设置访问权限
通过只允许具有访问权限的用户使用本机来保护本机不会遭受无授权访问。对各个帐户或“识别码”分别设置访问权限。可以为各个识别码设置 PIN。如果用户试图在启用识别码时操作本机，将显示登录画面，用户必须输入正确的识别码和 PIN 才能使用本机。
识别码分为两种类型：管理员专用的系统管理员识别码和用于普通用户的部门识别码。系统管理员识别码是具有完全访问权限的帐户。通过系统管理员识别码，您可以对各个识别码限制使用彩色复印和传真等功能。如果同时使用这两种识别码，将会设置两个不同的权限级别，可灵活管理本机并提高安全性。
系统管理员识别码：
系统管理员识别码是具有完全访问权限的帐户。如果指定系统管理员识别码，则需要使用系统管理员识别码信息登录到本机，才能访问 <网络设置> 或 <系统管理设置>。当您对管理员和普通用户需要不同的访问权限时，请设置系统管理员识别码。只能注册一个系统管理员识别码。
部门识别码（部门识别码管理）
通过注册部门识别码可以为用户（或用户群组）指定访问权限。可以注册多个部门识别码。如果用户试图在启用部门识别码时操作本机，将显示登录画面，用户必须输入自己的部门识别码和 PIN 才能使用本机。可以观看各个部门识别码的信息，如黑白或彩色复印、打印或扫描的页数。