Empfänger speichern

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Im Adressbuch können Sie Fax-, E-Mail, I-Fax-Adressen und Adressen von Dateiservern registrieren. Das Adressbuch ist in 10 Adresslisten und Zielwahltasten aufgeteilt. Insgesamt können Sie im Adressbuch 1,800 Empfänger speichern; davon sind 1,600 in den Adresslisten und 200 unter Zielwahltasten gespeichert. Durch Registrieren eines Empfängers im Adressbuch sparen Sie sich den Aufwand, die Adresse dieses Empfängers für jede Sendung erneut eingeben zu müssen. Durch Speichern Ihrer eigenen E-Mail-Adresse können Sie einfach eine Antwortadresse angeben und so die <Job fertig-Notiz> nutzen.

Das Speichern von Empfängern im Adressbuch ermöglicht Ihnen außerdem, sie bei der Konfiguration der verschiedenen Einstellungen einfach und schnell anzugeben.

Sie können folgende Arten von Empfängern im Adressbuch speichern:

Fax

Sie können sowohl Faxnummern als auch Subadressen und Passwortinformationen speichern.

Faxnummern, die Sie in den Verzeichnislisten auf einem LDAP Server im Netzwerk gefunden haben, können ebenfalls gespeichert werden.

E-Mail

Sie können E-Mail-Adressen speichern.

E-Mail-Adressen, die Sie in den Verzeichnislisten auf einem LDAP Server im Netzwerk gefunden haben, können ebenfalls gespeichert werden.

I-Fax

Sie können die I-Fax-Adresse, den Modus und die Empfängerbedingungen speichern.

E-Mail-Adressen, die Sie in den Verzeichnislisten auf einem LDAP Server im Netzwerk gefunden haben, können auch als I-Fax-Adressen gespeichert werden.

Datei

Sie können ein Protokoll, einen Hostnamen, einen Ordnerpfad usw. für die Speicherung gescannter Dokumente auf einem Dateiserver festlegen.

Gruppe

Sie können mehrere Empfänger verschiedener Art in einer Gruppenadresse zusammenfassen und speichern. Die Gruppen können passend zu Ihren Anforderungen zusammengestellt und verwendet werden.

Über den Server ausgewählte Adressen

Bearbeiten der Detailinformationen zu den Adressen

Löschen von Adressen

HINWEIS
Da jede Adresse als eigener Eintrag behandelt wird, werden bei Speicherung einer E-Mail-Adresse in einer Gruppenadresse die ursprüngliche E-Mail-Adresse und die Gruppenadresse als zwei Einträge gezählt. Entsprechend werden beim Speichern einer Faxnummer in einer Gruppenadresse die Faxnummer und die Gruppenadresse als zwei Einträge gezählt. Wenn die Faxkarte installiert oder das Remote Fax Kit aktiviert ist, können Sie Faxnummern und Gruppenadressen im Adressbuch speichern. Im Adressbuch gespeicherte Empfänger können als Datei an Ihren Computer exportiert werden, die dann später wieder in das System importiert werden kann. Nähere Informationen zum Exportieren des Adressbuchs finden Sie im Abschnitt "Laden eines Adressbuchs". Wenn Sie Empfänger in der Funktion <Verwaltung per Zugangsnummer> verwalten wollen, aktivieren Sie [Zugangsnummern für Adressbuch verwalten] in [Empfänger definieren] (<Einstellungen/Speicherung>). (Vgl. Abschnitt "Verwalten des Adressbuchs mit Zugangsnummern".) Wenn nötige Einstellungen zum Empfänger nach dem Registrieren der Zugangsnummer nicht vorgenommen wurden, wird das Display zur Eingabe der Empfängereinstellungen erneut angezeigt. Sie können bis zu 7 Zeichen für die Zugangsnummer eingeben. Wenn Sie weniger als sieben Stellen speichern, speichert das System die fehlenden Stellen mit führenden Nullen. Beispiel: Bei Eingabe von <321> wird <0000321> gespeichert. Sie können keine Zugangsnummer definieren, die nur aus Nullen besteht wie <0000000>. Wenn Sie eine Nummer eingeben, die mit Nullen beginnt, z. B. <02> oder <002>, werden die Nullen ignoriert und es wird <0000002> gespeichert, als hätten Sie einfach nur <2> eingegeben. Sie können neue Empfänger nicht gleich in einer Gruppenadresse registrieren. Registrieren Sie Empfänger zunächst im Adressbuch. Wenn Sie Empfänger in einer Gruppenadresse speichern, können Sie nur Empfänger auswählen und speichern, die in der gleichen Adressliste registriert sind.

HINWEIS

Da jede Adresse als eigener Eintrag behandelt wird, werden bei Speicherung einer E-Mail-Adresse in einer Gruppenadresse die ursprüngliche E-Mail-Adresse und die Gruppenadresse als zwei Einträge gezählt. Entsprechend werden beim Speichern einer Faxnummer in einer Gruppenadresse die Faxnummer und die Gruppenadresse als zwei Einträge gezählt.

Wenn die Faxkarte installiert oder das Remote Fax Kit aktiviert ist, können Sie Faxnummern und Gruppenadressen im Adressbuch speichern.

Im Adressbuch gespeicherte Empfänger können als Datei an Ihren Computer exportiert werden, die dann später wieder in das System importiert werden kann. Nähere Informationen zum Exportieren des Adressbuchs finden Sie im Abschnitt "Laden eines Adressbuchs".

Wenn Sie Empfänger in der Funktion <Verwaltung per Zugangsnummer> verwalten wollen, aktivieren Sie [Zugangsnummern für Adressbuch verwalten] in [Empfänger definieren] (<Einstellungen/Speicherung>). (Vgl. Abschnitt "Verwalten des Adressbuchs mit Zugangsnummern".)

Wenn nötige Einstellungen zum Empfänger nach dem Registrieren der Zugangsnummer nicht vorgenommen wurden, wird das Display zur Eingabe der Empfängereinstellungen erneut angezeigt.

Sie können bis zu 7 Zeichen für die Zugangsnummer eingeben. Wenn Sie weniger als sieben Stellen speichern, speichert das System die fehlenden Stellen mit führenden Nullen.

Beispiel: Bei Eingabe von <321> wird <0000321> gespeichert.

Sie können keine Zugangsnummer definieren, die nur aus Nullen besteht wie <0000000>. Wenn Sie eine Nummer eingeben, die mit Nullen beginnt, z. B. <02> oder <002>, werden die Nullen ignoriert und es wird <0000002> gespeichert, als hätten Sie einfach nur <2> eingegeben.

Sie können neue Empfänger nicht gleich in einer Gruppenadresse registrieren. Registrieren Sie Empfänger zunächst im Adressbuch.

Wenn Sie Empfänger in einer Gruppenadresse speichern, können Sie nur Empfänger auswählen und speichern, die in der gleichen Adressliste registriert sind.