Speichern einer Kopie eines gesendeten Dokuments

 
Sie können eine Kopie eines gesendeten Faxes an einem vordefinierten Ziel (E-Mail- oder Dateiserver usw.) speichern. Je nach Ziel wird die gespeicherte Faxkopie in ein anderes digitales Dateiformat, wie beispielsweise PDF, umgewandelt, wodurch die Dokumente organisiert und verwaltbar bleiben. Diese Methode hilft Ihnen auch bei der einfachen Verwaltung von Protokollen, da ein nach Absendername oder Datum kategorisierter Ordner automatisch am angegebenen Zielort auf dem Server erstellt wird.
Die Kopie eines Dokuments wird gespeichert, auch wenn ein Sendefehler erscheint.
Abhängig vom Zieltyp können folgende Einschränkungen gelten.
E-Mail: Eine E-Mail ohne Nachricht wurde versendet.
Fax/I-Fax: Das gesendete Fax kann nicht als elektronische Datei gespeichert werden.

Registrieren von Speicherort und Dateiformat

Um Faxdokumente zu sichern, ist es notwendig Einstellungen, wie zum Beispiel den Speicherort und das Dateiformat im Voraus zu registrieren.
Sie können nicht direkt versenden, wenn <Einstellungen SE Dokumentarchivierung> auf <Ein> gesetzt ist.
Diese Einstellung wechselt in den folgenden Fällen zu <Aus>. Geben Sie dann je nach Bedarf das Ziel erneut an oder setzen Sie die Einstellung wieder auf <Ein>.
Wenn das Backup-Ziel aus dem Adressbuch gelöscht wurde
Wenn ein Adressbuch aus Remote UI importiert wurde Importieren/Exportieren von Einstellungsdaten
Wenn ein Adressbuch von der Adressbuch-Verwaltungssoftware empfangen wurde. <Import/Export von Adressbuchverwaltungssoftware>
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Drücken Sie  (Einstell./Speich.)  <Einstellungen Funktion>  <Senden>  <Allgemeine Einstellungen>  <Einstellungen SE Dokumentarchivierung>.
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Drücken Sie <Ein> für <SE Dokumentarchivierung verwenden>.
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Drücken Sie <Ort Backup>  Wählen Sie den Empfänger aus  drücken Sie <OK>. Speichern von Empfängern im Adressbuch
Als Ziel kann kein Ziel aus der <Persönl. Adr.liste> festgelegt werden.
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Drücken Sie <Ordnername>  legen Sie fest, wie die erstellten Ordner organisiert werden sollen  drücken Sie <OK>.
Sie können <Senderinformationen>, <Datum> oder <Aus> auswählen, um Ordnernamen zu kategorisieren. <Einstellungen SE Dokumentarchivierung>
Dateinamen werden nach Datum und Uhrzeit der Versendung, Auftragsnummer, Absenderdaten, Empfängerdaten und Ergebnisdaten angegeben.
Beispiel: 201603151005_0050_John_1112223333_OK.pdf
Absenderdaten
Daten zum Absender werden in folgenden Situationen angezeigt.
Sendername: Wenn <Sendername (TTI)> auf <Mit Einstellungen> gesetzt ist
Anwendername: Wenn <Sendername (TTI)> auf <Keine Einstellungen> gesetzt ist und der Benutzer authentifiziert wurde
Leitungsname: Wenn <Sendername (TTI)> auf <Keine Einstellungen> gesetzt ist, der Benutzer nicht authentifiziert wurde und der Benutzername für die Leitung, die zum Versenden des Fax genutzt wird, registriert wurde
Telefonnummer: Wenn <Sendername (TTI)> auf <Keine Einstellungen> gesetzt ist, der Benutzer nicht authentifiziert wurde und die Benutzer-Rufnummer für die Leitung, die zum Versenden des Fax genutzt wird, registriert wurde, der Benutzername jedoch nicht
----: Wenn keine der obigen Daten verfügbar sind
Empfängerdaten
Daten zum Ziel werden in folgenden Situationen angezeigt.
Zieleinheitsname: Wenn der Name der Zieleinheit verfügbar ist
Telefonnummer: Wenn der Name der Zieleinheit nicht verfügbar ist
Zielname des ersten erfolgreichen Sendevorgangs: Bei Durchführung eines Rundsendevorgang
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Drücken Sie <Dateiformat>  wählen Sie das Dateiformat zum Speichern der gesendeten Daten.
6
Drücken Sie <OK>.
Die Registrierung ist abgeschlossen.
Angabe mehrerer Empfänger einschließlich von Faxnachrichten
Sie können eine Kopie eines versendeten Dokuments speichern, indem Sie an mehrere Empfänger versenden, welche ein Faxziel auf dem Bildschirm "Grundeigenschaften des Scannens" enthalten. Um Faxziele auf dem Bildschirm "Grundeigenschaften des Scannens" anzuzeigen, muss <Fax in der Funktion Scannen und Senden aktivieren> auf <Ein> eingestellt sein. <Faxfunktion anzeigen>
LINKS
Grundfunktionen für das Senden von Faxnachrichten
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