Empfänger speichern

Im Adressbuch können Sie E-Mail-, Fax-, I-Fax-Adressen und Adressen von Dateiservern registrieren. Das Adressbuch ist in 10 Adresslisten und Zielwahltasten aufgeteilt. Insgesamt können Sie im Adressbuch 1.800 Empfänger speichern; davon sind 1.600 in den Adresslisten und 200 unter Zielwahltasten gespeichert. Durch Speichern eines Empfängers im Adressbuch sparen Sie sich den Aufwand, die Adresse dieses Empfängers für jede Sendung erneut eingeben zu müssen. Durch Speichern Ihrer eigenen E-Mail-Adresse können Sie einfach eine Antwortadresse angeben und so die Funktion <Job fertig-Notiz> nutzen.

Das Speichern von Empfängern im Adressbuch ermöglicht Ihnen außerdem, diese bei der Konfiguration der verschiedenen Einstellungen einfach und schnell anzugeben.

Für die Verwendung der Faxfunktion werden Zusatzprodukte benötigt. Nähere Informationen zu den Zusatzprodukten, die Sie für die Faxfunktion benötigen, finden Sie im Abschnitt "Erforderliche Zusatzprodukte für die einzelnen Funktionen".

Sie können folgende Arten von Empfängern im Adressbuch speichern:

E-Mail

Sie können E-Mail-Adressen speichern.

E-Mail-Adressen, die Sie in den Verzeichnislisten auf einem LDAP Server im Netzwerk gefunden haben, können ebenfalls gespeichert werden.

Fax

Sie können sowohl Faxnummern als auch Subadressen und Passwortinformationen speichern.
Faxnummern, die Sie in den Verzeichnislisten auf einem LDAP Server im Netzwerk gefunden haben, können ebenfalls gespeichert werden.

I-Fax

Sie können die I-Fax-Adresse, den Modus und die Empfängerbedingungen speichern.

E-Mail-Adressen, die Sie in den Verzeichnislisten auf einem LDAP Server im Netzwerk gefunden haben, können auch als I-Fax-Adressen gespeichert werden.

Datei

Sie können ein Protokoll, einen Hostnamen, einen Ordnerpfad usw. für die Speicherung gescannter Dokumente auf einem Dateiserver festlegen.

Gruppe

Sie können mehrere Empfänger verschiedener Art in einer Gruppenadresse zusammenfassen und speichern. Die Gruppen können passend zu Ihren Anforderungen zusammengestellt und verwendet werden.

Speichern einer E-Mail-Adresse

Speichern einer Faxnummer

Speichern einer I-Fax-Adresse

Speichern einer Dateiserver-Adresse

Speichern einer Gruppenadresse

Über den Server ausgewählte Adressen

Bearbeiten der Detailinformationen zu den Adressen

Löschen von Adressen

HINWEIS
Da jede Adresse als eigener Eintrag behandelt wird, werden bei Speicherung einer E-Mail-Adresse in einer Gruppenadresse die ursprüngliche E-Mail-Adresse und die Gruppenadresse als zwei Einträge gezählt. Entsprechend werden beim Speichern einer Faxnummer in einer Gruppenadresse die Faxnummer und die Gruppenadresse als zwei Einträge gezählt. Sie können E-Mail-, I-Fax-, Dateiserver- und Gruppenempfänger festlegen. Wenn die Faxkarte installiert oder das Remote Fax Kit aktiviert ist, können Sie Faxnummern und Gruppenadressen, die Faxempfänger enthalten, im Adressbuch speichern. Im Adressbuch gespeicherte Empfänger können als Datei an Ihren Computer exportiert werden, die dann später wieder in das System importiert werden kann. Nähere Informationen zum Speichern eines Empfängers finden Sie im Abschnitt "Laden einer Adressliste". Wenn Sie Empfänger in der Funktion <Verwaltung per Zugangsnummer> verwalten wollen, aktivieren Sie [Zugangsnummern für Adressbuch verwalten] [Empfänger einstellen] (<Einstellungen/Speicherung>). (Vgl. Abschnitt "Verwalten des Adressbuchs mit Zugangsnummern".) Wenn eine nötige Einstellung zum Empfänger nach dem Registrieren der Zugangsnummer nicht festgelegt wurde, wird das Display zum Eingeben der Einstellungen zum Empfänger erneut angezeigt. Sie können bis zu 7 Zeichen für die Zugangsnummer eingeben. Wenn Sie weniger als sieben Stellen eingeben, speichert das System die Zugangsnummer folgendermaßen. Beispiel: Bei Eingabe von <321> wird <0000321> gespeichert. Sie können keine Zugangsnummer definieren, die nur aus Nullen besteht wie <0000000>. Wenn Sie eine Nummer eingeben, die mit Nullen beginnt, z. B. <02> oder <002>, werden die Nullen ignoriert und es wird <0000002> gespeichert, als hätten Sie einfach nur <2> eingegeben. Sie können neue Empfänger nicht gleich in einer Gruppenadresse registrieren. Registrieren Sie Empfänger zunächst im Adressbuch. Wenn Sie Empfänger in einer Gruppenadresse speichern, können Sie nur Empfänger auswählen und speichern, die in der gleichen Adressliste registriert sind. Beispiele für Einstellungen, die zum Senden von Dokumenten an einen Dateiserver benötigt werden, finden Sie im Abschnitt "Einrichten eines Computers als Dateiserver".

HINWEIS

Da jede Adresse als eigener Eintrag behandelt wird, werden bei Speicherung einer E-Mail-Adresse in einer Gruppenadresse die ursprüngliche E-Mail-Adresse und die Gruppenadresse als zwei Einträge gezählt. Entsprechend werden beim Speichern einer Faxnummer in einer Gruppenadresse die Faxnummer und die Gruppenadresse als zwei Einträge gezählt.

Sie können E-Mail-, I-Fax-, Dateiserver- und Gruppenempfänger festlegen.

Wenn die Faxkarte installiert oder das Remote Fax Kit aktiviert ist, können Sie Faxnummern und Gruppenadressen, die Faxempfänger enthalten, im Adressbuch speichern.

Im Adressbuch gespeicherte Empfänger können als Datei an Ihren Computer exportiert werden, die dann später wieder in das System importiert werden kann. Nähere Informationen zum Speichern eines Empfängers finden Sie im Abschnitt "Laden einer Adressliste".

Wenn Sie Empfänger in der Funktion <Verwaltung per Zugangsnummer> verwalten wollen, aktivieren Sie [Zugangsnummern für Adressbuch verwalten] [Empfänger einstellen] (<Einstellungen/Speicherung>). (Vgl. Abschnitt "Verwalten des Adressbuchs mit Zugangsnummern".)

Wenn eine nötige Einstellung zum Empfänger nach dem Registrieren der Zugangsnummer nicht festgelegt wurde, wird das Display zum Eingeben der Einstellungen zum Empfänger erneut angezeigt.

Sie können bis zu 7 Zeichen für die Zugangsnummer eingeben. Wenn Sie weniger als sieben Stellen eingeben, speichert das System die Zugangsnummer folgendermaßen.

Beispiel: Bei Eingabe von <321> wird <0000321> gespeichert.

Sie können keine Zugangsnummer definieren, die nur aus Nullen besteht wie <0000000>. Wenn Sie eine Nummer eingeben, die mit Nullen beginnt, z. B. <02> oder <002>, werden die Nullen ignoriert und es wird <0000002> gespeichert, als hätten Sie einfach nur <2> eingegeben.

Sie können neue Empfänger nicht gleich in einer Gruppenadresse registrieren. Registrieren Sie Empfänger zunächst im Adressbuch.

Wenn Sie Empfänger in einer Gruppenadresse speichern, können Sie nur Empfänger auswählen und speichern, die in der gleichen Adressliste registriert sind.

Beispiele für Einstellungen, die zum Senden von Dokumenten an einen Dateiserver benötigt werden, finden Sie im Abschnitt "Einrichten eines Computers als Dateiserver".