Lähetetyn asiakirjan kopion tallentaminen

Voit tallentaa lähetetyn faksin kopion ennalta määritettyyn vastaanottajaan (esimerkiksi sähköpostiin tai tiedostopalvelimeen). Tallennettu faksikopio muunnetaan vastaanottajan mukaan toiseen digitaaliseen tiedostomuotoon, kuten PDF-muotoon, jolloin tiedostot pysyvät järjestyksessä ja hallittavina. Tämä tapa auttaa myös hallitsemaan lokeja, sillä lähettäjän nimen tai päiväyksen mukaan nimetty kansio luodaan määritettyyn paikkaan palvelimelle automaattisesti.


Toiminnon käyttäminen edellyttää, että jotkut asetukset, kuten asiakirjojen tallennussijainti ja tiedostomuoto, on tallennettava etukäteen. <Arkistoi lähetysasiakirja> Et voi käyttää suoralähetystä, jos määrität <Arkistoi lähetysasiakirja> -asetukseksi <On>. Tämä asetus määritetään automaattisesti <Ei> seuraavissa tapauksissa: Määritä vastaanottaja uudelleen tai palauta asetukseksi <Kyllä> tarpeen mukaan. Jos varmuuskopiointikohde on poistettu Osoitekirjasta Kun osoitekirja on tuotu Etäkäyttöliittymä-sovelluksesta Asetustietojen tuonti/vienti Kun osoitekirja on vastaanotettu Osoitekirjan hallintaohjelmistosta. <Tuonti/vienti osoitekirjan hallintaohjelmasta> Asiakirjan kopio tallennetaan, vaikka tapahtuisi lähetysvirhe. Vastaanottajan tyypistä riippuen seuraavat rajoitukset saattavat olla käytössä. S-posti: Lähetetään sähköpostiviesti ilman viestiosaa. Faksi/I-faksi: Lähetettyä faksia ei voi tallentaa sähköiseen muotoon.

Toiminnon käyttäminen edellyttää, että jotkut asetukset, kuten asiakirjojen tallennussijainti ja tiedostomuoto, on tallennettava etukäteen. <Arkistoi lähetysasiakirja>

Et voi käyttää suoralähetystä, jos määrität <Arkistoi lähetysasiakirja> -asetukseksi <On>.

Tämä asetus määritetään automaattisesti <Ei> seuraavissa tapauksissa: Määritä vastaanottaja uudelleen tai palauta asetukseksi <Kyllä> tarpeen mukaan.

Jos varmuuskopiointikohde on poistettu Osoitekirjasta

Kun osoitekirja on tuotu Etäkäyttöliittymä-sovelluksesta Asetustietojen tuonti/vienti

Kun osoitekirja on vastaanotettu Osoitekirjan hallintaohjelmistosta. <Tuonti/vienti osoitekirjan hallintaohjelmasta>

Asiakirjan kopio tallennetaan, vaikka tapahtuisi lähetysvirhe.

Vastaanottajan tyypistä riippuen seuraavat rajoitukset saattavat olla käytössä.

S-posti: Lähetetään sähköpostiviesti ilman viestiosaa.

Faksi/I-faksi: Lähetettyä faksia ei voi tallentaa sähköiseen muotoon.


<Henkilök. osoitel.> -kohdassa olevaa vastaanottajaa ei voi määrittää vastaanottajaksi. Useiden vastaanottajien määrittäminen, myös faksivastaanottajan Voit tallentaa lähetetyn asiakirjan kopion lähettämällä sen skannauksen perustoimintonäytössä useille vastaanottajille, myös faksivastaanottajalle. Jotta näet faksivastaanottajan skannauksen perustoimintonäytössä, <Salli faksi skannausja lähetystoiminnassa> -asetukseksi on määritettävä <Kyllä>. <Näytä faksitoiminto>

<Henkilök. osoitel.> -kohdassa olevaa vastaanottajaa ei voi määrittää vastaanottajaksi.

Useiden vastaanottajien määrittäminen, myös faksivastaanottajan

Voit tallentaa lähetetyn asiakirjan kopion lähettämällä sen skannauksen perustoimintonäytössä useille vastaanottajille, myös faksivastaanottajalle. Jotta näet faksivastaanottajan skannauksen perustoimintonäytössä, <Salli faksi skannausja lähetystoiminnassa> -asetukseksi on määritettävä <Kyllä>. <Näytä faksitoiminto>

Kansion nimet ja tiedostonimet

Voit luokitella kansion nimet valitsemalla <Lähettäjän tiedot>, <Päiväys> tai <Ei>. <Arkistoi lähetysasiakirja>

Tiedostonimet määritetään lähetyspäivämäärän ja -ajan, työnumeron, lähettäjän tietojen, vastaanottajan tietojen ja tulostietojen mukaan.

Esimerkki: 201603151005_0050_John_1112223333_OK.pdf


Lähettäjän tiedot Lähettäjän tiedot näkyvät seuraavissa tilanteissa. Sender Name: Kun <Lähettäjän nimi> -asetuksena on <W/-aset.> User Name: Kun <Lähettäjän nimi> -asetuksena on <Ei asetuksia> ja käyttäjä on todennettu Linjan nimi: Kun <Lähettäjän nimi> -asetuksena on <Ei asetuksia> eikä käyttäjää ole todennettu ja käyttäjänimi on tallennettu linjalle, jota käytetään faksin lähettämiseen Telephone Number: Kun <Lähettäjän nimi> -asetuksena on <Ei asetuksia> eikä käyttäjää ole todennettu ja käyttäjän puhelinnumero on tallennettu, mutta käyttäjänimeä ei ole tallennettu linjalle, jota käytetään faksin lähettämiseen ----: Mitkään edelliset tiedot eivät ole käytettävissä Vastaanottajan tiedot Vastaanottajan tiedot näkyvät seuraavissa tilanteissa. Vastaanottajan yksikön nimi: Vastaanottajan yksikön nimi on käytettävissä Telephone Number: Vastaanottajan yksikön nimi ei ole käytettävissä Ensimmäisen onnistuneen lähetyksen vastaanottajan nimi: Sarjalähetystä suoritettaessa

Lähettäjän tiedot

Lähettäjän tiedot näkyvät seuraavissa tilanteissa.

Sender Name: Kun <Lähettäjän nimi> -asetuksena on <W/-aset.>

User Name: Kun <Lähettäjän nimi> -asetuksena on <Ei asetuksia> ja käyttäjä on todennettu

Linjan nimi: Kun <Lähettäjän nimi> -asetuksena on <Ei asetuksia> eikä käyttäjää ole todennettu ja käyttäjänimi on tallennettu linjalle, jota käytetään faksin lähettämiseen

Telephone Number: Kun <Lähettäjän nimi> -asetuksena on <Ei asetuksia> eikä käyttäjää ole todennettu ja käyttäjän puhelinnumero on tallennettu, mutta käyttäjänimeä ei ole tallennettu linjalle, jota käytetään faksin lähettämiseen

----: Mitkään edelliset tiedot eivät ole käytettävissä

Vastaanottajan tiedot

Vastaanottajan tiedot näkyvät seuraavissa tilanteissa.

Vastaanottajan yksikön nimi: Vastaanottajan yksikön nimi on käytettävissä

Telephone Number: Vastaanottajan yksikön nimi ei ole käytettävissä

Ensimmäisen onnistuneen lähetyksen vastaanottajan nimi: Sarjalähetystä suoritettaessa

Faksien lähettämisen perustoiminnot