Thereforeとは

Thereforeとは従来のフォルダー形式での管理ではなく、文書にインデックスを付与して保存・検索・処理するための文書管理システムです。

Thereforeでは、常にルールに則って適切に付与されたインデックスで管理されるため、曖昧にならない正確な文書管理を実現することができます。
インデックスはカテゴリーとケースにそれぞれ設定することができ、その組合せにより、さまざまな文書管理構成を実現することができます。また、キーワード辞書を利用することでインデックスに設定する用語の揺らぎを無くすことができます。これにより文書を確実に管理できるようになります。
また、外出時にモバイル端末やインターネット接続を通じて、文書の保存・検索・処理を行うこともでき、作業効率を向上させることができます。ワークフローを作成することにより、煩雑な書類処理をスムーズに行ったり、文書の変更履歴を記入することにより、トレーサビリティを強化することも可能です。

カテゴリーは請求書や見積書など、文書の種類別の分類/管理に適しています。文書の種類によりカテゴリーを分けることで、同じ種類の文書のみを管理することが容易になります。
一方、ケースは決まった業務手続の中で複数の文書をセットで扱う案件を効率よく管理するのに有効です。たとえば、「○○株式会社」に関係する文書は、「○○株式会社」のケース内ですべて管理されます。さまざまな種類の文書が別々のカテゴリーに保存されていても、同一ケース内であれば同じ案件に属する文書のみを検索して参照することが可能です。

ケースやカテゴリーに文書を登録する際は、インデックス情報を入力する必要があります。インデックスは、文書に付与されたユニークな識別情報となり、文書の検索において重要な役割を果たします。