Afsendelse af dokumenter som e-mails direkte fra maskinen

I dette afsnit beskrives det, hvordan du kan scanne dokumenter og sende dem direkte fra maskinen som vedhæftede filer i e-mails. Scannede dokumenter sendes som vedhæftede filer i e-mails i JPEG, PDF eller andre digitale filformater. Du kan angive flere destinationer, herunder Cc/Bcc-destinationer, helt på samme måde, som når du sender normale e-mails.


Hvis du vil sende e-mails direkte fra maskinen, skal du gøre dig nogle forberedelser på forhånd, herunder angivelse af indstillinger for e-mailserveren. Konfiguration af scanningsindstillinger (afsendelse af e-mail, afsendelse og modtagelse af I-faxer) Når du angiver flere destinationer, skal den anden og følgende destinationer være nogle, der er registreret i adressebogen eller på en LDAP-server. For Cc- og Bcc-adresser kan du kun angive destinationer, der er registreret i adressebogen. For at bruge adressebogen eller en LDAP-server, skal du foretage den nødvendige registreringsprocedure på forhånd. Registrering i adressebog Registrering af LDAP-servere

Hvis du vil sende e-mails direkte fra maskinen, skal du gøre dig nogle forberedelser på forhånd, herunder angivelse af indstillinger for e-mailserveren. Konfiguration af scanningsindstillinger (afsendelse af e-mail, afsendelse og modtagelse af I-faxer)

Når du angiver flere destinationer, skal den anden og følgende destinationer være nogle, der er registreret i adressebogen eller på en LDAP-server. For Cc- og Bcc-adresser kan du kun angive destinationer, der er registreret i adressebogen. For at bruge adressebogen eller en LDAP-server, skal du foretage den nødvendige registreringsprocedure på forhånd.
Registrering i adressebog
Registrering af LDAP-servere

Placer dokumentet/dokumenterne.Placering af dokumenter

Tryk på

, og tryk på <Scan>.

Hvis logonskærmen vises, skal du bruge taltasterne til at indtaste brugernavn og adgangskode. Derefter skal du vælge godkendelsesserver og trykke på

. Sådan logger du på Autoriseret afsendelse.

Tryk på <E-mail>.

Angiv destinationen ved hjælp af taltasterne, og tryk på <Anvend>.

Se, hvordan du indtaster tekst, under Indtastning af tekst.

Sådan bruges adressebogen til hurtigt at angive destinationer:Afsendelse ved hjælp af registrerede destinationer (e-mail/I-fax/delt mappe/FTP-server)

Hvis ovenstående skærmbillede ikke vises

Du kan kun sende til din egen e-mailadresse. Hvis du vil sende til andre destinationer, skal du konfigurere indstillingerne for godkendelse af afsendelsesfunktionen, så e-mailafsendelse ikke er begrænset. Kontakt din administrator for at få flere oplysninger. LDAP-servergodkendelse.

Angiv flere forskellige destinationer, inklusive eventuelle Cc/Bcc-destinationer.

Tryk på <Modtager>, og vælg metoden til angivelse af destinationer.

Hvis du trykker på <Angiv fra LDAP-server> eller <Angiv Mig selv som modtager>, vælges destinationen som <Til>-destinationen.

<Cc> og <Bcc> adresserne kan kun vælges ved hjælp af <Angiv fra adressebog>, <Angiv fra kodet opkald> eller <Angiv fra Favoritter>.

Angiv scanningsindstillingerne efter behov.

Tryk på indstillingerne. Angivelse af detaljerede indstillinger

Filnavnet for et scannet dokument tildeles automatisk baseret på følgende format: "kommunikationsstyringsnummer (fire cifre)_dato og klokkeslæt for afsendelse_dokumentnummer (tre cifre).filtypenavn."

Eksempel på filnavne: Hvis et dokument på én side konverteres til en PDF-fil og sendes 17. oktober 2015 kl. 19:00:05.

"0045_151017190005_001.pdf"

Du kan ikke selv angive filnavne.

Angiv emnet, brødteksten, svar til-adresse og prioriteten af e-mail efter behov.

Emnet og prioriteten er som standard angivet til henholdsvis "Vedhæftet billede" og "Standard".

Brødteksten indstilles ikke som standard. Angiv den efter behov. Hvis der ikke er en brødtekst, sendes der kun scannede dokumenter.

Svar til-adressen er ikke indstillet som standard. Hvis du vil vise svaradressen på en anden måde end maskinstandarden, skal du angive adressen som en af dem, der er registreret i adressebogen. Hvis der ikke er registreret nogen destination i adressebogen, kan du se Registrering i adressebog.

Sådan angiver du emne/brødtekst

1	Tryk på <Emne/Besked>.
2	Tryk på <Emne>.
3	Angiv emnet ved hjælp af taltasterne, og tryk på <Anvend>.
4	Tryk på <Meddelelse.>.
5	Angiv brødteksten ved hjælp af taltasterne, og tryk på <Anvend>.
6	Tryk på <Anvend>.

Sådan angiver du svar til-adresse

1	Tryk på <Svar til>.
2	Tryk på <Angiv fra adressebog>.
3	Vælg en svar til-adresse fra adressebogen. Du kan få anvisninger i, hvordan du bruger adressebogen, under Angivelse fra adressebogen .

Angivelse af prioritet

1	Tryk på <Prioritet>.
2	Vælg et prioritetsniveau.

Tryk på

for at påbegynde afsendelsen.

Scanningen af dokumentet starter.

Hvis du vil annullere scanning, skal du trykke på <Annuller>

<Ja>. Annullering af afsendelse af dokumenter (e-mail/delt mappe/FTP-server)

Ved placering af dokumenter i fremføreren i trin 1

Når scanningen er færdig, sendes e-mailen.

Ved placering af dokumenter på glaspladen i trin 1

Når scanningen er fuldført, skal du følge procedurerne herunder (medmindre du valgte JPEG som filformat i trin 6).

1	Hvis der skal scannes flere sider af dokumentet, skal du placere det næste dokument på glaspladen og trykke på . Gentag dette trin, indtil du har scannet alle siderne. Gå til næste trin, hvis der kun skal scannes én side.
2	Tryk på <Start afsend.>. E-mailen sendes.

Hvis <SMTP-autentificering>-skærmen vises

Angiv brugernavnet og adgangskoden med taltasterne, og tryk på <Anvend>.

Hvis der opstår en afsendelsesfejl

Fejlmeddelelser sendes nogle gange til den e-mailadresse, der er indstillet for maskinen. Hvis du ikke gør noget ved det, kan det resultere i, at mailboksens resterende kapacitet ikke er tilstrækkelig på din mailserver. Det anbefales, at du rydder indbakken regelmæssigt.

Sådan ryddes indbakken

Når indbakken er ryddet, slettes alle e-mails i serverens indbakke. Når du angiver den e-mailkonto, som du normalt bruger, bør du først kontrollere, om der er e-mails i indbakken, som ikke skal slettes.

1	Start Brugerinterface til fjernbetjening, og log på i systemadministratortilstand. Brug af Brugerinterface til fjernbetjening
2	Klik på [Indstillinger/registrering].
3	Klik på [Netværksindstillinger] [Indstillinger for e-mail/I-fax].
4	Klik på [Ryd] i [Tøm indbakke].
5	Læs den meddelelse, der vises, og klik på [OK]. E-mail slettes fra indbakken.


Hvis du altid vil scanne med de samme indstillinger: Ændring af standardindstillingerne Hvis du vil registrere en kombination af indstillinger, der skal bruges efter behov: Registrering af ofte anvendte scanningsindstillinger (e-mail/I-fax/delt mappe/FTP-server) Hvis du vil angive afsendernavnet for e-mailen:Registrér enhedsnavn (e-mail/I-fax)

Kontrol af status og log for afsendte dokumenter (e-mail/delt mappe/FTP-server)