Asiakirjojen lähettäminen sähköpostilla suoraan laitteesta

Tässä osiossa kerrotaan, miten asiakirjoja skannataan ja lähetetään sähköpostilla suodaan liitteinä. Skannatut asiakirjat lähetetään sähköpostin liitteinä JPEG-, PDF- tai muissa tiedostomuodoissa. Voit määrittää useita vastaanottajia sekä kopion/piilokopion vastaanottajia, aivan kuin tavallisia sähköpostiviestejä lähettäessäsi.


Jos haluat lähettää sähköposteja suoraan laitteesta, valmistelut, mukaan lukien postipalvelimen asetusten määrittäminen, täytyy tehdä etukäteen. Skannausasetusten määritys (sähköpostin lähettäminen, I-faksien lähettäminen ja vastaanottaminen) Kun määritetään useita vastaanottajia, toisen ja sitä seuraavien vastaanottajien täytyy olla tallennettuina osoitekirjaan tai LDAP-palvelimeen. Kopio- ja piilokopiovastaanottajiksi voidaan määrittää vain osoitekirjaan tallennettuja vastaanottajia. Osoitekirjan tai LDAP-palvelimen käyttämistä varten on suoritettava tarvittava rekisteröintitoimenpide etukäteen. Tallentaminen osoitekirjaan LDAP-palvelinten tallentaminen

Jos haluat lähettää sähköposteja suoraan laitteesta, valmistelut, mukaan lukien postipalvelimen asetusten määrittäminen, täytyy tehdä etukäteen. Skannausasetusten määritys (sähköpostin lähettäminen, I-faksien lähettäminen ja vastaanottaminen)

Kun määritetään useita vastaanottajia, toisen ja sitä seuraavien vastaanottajien täytyy olla tallennettuina osoitekirjaan tai LDAP-palvelimeen. Kopio- ja piilokopiovastaanottajiksi voidaan määrittää vain osoitekirjaan tallennettuja vastaanottajia. Osoitekirjan tai LDAP-palvelimen käyttämistä varten on suoritettava tarvittava rekisteröintitoimenpide etukäteen.
Tallentaminen osoitekirjaan
LDAP-palvelinten tallentaminen

Aseta asiakirja(t). Asiakirjojen asettaminen

Paina

-painiketta ja napauta kohtaa <Skannaus>.

Kun sisäänkirjautumisnäyttö näytetään, syötä käyttäjänimi ja salasana numeronäppäinten avulla. Valitse sen jälkeen todennuspalvelin ja paina

. Kirjautuminen valtuutettuun lähetykseen.

Napauta kohtaa <Sähköposti>.

Syötä vastaanottaja numeropainikkeilla ja napauta kohtaa <Käytä>.

Tietoja tekstin syöttämisestä on kohdassa Tekstin syöttäminen.

Osoitekirjan käyttäminen vastaanottajien nopeaa määrittelyä varten:Lähetys käyttämällä tallennettuja vastaanottajia (sähköposti/I-faksi/jaettu kansio/FTP-palvelin)

Jos yllä oleva näyttö ei tule esiin

Voit lähettää vain omaan sähköpostiosoitteeseesi. Lähettääksesi muille vastaanottajille sinun tulee määrittää lähetystoiminnon todentamisasetukset niin, että sähköpostilähetys ei ole rajoitettu. Lisätietoja saat järjestelmän pääkäyttäjältä. LDAP-palvelimen todennus.

Määritä useita vastaanottajia tarpeen mukaan, mukaan lukien kopioiden ja piilokopioiden vastaanottajat.

Napauta <Vastaanottaja> ja valitse vastaanottajien määritysmenetelmä.

Jos napautat <Määritä LDAP-palvelimesta> tai <Määritä itsesi vastaanottajaksi>, vastaanottaja valitaan <Vastaanottaja> -vastaanottajaksi.

<Kopio>- ja <Piilokopio>-osoitteita voidaan valita vain valitsemalla <Määritä osoitekirjasta>, <Määritä lyhytvalinnasta> tai <Määritä suosikeista>.

Määritä skannausasetukset tarpeen mukaan.

Napauta asetuksia. Tarkkojen asetusten määrittäminen

Skannatun asiakirjan tiedostonimi määritetään automaattisesti seuraavassa muodossa: liikennöinnin hallintanumero (neljä numeroa)_lähetyspäivä ja -aika_asiakirjanumero (kolme numeroa).tiedoston tarkennin.

Esimerkki tiedostonimestä: Jos yksisivuinen asiakirja muunnetaan PDF-tiedostoksi ja lähetetään 17. lokakuuta 2015, kello 19:00:05.

0045_151017190005_001.pdf

Et voi määrittää tiedostonimiä itse.

Määritä tarvittaessa sähköpostiviestin aihe, teksti, vastausosoite ja tärkeys.

Aiheen ja tärkeyden oletusarvot ovat "Liitetty kuva" ja "Tavallinen".

Viestitekstiä ei aseteta oletuksena. Kirjoita se tarvittaessa. Jos viestitekstiä ei ole, vain skannatut asiakirjat lähetetään.

Vastausosoitetta ei aseteta oletuksena. Jos haluat näyttää vastausosoitteena jonkin muun kuin laitteen osoitteen, valitse osoite asiakirjaan tallennetuista osoitteista. Jos vastaanottajaa ei ole tallennettu osoitekirjaan, katso kohta Tallentaminen osoitekirjaan.

Aiheen/tekstin määrittäminen

1	Napauta kohtaa <Otsake/Viesti>.
2	Napauta kohtaa <Otsake>.
3	Syötä aihe numeropainikkeilla ja napauta <Käytä>.
4	Napauta kohtaa <Viesti>.
5	Syötä viesti numeropainikkeilla ja napauta <Käytä>.
6	Napauta kohtaa <Käytä>.

Vastausosoitteen määrittäminen

1	Napauta kohtaa <Vastaa>.
2	Napauta kohtaa <Määritä osoitekirjasta>.
3	Valitse vastausosoite osoitekirjasta. Lisätietoja osoitekirjan käyttämisestä on kohdassa Määrittäminen osoitekirjasta .

Tärkeyden määrittäminen

1	Napauta kohtaa <Tärkeys>.
2	Napauta tärkeystasoa.

Aloita lähetys painamalla

-painiketta.

Asiakirjan skannaminen alkaa.

Voit peruuttaa lähettämisen napauttamalla <Peruuta>

<Kyllä>. Asiakirjojen lähettämisen peruuttaminen (sähköposti/jaettu kansio/tiedostopalvelin)

Kun asiakirjat asetetaan syöttölaitteeseen vaiheessa 1

Kun skannaus on valmis, sähköpostiviesti lähetetään.

Kun asiakirjoja asetetaan valotuslasille vaiheessa 1

Kun skannaus on valmis, noudata alla kuvattuja toimenpiteitä (paitsi, jos valitsit JPEG-tiedostomuodon vaiheessa 6).

1	Jos haluat skannata lisää asiakirjan sivuja, aseta seuraava sivu valotuslasille ja paina -painiketta. Toista tätä vaihetta, kunnes olet skannannut kaikki sivut. Kun skannataan vain yksi sivu, siirry seuraavaan vaiheeseen.
2	Napauta kohtaa <Aloita lähetys>. Sähköpostiviesti lähetetään.

Jos <SMTP-autentikointi> -näyttö tulee esiin

Syötä käyttäjänimi ja salasana numeronäppäimillä ja napauta <Käytä>.

Jos tapahtuu lähetysvirhe

Virheilmoitukset lähetetään joskus laitteessa asetettuun sähköpostiosoitteeseen. Jos sitä ei muuteta, seurauksena voi olla postilaatikon riittämätön vapaa kapasiteetti postipalvelimen mukaan. Postilaatikko kannattaa tyhjentää säännöllisesti.

Postilaatikon tyhjentäminen

Kun postilaatikko tyhjennetään, kaikki palvelimen postilaatikossa olevat sähköpostit poistetaan. Jos määrität sähköpostitilin, jota yleensä käytät, tarkista ensin, onko postilaatikossa säilytettäviä viestejä.

1	Käynnistä etäkäyttöliittymä ja kirjaudu sisään järjestelmänvalvojan tilassa.Etäkäyttöliittymän käynnistäminen
2	Valitse [Asetukset/Tallennus].
3	Valitse [Verkkoasetukset] [S-postin/I-faksin asetukset].
4	Valitse [Poista] kohdassa [Tyhjennä lokero].
5	Lue näytetty viesti ja napsauta [OK]. Sähköposti poistetaan postilaatikosta.


Jos haluat skannata aina samoilla asetuksilla: Oletusasetusten muuttaminen Jos haluat tallentaa asetusyhdistelmän käytettäväksi tarvittaessa: Usein käytettyjen skannausasetusten tallentaminen (sähköposti/I-faksi/jaettu kansio/FTP-palvelin) Jos haluat määrittää sähköpostiviestin lähettäjän nimen:Tallenna yksikön nimi (Sähköposti/I-faksi)

Lähetettyjen asiakirjojen tilan ja lokin tarkistaminen (sähköposti/jaettu kansio/FTP-palvelin)