Précautions concernant l'utilisation (gestion du carnet d'adresses)

Cette section décrit les précautions à prendre pour la gestion des carnets d'adresses au moyen de ce logiciel.
Les spécifications des carnets d'adresses diffèrent d'un type d'imprimante à l'autre. Pour savoir quels modèles et types d'imprimante sont pris en charge, voir :
Prenez connaissance des précautions suivantes avant toute utilisation.gestion du carnet d'adresses.

Réglages des imprimantes

Pour gérer les carnets d'adresses des imprimantes au moyen de ce logiciel, il faut d'abord changer les réglages par défaut d'usine sur les imprimantes. Pour plus d'informations, voir :

Méthode de gestion des carnets d'adresses

Lorsque la gestion du carnet d'adresses est utilisée pour distribuer des carnets d'adresses à des imprimantes dont les carnets d'adresses sont gérés avec la gestion des valeurs de réglage du périphérique de ce logiciel, il peut arriver que l'intégrité des carnets d'adresses ne soit pas conservée. Il est recommandé de n'utiliser qu'une seule de ces fonctions pour gérer les carnets d'adresses.

Listes d'adresses prises en charge par la gestion du carnet d'adresses

Les listes d'adresses suivantes peuvent être gérées à l'aide de la gestion du carnet d'adresses.

Type I :

Les listes d'adresses suivantes peuvent être gérées pour les imprimantes de type I.
Liste d'adresses 1 à Liste d'adresses 10
1 touche
IMPORTANT
Les listes d'adresses suivantes présentes dans certaines imprimantes de type I ne peuvent pas être gérées à l'aide de la gestion du carnet d'adresses de ce logiciel.
Liste d'adresses pour l'administrateur
Liste d'adresses personnelle
Liste d'adresses du groupe d'utilisateurs

Type II :

Les listes d'adresses suivantes peuvent être gérées pour les imprimantes de type II.
Composition codée
Favoris (1 touche pour certains modèles)
IMPORTANT
Lorsque des carnets d'adresses sont distribués depuis ce logiciel à des imprimantes de type II, toutes les procédures enregistrées sur les imprimantes sont supprimées.

Type III :

Les listes d'adresses suivantes peuvent être gérées pour les imprimantes de type III.
Carnet d'adresses
Composition rapide 1 touche
IMPORTANT
Lorsque des carnets d'adresses sont distribués depuis ce logiciel à des imprimantes de type III, toutes les procédures enregistrées sur les imprimantes sont supprimées.

Nombres maximaux de destinataires

Les spécifications pour chaque type d'imprimante sont indiquées ci-dessous.

Listes d'adresses

Type I :

Vous pouvez enregistrer jusqu'à 1 600 destinataires et groupes de destinataires dans une même liste des adresses. Le nombre total de destinataires et de groupes d'adresses pouvant être distribués à la [Liste d'adresses 1] à la [Liste d'adresses 10] est de 1 600.

Type II :

Vous pouvez distribuer jusqu'à 300 destinataires et groupes de destinataires à un carnet d'adresses.

Type III :

Vous pouvez distribuer jusqu'à 500 destinataires et groupes de destinataires à un carnet d'adresses.

Listes d'adresses 1 touche

Type I :

Vous pouvez enregistrer jusqu'à 200 destinataires et groupes de destinataires dans les listes d'adresses 1 touche. Vous pouvez distribuer des destinataires enregistrés dans un [1 touche] dans la gestion du carnet d'adresses à un [1 touche] de l'imprimante.

Type II :

Vous pouvez distribuer jusqu'à 19 destinataires et groupes de destinataires aux [Favoris] ([1 touche] pour certaines fonctions). Vous pouvez distribuer les destinataires enregistrés dans un [1 touche] dans la gestion du carnet d'adresses aux [Favoris] ([1 touche] pour certaines fonctions) d'une imprimante.

Type III :

Vous pouvez enregistrer jusqu'à 200 destinataires et groupes de destinataires dans un [Composition rapide 1 touche]. Vous pouvez distribuer les destinataires enregistrés dans un [1 touche] dans la gestion du carnet d'adresses à un [Composition rapide 1 touche] d'une imprimante.

Groupes de destinataires

Type I :

Vous pouvez enregistrer jusqu'à 256 destinataires dans un même groupe de destinataires. Vous pouvez enregistrer ensemble des destinataires de types différents dans [Type de destinataire].

Type II :

Vous pouvez enregistrer le nombre suivant de destinataires dans un même groupe de destinataires.
[E-mail] : 100
[I-Fax] : 100
[Fax] : 299
IMPORTANT
Tenez compte des informations suivantes pour les périphériques Type II.
Vous pouvez enregistrer des destinataires pour lesquels [E-mail], [I-Fax] ou [Fax] est indiqué pour [Type de destinataire] dans un même groupe de destinataires.
Vous ne pouvez pas enregistrer ensemble dans un même groupe de destinataires des combinaisons de destinataires comportant différents types dans [Type de destinataire].

Type III :

Vous pouvez enregistrer jusqu'à 499 destinataires dans un même groupe de destinataires. Vous pouvez enregistrer ensemble des destinataires de types différents dans [Type de destinataire].

Sauvegarde de listes d'adresses

Il est recommandé avant toute chose d'utiliser ce logiciel pour sauvegarder les listes des adresses. Lorsqu'un carnet d'adresses se retrouve dans un état non prévu suite à l'exécution d'une tâche avec ce logiciel, les listes des adresses sauvegardées peuvent être exportées puis importées dans une imprimante via l'interface utilisateur distante pour rétablir le carnet d'adresses dans son état initial.
REMARQUE
Pour les imprimantes de type I, les listes des adresses et listes d'adresses 1 touche distribués en dernier sont conservés dans l'imprimante. Si les listes des adresses se retrouvent dans un état inattendu après la distribution, vous pouvez utiliser la sauvegarde dans l'imprimante pour rétablir les listes d'adresse dans leur état précédant la distribution. Cependant, si vous distribuez plusieurs listes des adresses par lot, nous vous recommandons d'utiliser au préalable ce logiciel pour sauvegarder toutes les listes des adresses. Si les listes des adresses 1 à 10 sont distribuées, par exemple, si la liste des adresses 10 est distribuée en dernier, seule la liste 10 est sauvegardée dans l'imprimante.

Spécifications des destinataires

Les réglages pouvant être configurés diffèrent d'un type d'imprimante à l'autre. Le nombre et le type de caractères utilisables diffèrent également. Cette section décrit les éléments pour lesquels il y a une limite pour les valeurs pouvant leur être attribuées selon le type.
REMARQUE
Le tableau ci-dessous définit le nombre maximum de caractères simple octet (un caractère équivaut à un octet) pouvant être utilisés. S'il est possible d'utiliser des caractères multi-octets dans un élément, le nombre maximum de caractères multi-octets est indiqué, tout comme le nombre de caractères simple octet.
Vous pouvez utiliser les caractères multi-octets uniquement si le périphérique de destination de distribution est compatible avec les caractères multi-octets.
Les valeurs de réglage d'éléments qui n'existent pas dans une imprimante destinataire ne sont pas distribuées à cette imprimante. Il sera cependant indiqué que les tâches de distribution des carnets d'adresses à de telles imprimantes ont été réussies.

Éléments communs à tous les types de destinataire

Élément
Type I
Type II
Type III
Valeurs valides pour tous les types de périphériques
[Nom]
24 caractères (12 caractères multi-octets)
16 caractères (caractères simple octet et multi-octets)
16 caractères (8 caractères multi-octets)
16 caractères (8 caractères multi-octets)
En présence de caractères simple octet et de caractères multi-octets, le nombre total de caractères doit être de 16 caractères et 16 octets maximum. (Un caractère simple octet équivaut à 1 octet et un caractère multi-octets équivaut à 2 octets.)
[Furigana]
24 caractères
16 caractères
16 caractères
16 caractères
[Numéro d'accès]
Nombre de votre choix compris entre 1 et 9999999
-
-
-

Si le [Type de destinataire] est [E-mail]

Élément
Type I
Type II
Type III
Valeurs valides pour tous les types de périphériques
[Adresse e-mail]
128 caractères
120 caractères (ASCII : 0x20 - 0x7e)
120 caractères (ASCII : 0x20 - 0x7e)
120 caractères (ASCII : 0x20 - 0x7e)

Si le [Type de destinataire] est [Fax]

Destinataires de Fax IP*1 inclus.
Élément
Type I
Type II
Type III
Valeurs valides pour tous les types de périphériques
[Numéro de fax]
120 caractères (ASCII : 0x20 - 0x7e)
120 caractères (numérique, espaces, * et #)
120 caractères (numérique, espaces, *, #, P, p, T, C, R)
Vous ne pouvez utiliser qu'un seul « T » et « C ».
Vous ne pouvez utiliser que le « R » comme premier caractère.
Vous ne pouvez pas utiliser un espace comme premier caractère.
120 caractères (numérique, espaces, * et #)
[Sous-adresse]
20 caractères (numérique, espaces, * et #)
Les espaces ne peuvent pas être utilisées au début d'une chaîne de caractères.
-
-
-
[Mot de passe]
20 caractères (numérique, espaces, * et #)
-
-
-
*1 Les destinataires pour lesquels le type Fax IP est sélectionné pour [Type de destinataire] ne sont pas distribuées aux imprimantes qui ne prennent pas en charge la fonction Fax IP. Il sera cependant indiqué que les tâches de distribution des carnets d'adresses à de telles imprimantes ont été réussies.

Si le [Type de destinataire] est [Fichier]

Élément
Type I
Type II
Type III
Valeurs valides pour tous les types de périphériques
[Protocole] *2
FTP
Windows (SMB)
Windows (IPX)
WebDAV
FTP
Windows (SMB)
FTP
Windows (SMB)
FTP
Windows (SMB)
[Nom d'hôte]
128 caractères (64 caractères multi-octets)
120 caractères (caractères simple octet et multi-octets)
FTP :
47 caractères (ASCII : 0x20 - 0x7e)
Windows (SMB) :
120 caractères (60 caractères multi-octets)
FTP :
47 caractères (ASCII : 0x20 - 0x7e)
Windows (SMB) :
120 caractères (60 caractères multi-octets)
En présence de caractères simple octet et de caractères multi-octets, le nombre total de caractères doit être de 120 caractères et 120 octets maximum. (Un caractère simple octet équivaut à 1 octet et un caractère multi-octets équivaut à 2 octets.)
[Chemin du dossier]
255 caractères (127 caractères multi-octets)
120 caractères (caractères simple octet et multi-octets)
FTP :
120 caractères (ASCII : 0x20 - 0x7e)
Windows (SMB) :
120 caractères (60 caractères multi-octets)
FTP :
120 caractères (ASCII : 0x20 - 0x7e)
Windows (SMB) :
120 caractères (60 caractères multi-octets)
[Nom d'utilisateur]
FTP :
24 caractères (12 caractères multi-octets)
Windows (SMB) :
128 caractères (64 caractères multi-octets)
Windows (IPX) :
24 caractères (12 caractères multi-octets)
WebDAV :
128 caractères (64 caractères multi-octets)
FTP :
32 caractères (10 caractères multi-octets)
Windows (SMB) :
32 caractères (10 caractères multi-octets)
Dans les deux cas, lors de l'utilisation de caractères pleine largeur et demi-largeur, jusqu'à 32 octets au total, les caractères demi-largeur comptant pour 1 octet et les caractères pleine largeur comptant pour 3 octets
FTP :
24 caractères
Windows (SMB) :
24 caractères (12 caractères multi-octets)
FTP :
24 caractères (10 caractères multi-octets)
S'il y a des caractères simple octet et des caractères multi-octets, utilisez les caractères qui répondent aux deux conditions suivantes.
Le nombre total de caractères doit être de 24 octets maximum. (Quand un caractère simple octet équivaut à 1 octet et qu'un caractère multi-octets équivaut à 2 octets.)
Le nombre total de caractères doit être de 32 octets maximum. (Quand un caractère simple octet équivaut à 1 octet et qu'un caractère multi-octets équivaut à 3 octets.)
Windows (SMB) :
24 caractères (10 caractères multi-octets)
En présence de caractères simple octet et de caractères multi-octets, le nombre total de caractères doit être de 24 octets maximum. (Quand un caractère simple octet équivaut à 1 octet et qu'un caractère multi-octets équivaut à 3 octets.)
[Mot de passe]
24 caractères (32 caractères pour certains modèles)
32 caractères (ASCII : 0x20 - 0x7e)
FTP :
24 caractères
(ASCII : 0x20 - 0x7e)
Windows (SMB) :
14 caractères
24 caractères (ASCII : 0x20 - 0x7e)
*2 Les destinataires Windows (IPX) et WebDAV ne sont pas distribués aux imprimantes d'un autre type que le type I. Il sera cependant indiqué que les tâches de distribution des carnets d'adresses à de telles imprimantes ont été réussies.

Si le [Type de destinataire] est [I-Fax] *3

Élément
Type I
Type II
Type III
Valeurs valides pour tous les types de périphériques
[Adresse I-Fax]
128 caractères
120 caractères (ASCII : 0x20 - 0x7e)
120 caractères (ASCII : 0x20 - 0x7e)
120 caractères (ASCII : 0x20 - 0x7e)
[Champ standard 1]
40 caractères
-
-
-
[Champ standard 2]
16 caractères
-
-
-
*3 Les destinataires pour lesquels le type [I-Fax] est sélectionné pour [Type de destinataire] ne sont pas distribués aux imprimantes qui ne prennent pas en charge la fonction I-fax. Il sera cependant indiqué que les tâches de distribution des carnets d'adresses à de telles imprimantes ont été réussies.

Importation/exportation de listes d'adresses

Formats de fichier de liste des adresses importables dans ce logiciel

Fichier Excel (*.xlsx)
Fichiers au format Excel exportés de la liste de destinataires de ce logiciel (extension « xlsx »)
Fichier CSV (pour les applications) (*.csv)
Fichiers exportés de la liste de destinataires de ce logiciel
Fichier CSV (pour imprimantes) (*.csv)
Fichier exporté depuis des imprimantes de type I prenant en charge ce format
Format propriétaire (*.abk)
Fichiers de « Format personnalisé » exporté depuis des imprimantes de type I (extension « abk »)
Pour davantage d'informations sur la procédure d'importation, voir :
IMPORTANT
Les fichiers de liste des adresses suivants exportés depuis une imprimante de type I ne peuvent pas être importés dans ce logiciel. (Ces listes d'adresses existent sur certains modèles d'imprimante de type I.)
Liste d'adresses personnelle
Liste d'adresses du groupe d'utilisateurs

Formats de fichier de liste des adresses exportables depuis ce logiciel

Les destinataires enregistrés dans le menu [Gestion des données] > [Carnets d'adresses] > page [Liste des destinataires] peuvent être exportés dans les formats suivants. Les listes d'adresses exportées dans ces formats ne peuvent pas être importées dans des imprimantes.
Fichier Excel (*.xlsx)
Permet d'exporter tous les types de destinataire. « xlsx » est l'extension de fichier.
Fichier CSV (pour les applications) (*.csv)
Permet d'exporter les destinataires du type sélectionné.
Pour davantage d'informations sur la procédure d'exportation, voir :
Les listes d'adresses enregistrées dans le menu [Périphériques] > [Données de sauvegarde] > [Carnets d'adresses] > page [Gestion des données de sauvegarde du carnet d'adresses] peuvent être exportées dans les formats suivants. Les listes des adresses exportées dans ces formats peuvent être importées dans des imprimantes.
Type I
Fichier CSV (pour imprimantes) (*.csv)
Format propriétaire (niveau de sécurité 1) (*.abk)
Format propriétaire (niveau de sécurité 2) (*.abk)
Périphériques d'un autre type que le type I
Fichier du carnet d'adresses (*.dcm)
Pour davantage d'informations sur la procédure d'exportation, voir :
IMPORTANT
Pour importer des listes des adresses dans un modèle différent du modèle source de la sauvegarde, vérifiez si le nombre de destinataires et les réglages pour ces destinataires enregistrés dans la liste des adresses correspondent aux spécifications de l'imprimante destinataire de l'importation avant d'effectuer l'exportation. Pour plus d'informations, voir :
Manuels d'instruction des imprimantes

Précautions concernant la modification des fichiers CSV

Les précautions à prendre pour modifier un fichier CSV exporté et le réimporter dans ce logiciel sont indiquées ci-dessous.
REMARQUE
Si vous pouvez modifier des fichiers Excel, il est recommandé d'exporter les données dans un fichier Excel.

Lors de l'utilisation d'un éditeur de texte

Veillez à choisir le codage UTF-8 lors de l'enregistrement du fichier. Si vous pouvez choisir de joindre le BOM (Byte Order Mark), joignez le BOM.

Lors de l'utilisation de Microsoft Excel

Pour utiliser Microsoft Excel, il convient de prendre certaines précautions lors de l'ouverture et de l'enregistrement des fichiers CSV. Pour ouvrir les fichiers, suivez la présente procédure. Pensez aussi à changer le codage du fichier dans un éditeur de texte suite à son enregistrement.
IMPORTANT
Les problèmes suivants peuvent se produire lorsque vous ouvrez un fichier sans vous conformer à cette procédure.
Les valeurs numériques qui commencent par zéro sont automatiquement converties en nombre ne commençant pas par zéro. Par exemple, le zéro au début d'un numéro de fax qui commence par un indicatif régional ne sera pas conservé. Si un tel fichier est importé dans ce logiciel ou dans une imprimante, les numéros de fax seront remplacés par des valeurs après conversion automatique, de sorte que des fax pourront être malencontreusement envoyés à des destinataires erronés.
Le format est endommagé lors de l'enregistrement du fichier.
REMARQUE
Pour plus d'informations sur le mode opératoire, reportez-vous au manuel d'instructions de Microsoft Excel. Notez en outre que la structure des menus et la terminologie peuvent être différentes de celles utilisées dans la présente description suivant la version de Microsoft Excel utilisée.
Avec certaines versions de Microsoft Excel, les fichiers CSV peuvent être enregistrés au format UTF-8.
1.
Démarrez Excel.
2.
Créez un nouveau carnet.
3.
Sélectionnez [Fichier texte] dans le menu [Données] > [Données externes].
4.
Ouvrez le fichier CSV cible dans la fenêtre de sélection des fichiers.
L'assistant d'importation de données apparaît.
REMARQUE
Si le fichier CSV est absent de la liste, changez le réglage de sorte à afficher tous les fichiers.
5.
Configurez les différents paramètres dans l'assistant.
Sélectionnez [Délimité] dans le premier écran.
Il est inutile de modifier les autres paramètres.
Vérifiez les paramètres suivants dans le deuxième écran.
[Séparateurs]
Sélectionnez [Milliers]. Désélectionnez les autres options.
[Interpréter des séparateurs identiques consécutifscomme uniques]
Désélectionnez cette option.
[Identificateur de texte]
Sélectionnez ["].
Dans le troisième écran, faites défiler [Aperçu de données] jusqu'à la ligne où les données de destinataire sont décrites, sélectionnez toutes les colonnes, puis choisissez [Texte] dans [Format des données en colonne].
Cliquez sur [Terminer].
Cliquez sur la cellule A1 de la feuille de calcul existante dans la fenêtre [Importer des données], puis cliquez sur [OK].
Les données du fichier CSV sont importées. Vérifiez que les données importées sont dans l'état prévu.
6.
Modifiez les données.
Si "# CharSet" n'est pas réglé sur "UTF-8" dans l'en-tête, réglez-le sur "UTF-8".
Il convient de prendre certaines précautions pour la modification d'un fichier CVS. Pour de plus amples informations, voir :
7.
Le fichier est enregistré en tant que fichier CSV au format UTF-8.
Avec certaines versions, il n'est pas possible d'enregistrer un fichier CSV au format UTF-8. Dans un tel cas, effectuez les opérations depuis l'étape 8 après avoir enregistré le fichier en tant que fichier CSV.
8.
Ouvrez le fichier CSV dans un éditeur de texte de type Notepad.
Vérifiez que les données du fichier sont dans l'état prévu.
IMPORTANT
Soyez particulièrement vigilant lorsque vous entrez des chaînes contenant des caractères pouvant servir de séparateurs ou de guillemets.
9.
Enregistrez le fichier avec le codage de caractères [UTF-8].
Si vous pouvez choisir de joindre le BOM (Byte Order Mark), joignez le BOM.