ワークフローの概念

ワークフローとは

ワークフローとは、一連の業務手続の流れのこと、または一連の業務手続の流れを図式化することを指します。情報（文書、データなど）が各業務プロセスに円滑に受け渡しされることを目的としています。

まず、ある業務において複数の人がかかわる作業の流れを定義します。定義した作業の流れを図式化し、各業務プロセスの業務内容および役割分担を定義します。流れと業務内容を定義することで各作業者の間を流れる情報（文書、データなど）を明確にできます。業務が可視化されることで、業務の進捗管理が容易となり、業務の効率化を推進することが可能です。

Thereforeでは、文書を扱う一連の業務手続の流れをThereforeサーバー内で電子的に管理し、業務の流れを効率的に管理することが可能です。たとえば、これまで紙文書で行っていた見積書の承認プロセスを、見積書をThereforeサーバーに保存することにより、Thereforeサーバー内で承認プロセスを実施することができます。Therefore Solution Designerで見積承認ワークフローを構築しておけば、担当者が作成した見積書をワークフローに定義された順序で承認業務を行うことができます。

タスクとは

タスクとは、文書に対して割り当てられた作業/処理の1つの単位を指します。Thereforeでは簡易的にタスクを作成してほかの人に仕事を依頼することができますが、さらにワークフローの中で複数のタスクを組み合わせて一連の業務作業（業務プロセス）を定義し、管理することができます。

ワークフローのコンポーネント説明

Thereforeサーバーでワークフローを構築する際に使用するコンポーネントは以下のとおりです。

手動タスク	手動タスク	ユーザーが手動で実行するタスクです。
手動タスク	カテゴリーの変更	タスク実行時に表示されるダイアログで、カテゴリーを変更することができます。変更元と変更先のカテゴリーに付随するインデックスデータの種類やフィールド名が一致する場合は、インデックスデータが自動的に変更先のカテゴリーに転送されます。また、タスクが完了する前にインデックスデータを編集することもできます。ケース定義にリンクされたワークフローには、このタスクは使用できません。
ルーティングタスク	ルーティング	If 文などの条件式を使用することにより、タスク処理を分岐させることが可能です。
	分割	タスク処理を分割して並列に処理したい場合に使用します。分割した並列処理をまとめる処理を行う結合タスクと一緒に使用します。
	ユーザー分割	1つのタスクを複数人で並列に処理する場合に使用します。このタスクの後に手動タスクを配置し、「割り当て先」にて複数人指定すると、自動的に独立したタスクが各割り当て先のユーザーに振り分けられます。
	結合	並列処理されているタスクをまとめる処理を行う場合に使用します。すべての処理が完了すると、結果を結合して次のタスクに遷移します。
	例外結合	ある処理において分割処理中のタスクが不要となった場合、実行中の分割処理を中止し、結果をまとめる処理を行い、次のタスクに遷移またはワークフローを終了させます。
自動タスク	メールの送信	ワークフロープロセスのある時点でメールを自動送信させるタスクです。
	DLLの呼び出し	たとえば、文書に署名するなど、独自のタスクをダイナミックリンクライブラリ（DLL：動的リンクライブラリ）を用いて自動的に実行することができます。
	ワークフローを開始する	同じカテゴリーにリンクしている別のワークフローを自動的に開始させることができます。
	待機	タスクを実行する前に、一定の待機時間を設定できます。
	待機させるドキュメント	文書をThereforeサーバーに保存するまで一定時間待機してから、タスクを実行します。
	インデックスの更新	カテゴリーまたはケース定義のインデックスを自動的に更新します。
	ドキュメントのエクスポート	インデックス（XML形式）や文書を自動的にエクスポートします。エクスポートできる文書の種類は、PDF、PDF/A-1b、マルチページTIFF、またはオリジナルの形式です。
	ドキュメントの変換	指定したファイル形式に文書を変換します。
	ドキュメントへのスタンプ	PDF ファイルにスタンプを押すことができます。またヘッダーやフッターの追加も可能です。
	カテゴリーの変更（自動）	別のカテゴリーに自動的に保存します。既存のインデックスデータは保存先のカテゴリーのインデックスフィールドに再マッピングすることができます。ケース定義にリンクされたワークフローには使用できません。
	ケースヘッダーの更新	ケースヘッダーのインデックスデータの更新を行います。このタスクはケースに属するカテゴリーにリンクされたワークフローに対してのみ使用することができます。
	ケース状態の変更	ケースの状態を変更します。このタスクはケースに属するカテゴリーにリンクされたワークフローに対してのみ使用することができます。
	インスタンスの削除	このタスクが実行されると処理が削除されます。