Transfert automatique des télécopies reçues

Il est possible de régler la machine pour qu'elle transfère automatiquement une télécopie reçue à un autre destinataire. Par exemple, on peut la régler pour transférer automatiquement une télécopie adressée à un employé travaillant sur un autre site vers le site approprié.

Avantages du transfert automatique

Il permet d'éviter les échecs de transfert en raison d'une erreur humaine. L'envoi d'une notification à une adresse e-mail parallèlement au transfert évite en outre le risque de ne pas voir l'envoi.

Condition requise

REMARQUE
Il est possible d'utiliser la télécopie.
Tous les mardis, le directeur A du bureau A passe la journée au bureau B. Cette section décrit le réglage de la machine pour le transfert automatique des télécopies envoyées le mardi au bureau A vers le bureau B où travaille le directeur A. Elle traite également de l'impression de la liste des réglages de transfert afin d'en vérifier la correction.
Suivre les procédures ci-après.

Mémorisation du numéro de télécopieur du bureau B

Définition de la condition de transfert

Mémorisation du numéro de télécopieur du bureau B

1.
Suivre la procédure ci-dessous pour régler les options de l'écran Réglages/Enregistrement.
Appuyer sur .
Appuyer sur [Définir destinataire] → [Mémoriser les destinataires] → [Mémor. nouv. dest.].
2.
Sélectionner [Fax].
3.
Suivre la procédure ci-dessous pour entrer le nom de la télécopie.
Appuyer sur [Nom].
Saisir "Bureau B" → appuyer sur [Suivant].
Appuyer sur [Suivant].
4.
Saisir le numéro de télécopieur du bureau B.

Définition de la condition de transfert

5.
Suivre la procédure ci-dessous pour régler les options de l'écran Réglages/Enregistrement.
Appuyer sur .
Appuyer sur [Réglages de fonction] → [Recevoir/Transférer] → [Réglages communs].
Appuyer sur [Réglages de transfert].
6.
Appuyer sur [Mémoriser].
7.
Suivre la procédure ci-dessous pour entrer le nom de la condition de transfert.
Appuyer sur [Nom de condition].
Entrer le nom de la condition à définir → appuyer sur [OK].
8.
Appuyer sur [Conditions] → dérouler la liste <Méth. réception> → sélectionner [Fax : Ligne partagée].
Toutes les télécopies reçues par le bureau A seront transférées.
9.
Appuyer sur [OK].
10.
Appuyer sur [Destinataire du transfert] → [Carnet d'adresses].
11.
Sélectionner le numéro de télécopieur du bureau B enregistré à l'étape 2 → appuyer sur [OK] → [Suivant].
12.
Appuyer sur [Spécifier H.transfert] → [Spécifier la période] → [Ajouter].
13.
Dérouler la liste <Heure de début> → sélectionner [Lundi].
14.
Appuyer sur → saisir '1700'.
La condition de transfert prend effet le lundi à 17 heures, heure à laquelle le directeur A quitte le bureau A. Les télécopies reçues après sont transférées vers le bureau B.
15.
Dérouler la liste <Heure de fin> → sélectionner [Mardi].
16.
Appuyer sur → saisir '1700'.
La condition de transfert n'est plus effective à partir du mardi à 17 heures, moment auquel le directeur A quitte le bureau B. Les télécopies reçues après par le bureau A ne sont pas transférées vers le bureau B.
17.
Appuyer plusieurs fois sur [OK] jusqu'à ce que l'écran des réglages de transfert apparaisse.
18.
Sélectionner la condition de transfert mémorisée → appuyer sur [Valider/Invalider].
La condition de transfert mémorisée est effective et, pendant la période définie, les télécopies reçues par le bureau A sont transférées vers le bureau B.

Informations de référence

Notification de transfert

A l'écran de la condition de transfert mémorisée, appuyer sur [Notification transfert] et mémoriser une adresse e-mail pour recevoir une notification indiquant qu'un transfert a été effectué.
En cas de sélection de [Notifier err. uniquement], un message de notification est envoyé uniquement lorsque le transfert échoue.

Imprimer la liste

Il est possible d'imprimer le contenu des réglages de transfert.
1. Suivre la procédure ci-dessous pour régler les options de l'écran Réglages/Enregistrement.
Appuyer sur .
Appuyer sur [Réglages de fonction] → [Recevoir/Transférer] → [Réglages communs].
Appuyer sur [Réglages de transfert].
2. Sélectionner la condition de transfert à imprimer → appuyer sur [Autres opérations].
3. Appuyer sur [Imprimer la liste].
Un écran de confirmation apparaît.
4. Appuyer sur [Oui].
La liste des réglages de transfert est imprimée.