文書の管理構造

カテゴリーは請求書や見積書など、文書の種類別の分類/管理に適しています。文書の種類によりカテゴリーを分けることで、同じ種類の文書のみを管理することが容易になります。
一方、ケースは決まった業務手続の中で複数の文書をセットで扱う案件を効率よく管理するのに有効です。たとえば、「○○株式会社」に関係する文書は、「○○株式会社」のケース内ですべて管理されます。さまざまな種類の文書が別々のカテゴリーに保存されていても、同一ケース内であれば同じ案件に属する文書のみを検索して参照することが可能です。

ケースやカテゴリーに文書を登録する際は、インデックス情報を入力する必要があります。インデックスは、文書に付与されたユニークな識別情報となり、文書の検索において重要な役割を果たします。