Informazioni sulla diffusione dei documenti
La diffusione dei documenti è la funzione per l'invio e la ricezione di file (documenti) tra membri che utilizzano cartelle condivise su una rete.
I documenti vengono inviati e ricevuti dal Vassoio personale nelle [Librerie] sulla Finestra Navigazione e i pulsanti di output del vassoio di destinazione vengono sulla barra di output sulla schermata Desktop Browser. Il documento trascinato sul pulsante di output del vassoio di destinazione viene trasferito al Vassoio personale del ricevente. È possibile modificare ed eventualmente diffondere i documenti in arrivo nel Vassoio personale.
Al documento da diffondere è possibile allegare un commento semplice e un'annotazione o un timbro digitale mediante Desktop Editor.
Ad esempio, è possibile inviare un documento con un commento del tipo "Posso avere la tua/sua approvazione?". Un altro esempio è se la persona che riceve il documento restituisce il documento approvato allegando un timbro digitale oppure lo trasferisce a un'altra persona. Come illustrano gli esempi, la funzione di diffusione dei documenti consente di approvare facilmente i documenti.
Flusso di funzionamento e delle operazioni preliminari
Per la diffusione dei documenti è necessario configurare le impostazioni del Vassoio personale e il pulsante di output del vassoio di destinazione.
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NOTA
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Per configurare le impostazioni del Vassoio personale e il pulsante di output del vassoio di destinazione o per la diffusione dei documenti, è necessario connettersi al server del computer in cui si trova la cartella di rete condivisa.
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1.
Configurare il Vassoio personale.
Creare una cartella per la ricezione dei documenti, quindi impostarla per trasferire documenti al Vassoio personale.
2.
Registrare un pulsante di output del vassoio di destinazione.
Specificare la cartella di destinazione del pulsante di output del vassoio di destinazione.
3.
Se necessario, configurare le impostazioni per le notifiche inviate all'arrivo di un documento nel Vassoio personale.
L'icona di notifica dei documenti sulla Barra delle applicazioni, la finestra [Elenco di documenti non letti/modificati] o un segnale acustico possono notificare il trasferimento di un documento da una cartella di destinazione al Vassoio personale.
4.
Inviare il documento da diffondere. Se necessario, è possibile allegare commenti.
Per ulteriori informazioni su come inviare un documento, vedere:
5.
Aprire un documento ricevuto inoltrato nel Vassoio personale.
Modificare il documento aperto e restituirlo oppure inoltrarlo a un'altra persona.
Per ulteriori informazioni sull'apertura dei documenti ricevuti, vedere: