Översikt av rapporter och listor

Det här avsnittet innehåller en sammanfattning av rapporter och listor. Rapporter innehåller information om tidigare sändnings- och mottagningstransaktioner. Listor innehåller information om mottagare lagrade i adressboken och inställningar som har gjorts från displaybilden Tilläggsfunktioner.

De typer av rapporter och listor som du kan skriv ut beskrivs nedan.

Faxsändrapport

I faxsändrapporten kan du kontrollera om fax har skickats korrekt till avsedda mottagare. Den här rapporten kan skrivas ut automatiskt efter att fax har skickats. Här är ett exempel på faxsändrapport och en sammanfattning av vissa förkortningar som används i rapporten.

Post	Beskrivningar
RAPPORTNAMN	När dokumentöverföringen har slutförts utan fel skrivs en faxsändrapport ut. När ett sändfel uppstår, skrivs en faxsändfelrapport ut.
MEDDELANDE	Ett meddelande som beskriver överföringsresultatet skrivs ut.
S./M. NR	Det fyrsiffriga nummer som tilldelades automatiskt när dokumentet accepterades för sändning, skrivs ut.
AVD. ID	Om Hantering av avdelnings-ID har aktiverats skrivs avdelnings-ID ut.
ANSLUTANDE FAXADRESS	Mottagarens adress skrivs ut. Om dokumenten skickas till en USB-minnesenhet, skrivs “MINNESENHET” ut.
MOTTAGARE	Mottagarens namn.
ST. TID	Datumet och tiden (med 24-timmarsklocka) då dokumentet började överföras skrivs ut.
ANV. TID	Den tid det tog (i minuter och sekunder) att skicka dokumentet skrivs ut.
SIDOR SÄNDA	Antalet sidor som skickades till mottagarens utan fel skrivs ut.
RESULTAT	Om dokumenten skickades utan fel skrivs "OK" ut. Om ett mottagningsfel inträffar skrivs "FEL" och en felkod ut.

När en gruppsändningsöverföring utförs, skrivs en sänd-/mottagningsrapport för grupp ut.

Post	Beskrivningar
S./M. NR	Det fyrsiffriga nummer som tilldelades automatiskt när dokumentet accepterades för sändning, skrivs ut.
SID.	Antalet sidor som skickades till mottagarna utan fel skrivs ut.
AVD. ID	Om Hantering av avdelnings-ID har aktiverats skrivs avdelnings-ID ut.
EJ FULLSTÄNDIG S/M	Om en sändning inte har slutförts skrivs adressen och namnet för mottagaren ut. Om mottagaren är okänd skrivs "_ _ _ _ _" ut.
TRANSAKTION OK	Adressen och namnet för mottagaren av en slutförd sändning skrivs ut. Om det inte finns någon tillämplig mottagare skrivs "_ _ _ _ _" ut.
FELINFORMATION	Om det inträffar ett sändfel skrivs adressen och namnet för mottagaren ut. Om inget fel inträffade skrivs "_ _ _ _ _" ut.

Sändrapport för e-post/I-Fax/fil

I e-post-/I-Fax-/filsändrapporten kan du kontrollera om dokumenten har skickats korrekt till rätt mottagare. Den här rapporten kan skrivas ut automatiskt efter att dokumenten har skickats. Här är ett exempel på en e-post-/I-Fax-/filsändrapport och en sammanfattning av vissa förkortningar som används i rapporten.

Post	Beskrivningar
RAPPORTNAMN	Om dokumentöverföringen slutförs utan fel skrivs det ut en sändrapport för e-post/I-Fax/fil. Om ett sändningsfel uppstår skrivs det ut en sändfelrapport för e-post/I-Fax/fil.
MEDDELANDE	Ett meddelande som beskriver överföringsresultatet skrivs ut.
S./M. NR	Det fyrsiffriga nummer som tilldelades automatiskt när dokumentet accepterades för sändning, skrivs ut.
AVD. ID	Om Hantering av avdelnings-ID har aktiverats skrivs avdelnings-ID ut.
ANSLUTANDE FAXADRESS	Mottagarens adress skrivs ut. Om dokumenten skickas till en USB-minnesenhet, skrivs ”MINNESENHET” ut.
MOTTAGARE	Mottagarens namn.
ST. TID	Datumet och tiden (med 24-timmarsklocka) då dokumentet började överföras skrivs ut.
ANV. TID	Den tid det tog (i minuter och sekunder) att skicka dokumentet skrivs ut.
SIDOR SÄNDA	Antalet sidor som skickades till mottagarens utan fel skrivs ut.
RESULTAT	Om dokumenten skickades utan fel skrivs ”OK” ut. Om ett överföringsfel inträffar skrivs ”FEL” och en felkod ut. Om ett e-postmeddelande eller ett I-fax-meddelande till en postserver har bekräftats som lyckad, skrivs ”- -” ut.

När en gruppsändningsöverföring utförs, skrivs en sändnings-/mottagningsrapport för grupp ut.

Post	Beskrivningar
S./M. NR	Det fyrsiffriga nummer som tilldelades automatiskt när dokumentet accepterades för sändning, skrivs ut.
SID.	Antalet sidor som skickades till mottagarna utan fel skrivs ut.
AVD. ID	Om Hantering av avdelnings-ID har aktiverats skrivs avdelnings-ID ut.
EJ FULLSTÄNDIG S/M	Om en sändning inte har slutförts skrivs adressen och namnet för mottagaren ut. Om det inte finns någon tillämplig mottagare skrivs ”_ _ _ _ _” ut.
TRANSAKTION OK	Adressen och namnet för mottagaren av en slutförd sändning skrivs ut. Om det inte finns någon tillämplig mottagare skrivs "_ _ _ _ _" ut.
FELINFORMATION	Om det inträffar ett sändfel skrivs adressen och namnet för mottagaren ut. Om inget fel inträffade skrivs "_ _ _ _ _" ut.

Aktivitetsrapport

Med aktivitetsrapporten kan du kontrollera resultatet av alla sändnings- och mottagningstransaktioner. Aktivitetsrapporten kan skrivas ut vid en angiven tidpunkt eller skrivas ut automatiskt när antalet skickade och mottagna jobb uppgår till 40. Här är ett exempel på aktivitetsrapport och en sammanfattning av vissa förkortningar som används i rapporten.

Post	Beskrivningar
AVD. ID	Om Hantering av avdelnings-ID har aktiverats skrivs avdelnings-ID ut. Alla sändnings- och mottagningstransaktioner visas i enlighet med avdelnings-ID.
ST. TID	Datumet och tiden (med 24-timmarsklocka) då dokumentet började skickas eller tas emot. En asterisk (*) anger att jobbet redan har skrivits ut.
ANSLUTANDE TEL./ID	Namnet och adressen för avsändaren eller mottagaren skrivs ut. Om dokumenten skickas till en filserver (FTP eller SMB), skrivs sökvägen ut på den andra raden. Om dokument skickats till en USB-minnesenhet, skrivs ”minnesenhet” ut.
NR.	Det fyrsiffriga nummer som tilldelades automatiskt när dokumentet accepterades för sändning eller mottagning, skrivs ut. Nummer mellan 0001 och 4999 avser sändning och nummer mellan 5001 och 9999 avser mottagning.
LÄGE	Typ och arbetssätt för sändning och mottagning skrivs ut.
SID.	Antalet sidor som skickades eller togs emot utan fel skrivs ut.
RESULTAT	”OK”, ”FEL” eller ”- -” och sändnings-/mottagningstid skrivs ut. Om dokument har skickats eller tagits emot utan fel, skrivs ”OK” ut. Om ett sändnings- eller mottagningsfel inträffade, skrivs ”FEL” ut, och felkoden skrivs ut på den andra raden. Om en e-post- eller I-faxöverföring till en postserver har bekräftats som utförd utan fel, skrivs ”- -” ut.

Mottagningsrapport

I mottagningsrapporten kan du kontrollera om dokument har skickats korrekt från avsändaren och tagits emot utan fel av den aktuella maskinen. Den här rapporten kan skrivas ut automatiskt efter att dokumenten har mottagits.
Här är ett exempel på mottagningsrapport och en sammanfattning av vissa förkortningar som används i rapporten.

Post	Beskrivningar
RAPPORTNAMN	En ”mottagningsrapport” skrivs ut när ett dokument tas emot utan fel och när ett mottagningsfel inträffar.
MEDDELANDE	Ett meddelande som beskriver mottagningsresultatet skrivs ut.
S./M. NR	Det fyrsiffriga nummer som tilldelades automatiskt när dokumentet togs emot, skrivs ut.
ANSLUTANDE FAXADRESS	Avsändarens adress skrivs ut.
MOTTAGARE	Avsändarens namn.
ST. TID	Datumet och tiden (i 24-timmarsklocka) då dokumentet började tas emot skrivs ut.
ANV. TID	Den tid det tog (i minuter och sekunder) att ta emot dokumentet från början till slut skrivs ut.
SID.	Antalet sidor som togs emot utan fel skrivs ut.
RESULTAT	Om dokumentet togs emot utan fel skrivs "OK" ut. Om ett mottagningsfel inträffar skrivs ”FEL” och en felkod ut.

Faxaktivitetsrapport

Med faxaktivitetsrapporten kan du kontrollera resultatet av alla sändnings- och mottagningstransaktioner för fax. Aktivitetsrapporten kan skrivas ut vid en angiven tidpunkt eller skrivas ut automatiskt när antalet skickade och mottagna jobb uppgår till 40.
Här är ett exempel på faxaktivitetsrapport och en sammanfattning av vissa förkortningar som används i rapporten.

Post	Beskrivningar
AVD. ID	Om Hantering av avdelnings-ID har aktiverats skrivs avdelnings-ID ut. Alla sändnings- och mottagningstransaktioner för fax visas i enlighet med avdelnings-ID.
ST. TID	Datumet och tiden (med 24-timmarsklocka) då dokumentet började skickas eller tas emot. En asterisk (*) anger att jobbet redan har skrivits ut.
ANSLUTANDE TEL./ID	Namnet och adressen för avsändaren eller mottagaren skrivs ut.
NR.	Det fyrsiffriga nummer som tilldelades automatiskt när dokumentet accepterades för sändning eller mottagning, skrivs ut. Nummer mellan 0001 och 4999 avser sändning och nummer mellan 5001 och 9999 avser mottagning.
LÄGE	Typ och arbetssätt för sändning och mottagning skrivs ut.
SID.	Antalet sidor som skickades eller togs emot utan fel skrivs ut.
RESULTAT	”OK” eller ”FEL” och sänd-/mottagningstiden skrivs ut. Om dokumenten har skickats eller tagits emot utan fel, skrivs ”OK” ut. Om ett sändnings- eller mottagningsfel inträffade, skrivs ”FEL” ut, och felkoden skrivs ut på den andra raden.

Adressbokslista

Med adressbokslistan kan du kontrollera innehållet i adressboken (adressbok eller snabbvalstangenter). Detta är användbart när du vill kontrollera detaljer för mottagare som har lagrats i adressboken.
Här är ett exempel på adressbokslista och en sammanfattning av vissa förkortningar som används i listan.

Post	Beskrivningar
LISTNAMN	”ADRESSBOKSLISTA” eller ”ADRESSBOKSLISTA (SNABBVALSTANGENTER)” skrivs ut beroende på vilken adressbokslista du skriver ut.
MOTTAGARE	Namnet på den angivna mottagaren skrivs ut. När du skriver ut innehållet i en snabbvalstangent, skrivs snabbvalsknappens nummer ut på den första raden.
SÄNDNINGSTYP	Den angivna mottagarens sändningsarbetssätt skrivs ut.
ANSLUTANDE FAXADRESS	Om SÄNDNINGSTYP är ”FTP” eller ”SMB” (filserver): Värdnamnet skrivs ut på den första raden och sökvägen på den andra. Om SÄNDNINGSTYP är ”IFAX” eller ”E-POST”: I-faxadressen eller e-postadressen skrivs ut. Om SÄNDNINGSTYP är ”‘FAX”: Faxnumret skrivs ut. Om SÄNDNINGSTYP är ”GRUPP”: De mottagare som är lagrade i en gruppadress skrivs ut rad för rad i en lista som börjar på den andra raden. Om en filserver har lagrats i gruppadressen, skrivs värdnamnet ut på den andra raden.

Lista över användardata

Användarens datalista innehåller de inställningar som har gjorts från displaybilden Tilläggsfunktioner samt enhetskonfigurationen. Du kan skriva ut användarens datalista vid behov. För anvisningar om hur du skriver ut användarens datalista, se Grundläggande funktioner.

OBS
Rapporter och listor kan bara skrivas ut om det finns papper med A3-, A4- eller A4R-format (normalt, återvunnet eller färgat) i någon av de papperskällor som har angetts till "På" i Övrigt i Låda valbar för APS/ADS. (Konfigurera maskinens grundläggande inställningar)