Registrera flera mottagare som en grupp

Flera mottagare som har registrerats i adressboken (Registrera mottagare i adressboken) kan kombineras till en grupp. Du kan använda den här funktionen för att skicka dokument och säkerhetskopiera dina data samtidigt eftersom olika typer av mottagare kan registreras i samma grupp. Du kan exempelvis registrera e-postadresser och IP-adresser för filservern tillsammans i en grupp, eller faxnummer och I-faxadresser i en annan.


Förutom mottagare, som t.ex. e-postadresser, kan du registrera en brevlåda (ett tillfälligt lagringsutrymme i maskinen) i en grupp (Göra enkla ändringar i filer). Om du t.ex. registrerar en brevlåda i en grupp och skickar ett scannat dokument som bilaga i ett e-postmeddelande, kan dokumentet sparas i maskinen och kontrolleras senare. Om du vill registrera en grupp som innehåller mottagare för eget bruk, måste du logga in till maskinen. Logga in på maskinen Du kan inte registrera nya mottagare i en gruppadress. Registrera mottagare i adressboken i förväg. Endast mottagare i samma adresslista kan grupperas. Mottagare som registrerats i olika adresslistor kan inte grupperas. Du kan registrera upp till 256 mottagare i en gruppadress. Om ett faxnummer registreras i en gruppadress räknas faxnumret och gruppadressen som två poster, eftersom varje adress behandlas som en separat post.

Förutom mottagare, som t.ex. e-postadresser, kan du registrera en brevlåda (ett tillfälligt lagringsutrymme i maskinen) i en grupp (Göra enkla ändringar i filer). Om du t.ex. registrerar en brevlåda i en grupp och skickar ett scannat dokument som bilaga i ett e-postmeddelande, kan dokumentet sparas i maskinen och kontrolleras senare.

Om du vill registrera en grupp som innehåller mottagare för eget bruk, måste du logga in till maskinen. Logga in på maskinen

Du kan inte registrera nya mottagare i en gruppadress. Registrera mottagare i adressboken i förväg.

Endast mottagare i samma adresslista kan grupperas. Mottagare som registrerats i olika adresslistor kan inte grupperas.

Du kan registrera upp till 256 mottagare i en gruppadress.

Om ett faxnummer registreras i en gruppadress räknas faxnumret och gruppadressen som två poster, eftersom varje adress behandlas som en separat post.

Tryck på <Inst. mott./vidarebef.>. Skärmbilden <Huvudmeny>

Tryck på <Registrera mottagare>.

Tryck på <Registrera ny mottagare>.

Tryck på <Grupp>.

Tryck på <Namn>

ange gruppnamn och tryck på <OK>.

Välj adresslista.

Du kan skapa en grupp av de mottagare som är registrerade i den valda adresslistan. Om du t.ex. väljer <Adresslista 2> kan du inte lägga till en mottagare som har registrerats i <Adresslista 1> till gruppen. Gruppen du skapade registreras i adresslistan du väljer i det här steget.

Om du vill registrera en grupp som innehåller mottagare för eget bruk, välj <Personlig adresslista>.

Om du vill registrera mottagare i en grupp som bara en administratör kan redigera, välj <Adresslista för admin.>.

Om du väljer <Personlig adresslista> kan du inte välja <Lagra i brevlåda>.

Välj den mottagare som du vill inkludera i gruppen.

Om du vill välja mottagare från adressboken, tryck på <Lägg till från adressbok>. Om du vill välja en brevlåda (ett tillfälligt lagringsutrymme i maskinen), tryck på <Lagra i brevlåda>. Mottagare i adressboken och brevlåda kan registreras i samma grupp.

När du väljer <Lägg till från adressbok>

Välj den mottagare du vill registrera i en grupp och tryck på <OK>.

Knapp för mottagartyp

Välj

(e-post),

(fax),

(I-fax) eller

(fil) för att filtrera de mottagare som ska visas i adresslistan (

). Tryck på <Alla> för att visa alla registrerade mottagare.

Mottagare

Mottagare som har registrerats i den adresslista som du valde i steg 6 visas. Från den här listan väljer du den mottagare du vill registrera i en grupp.

Mottagare som hanteras med åtkomstnummer visas inte i listan om du inte anger åtkomstnumret (Begränsa åtkomst till mottagare som har registrerats i adressboken) efter att du tryckt på <Åtkomstnummer>.

Välj en mottagare och tryck på <Information/redigera> om du vill kontrollera inställningarna för mottagare. Tryck på <OK> för att återgå till föregående skärm.

<Sök på namn>

Ange mottagarnamn. Tryck på <Sök på namn> igen för att återgå till föregående skärmbild.

Knapp för första bokstav

Välj knappen för det alfanumeriska för första tecknet i mottagarens namn. Tryck på <Alla> för att visa alla registrerade mottagare.

När du väljer <Lagra i brevlåda>

1	Välj en brevlåda (ett tillfälligt lagringsutrymme i maskinen) som du vill registrera i en grupp och tryck på <OK>. Du kan bara registrera en brevlåda i en grupp.

Tryck på <OK>

<Stäng>.

Om mottagare hanteras av åtkomstnummer, anger du åtkomstnumret (Begränsa åtkomst till mottagare som har registrerats i adressboken) efter att ha tryckt på <Nästa> i steg 8.

Om du försöker skicka till en filserver där <Bekräfta före sändning> är inställt på <På>, visas en skärm där du uppmanas ange användarnamn och lösenord. I så fall anger du det tidigare inställda lösenordet. Om du vill registrera en filserver i en gruppadress, ställ in <Bekräfta före sändning> på <Av>. Du kan inte skicka till en gruppadress som innehåller en filserver där <Bekräfta före sändning> är inställt på <På>.