-Dateien verschlüsseln, indem Sie ein Passwort einrichten. Die PDF-Datei kann dann nur von Anwendern geöffnet, gedruckt oder bearbeitet werden, die das korrekte Passwort eingeben. Für die Verwendung dieser Funktion ist das Universal Send Security Feature Set erforderlich.
|
Erforderliche Voraussetzungen
|
|
Das Universal Send Security Feature Set ist aktiviert.
|
Dieser Abschnitt finden Sie Informationen zur Erstellung durchsuchbarer PDF-Dateien, auf die unberechtigte Anwender keinen Zugriff haben, und zum Senden der PDF-Dateien an einen bestimmten Empfänger.
Die Bildschirme können je nach Modell und der am System angeschlossenen Zusatzprodukte unterschiedlich sein.
Gehen Sie folgendermaßen vor.
Einstellungen für OCR (durchsuchbarer Text)
Verschlüsseln und Senden der PDF-Datei
Festlegen der Einstellungen OCR (durchsuchbarer Text)
|
WICHTIG
|
|
Text wird abhängig von der Hintergrundtönung, dem Stil und der Größe der Zeichen auf dem Bild möglicherweise nicht richtig erkannt.
|
1.
Legen Sie Ihre Originale auf/ein → Berühren Sie im Hauptmenü die Taste [Scannen und Senden].
|
HINWEIS
|
|
Wenn das Hauptmenü nicht angezeigt wird, berühren Sie die Taste
 . |
2.
Geben Sie den Empfänger an → Berühren Sie die Taste [Dateiformat].
3.
Wählen Sie [PDF] → [OCR (Durchsuchb. Text)] → [OK].
Verschlüsseln und Senden der PDF-Datei
1.
Berühren Sie im Menü [Scannen und Senden] die Taste [Dateiformat].
2.
Wählen Sie [PDF] → [Verschlüsseln].
3.
Definieren Sie jede Einstellung.
Wählen Sie [Passwort erforderl., um Dok. zu öffnen] → Geben Sie ein Passwort ein, um eine Datei in [Passw., um Dok.zu öffn.] zu öffnen.
4.
Berühren Sie die Taste [OK] → [OK].
5.
Berühren Sie 
, um die PDF-Datei zu senden.
, um die PDF-Datei zu senden.Eine durchsuchbare PDF-Datei wird an den angegebenen Empfänger gesendet. Zum Öffnen dieser PDF-Datei wird das in Schritt 4 eingerichtete Passwort benötigt.