防止信息泄漏

处理文档和数据时有很多可能的情况会造成信息泄漏，例如复印或打印后将原稿或输出件遗落在本机上或尝试发送文件或文档时发生传送错误。

在本机上，可以创建带有能核实数据创建者以及数据是否曾被更改过的数字签名的PDF。

要将信息泄漏的可能性最小化，可以为本机配置几个安全功能，如使用“安全水印”和“文档扫描锁定”模式防止未经授权的复印，使用“限制新接收方”模式防止未经授权的发送，以及使用“接收方确认”模式防止发送错误。

另外，通过在本机的触摸面板显示屏幕上的“地址簿”显示屏幕或“状态确认/取消”屏幕上指定限制，可以防止未经授权的用户使用本机或浏览信息。

该模式显示数字文档上的签名，说明文档的来源及由此具有的合法性。通过使用公钥加密的方法，可以核实数据创建者以及数据是否曾被更改过。

以下是数字签名的结构体系。通过比较来自发送方的加密数据和公钥，接收方可以检查发送方和数据的合法性。(请参阅“数字签名”)

可以在本机上创建以下类型的数字签名PDF。

设备签名

用户签名

除数字签名外，还可以通过为PDF注册密码创建加密的PDF，以防止第三方未经授权浏览PDF。(请参阅“加密PDF文件”)

管理员可以设置以下模式，由普通用户在输出件上反映出防止信息泄漏的信息。

利用该模式可以在输出件上嵌入文本，例如“CONFIDENTIAL”(保密件)、日期和时间或自定义字符，在复印复印件时会显示出这些嵌入的文本。由于区分了原稿和原稿的复印件，因此能够防止第三方未经授权复印。(请参阅“强制安全水印/文档扫描锁定”)

利用该模式，可以在打印或复印时限制(即锁定)文档的扫描作业。

使用TL代码或QR代码，可以将扫描锁定信息嵌入复印件/打印件的背景上。扫描锁定信息控制本机限制扫描作业的操作条件。扫描嵌入扫描锁定信息的输出件时，本机检测嵌入信息并限制未经授权的复印和打印。

还可以为操作作业嵌入用户名、日期/时间和设备名称等追踪信息。通过扫描输出件，可以分析嵌入输出件的信息，并找到复印或打印的用户、时间和机器。

此外，也可以在输出件上嵌入“安全水印”，从而在复印或打印文档时会显示出这些嵌入的文本。(请参阅“强制安全水印/文档扫描锁定”)

利用该模式，在复印/打印时除可以打印复印套编号外，还可以打印用户名、日期和时间以及自定义字符。通过打印复印套编号和其他信息，可以防止第三方未经授权复印。(请参阅“复印套编排选项”)

通过确认输入的接收方或限制新接收方/域，可以防止在发送过程中由于输入错误的接收方等原因造成信息泄漏。(请参阅“限制发送功能”和“设置地址簿”)

通过为各功能指定设置，可以限制浏览和使用“状态确认/取消”屏幕和“地址簿”。(请参阅“设置操作面板显示屏幕”)