操作注意事项(Address Book Management)

本节介绍使用本软件进行地址簿管理的注意事项。
地址簿规格因打印机类型而异。有关型号和类型支持的详细信息,请参见以下内容。
检查以下注意事项后再操作Address Book Management。

打印机设置

为了使用本软件管理打印机地址簿,必须更改打印机上的出厂默认设置。有关详细信息,请参见以下内容。

地址簿管理方法

当使用Address Book Management将地址簿发布给使用本软件的 Device Setting Values Management管理其地址簿的打印机时,地址簿的完整性可能会丢失。建议只使用其中一个功能来管理地址簿。

Address Book Management支持的地址列表

以下地址列表可以使用Address Book Management进行管理。

I 型:

可以为 I 型打印机管理以下地址列表。
Address List 1 至 Address List 10
One-Touch
须知
某些 I 型打印机中存在的以下地址列表无法使用本软件的Address Book Management进行管理。
Address List for Administrator
Personal Address List
User Group Address List

II 型:

可以为 II 型打印机管理以下地址列表。
Coded Dial
Favorites(某些型号为One-Touch)
须知
地址簿从本软件发布至 II 型打印机时,打印机中的所有工作流都会被删除。

III 型:

可以为 III 型打印机管理以下地址列表。
Address Book
One-touch Speed Dial
须知
地址簿从本软件发布至 III 型打印机时,打印机中的所有工作流都会被删除。

接收方的最大数量

每种打印机类型的规格如下所示。

地址列表

I 型:

最多可以将 1,600 个接收方和接收方组发布至单一地址列表。可以发布至 [Address List 1] - [Address List 10] 的接收方和地址组的总数是 1,600。

II 型:

最多可以将 300 个接收方和接收方组分发至地址簿。

III 型:

最多可以将 500 个接收方和接收方组分发至地址簿。

One-Touch

I 型:

最多可以将 200 个接收方和接收方组注册至one-touch。可以将在 Address Book Management 中注册至 [One-Touch] 的接收方分发至打印机的 [One-Touch]。

II 型:

最多可以将 19 个接收方和接收方组分发至 [Favorites](某些功能为 [One-Touch])。在Address Book Management中注册至 [One-Touch] 的接收方可以分发至打印机的 [Favorites](某些功能为 [One-Touch])。

III 型:

最多可以将 200 个接收方和接收方组注册至 [One-touch Speed Dial]。可以将在Address Book Management中注册至 [One-Touch] 的接收方分发至打印机的 [One-touch Speed Dial]。

接收方组

I 型:

最多可以将 256 个接收方注册至单一接收方组。可以在 [Destination Type] 中同时注册不同类型的接收方。

II 型:

可以将以下数量的接收方注册至单一接收方组。
[E-Mail]:100
[I-Fax]:100
[Fax]:299
须知
II 型设备注意以下内容。
可以将 [Destination Type] 显示 [E-Mail]、[I-Fax] 或 [Fax] 的接收方注册至接收方组。
无法将 [Destination Type] 中不同类型接收方的组合同时注册至单一接收方组。

III 型:

最多可以将 499 个接收方注册至单一接收方组。可以在 [Destination Type] 中同时注册不同类型的接收方。

备份地址列表

建议您预先使用本软件来备份地址列表。如果在使用本软件执行任务后,地址簿处于非预期状态,则可通过远程用户界面导出备份的地址列表,然后导入打印机,将地址簿还原至其原始状态。
注释
对于 I 型打印机,发布的最后地址列表或one-touch的备份会保留在打印机中。如果地址列表在发布后处于非预期状态,则打印机中的备份可以用于将地址列表还原至其先前的状态。然而,执行多地址列表的批量发布时,建议您使用本软件预先备份所有地址列表。例如,发布地址列表 1 至 10 时,如果最后发布的是地址列表 10,将仅在打印机中保存地址列表 10 的备份。

接收方规格

可以配置的设置因打印机类型而异。可以设置的字符的数量和类型也可能不同。本节介绍对可以根据类型设置的值有限制的项目。
注释
下表介绍可以使用的单字节字符(一个字符是一个字节)的最大数量。如果一个项目中可以使用多字节字符,则写入多字节字符的最大数量以及单字节字符的数量。
只有当要分发至的设备支持多字节字符,才可以使用多字节字符。
接收方打印机中不存在的项目的设置值不会分发至打印机。然而,将地址簿分发至此类打印机的任务的执行结果将会成功。

所有接收方类型共有的项目

项目
I 型
II 型
III 型
所有设备类型的有效值
[Name]
24 个字符(12 个多字节字符)
16 个字符(单字节和多字节字符)
16 个字符(8 个多字节字符)
16 个字符(8 个多字节字符)
如果单字节字符和多字节字符混合在一起,则字符总数必须在 16 个字符和 16 个字节之内。(单字节字符是 1 个字节,多字节字符是 2 个字节。)
[Furigana]
24 个字符
16 个字符
16 个字符
16 个字符
[Access Number]
您选择的 1 和 9999999 之间的数字
-
-
-

[Destination Type] 是 [E-Mail] 时

项目
I 型
II 型
III 型
所有设备类型的有效值
[E-Mail Address]
128 个字符
120 个字符 (ASCII: 0x20 - 0x7e)
120 个字符 (ASCII: 0x20 - 0x7e)
120 个字符 (ASCII: 0x20 - 0x7e)

[Destination Type] 是 [Fax] 时

包含 IP 传真*1接收方。
项目
I 型
II 型
III 型
所有设备类型的有效值
[Fax Number]
120 个字符 (ASCII: 0x20 - 0x7e)
120 个字符(数字、空格、* 和 #)
120 个字符(数字、空格、*、#、P、p、T、C、R)
您仅可以使用一个“T”和“C”。
您仅可以使用“R”作为第一个字符。
您不能使用空格作为第一个字符。
120 个字符(数字、空格、* 和 #)
[Subaddress]
20 个字符(数字、空格、* 和 #)
不能在字符串的开头使用空格。
-
-
-
[Password]
20 个字符(数字、空格、* 和 #)
-
-
-
*1 [Destination Type] 设置为 IP 传真的接收方不分发至不支持 IP 传真功能的打印机。然而,将地址簿分发至此类打印机的任务的执行结果将会成功。

[Destination Type] 是 [File] 时

项目
I 型
II 型
III 型
所有设备类型的有效值
[Protocol] *2
FTP
Windows (SMB)
Windows (IPX)
WebDAV
FTP
Windows (SMB)
FTP
Windows (SMB)
FTP
Windows (SMB)
[Host Name]
128 个字符(64 个多字节字符)
120 个字符(单字节和多字节字符)
FTP:
47 个字符 (ASCII: 0x20 - 0x7e)
Windows (SMB):
120 个字符(60 个多字节字符)
FTP:
47 个字符 (ASCII: 0x20 - 0x7e)
Windows (SMB):
120 个字符(60 个多字节字符)
如果单字节字符和多字节字符混合在一起,则字符总数必须在 120 个字符和 120 个字节之内。(单字节字符为 1 个字节,多字节字符为 2 个字节。)
[Folder Path]
255 个字符(127 个多字节字符)
120 个字符(单字节和多字节字符)
FTP:
120 个字符 (ASCII: 0x20 - 0x7e)
Windows (SMB):
120 个字符(60 个多字节字符)
FTP:
120 个字符 (ASCII: 0x20 - 0x7e)
Windows (SMB):
120 个字符(60 个多字节字符)
[User Name]
FTP:
24 个字符(12 个多字节字符)
Windows (SMB):
128 个字符(64 个多字节字符)
Windows (IPX):
24 个字符(12 个多字节字符)
WebDAV:
128 个字符(64 个多字节字符)
FTP:
32 个字符(10 个多字节字符)
Windows (SMB):
32 个字符(10 个多字节字符)
在全部两种情况下,同时使用全角字符和半角字符时,最多共计 32 个字节,其中半角字符计作 1 个字节,全角字符计作 3 个字节
FTP:
24 个字符
Windows (SMB):
24 个字符(12 个多字节字符)
FTP:
24 个字符(10 个多字节字符)
如果单字节字符和多字节字符混合在一起,则使用同时满足以下条件的字符。
字符总数必须在 24 个字节之内。(单字节字符为 1 个字节,多字节字符为 2 个字节时。)
字符总数必须在 32 个字节之内。(单字节字符为 1 个字节,多字节字符为 3 个字节时。)
Windows (SMB):
24 个字符(10 个多字节字符)
如果单字节字符和多字节字符混合在一起,则字符总数必须在 24 个字节之内。(单字节字符为 1 个字节,多字节字符为 3 个字节时。)
[Password]
24 个字符(某些型号为 32 个字符)
32 个字符 (ASCII: 0x20 - 0x7e)
FTP:
24 个字符
(ASCII: 0x20 - 0x7e)
Windows (SMB):
14 个字符
24 个字符 (ASCII: 0x20 - 0x7e)
*2 Windows (IPX) 和 WebDAV 接收方不会分发至非 I 型打印机。然而,将地址簿分发至此类打印机的任务的执行结果将会成功。

[Destination Type] 是 [I-Fax] 时 *3

项目
I 型
II 型
III 型
所有设备类型的有效值
[I-Fax Address]
128 个字符
120 个字符 (ASCII: 0x20 - 0x7e)
120 个字符 (ASCII: 0x20 - 0x7e)
120 个字符 (ASCII: 0x20 - 0x7e)
[Standard Field 1]
40 个字符
-
-
-
[Standard Field 2]
16 个字符
-
-
-
*3 [Destination Type] 设置为 [I-Fax] 的接收方不分发至不支持互联网传真功能的打印机。然而,将地址簿分发至此类打印机的任务的执行结果将会成功。

导入/导出地址列表

可导入至本软件的地址列表文件格式

Excel file (*.xlsx)
从本软件接收方列表中导出的 Excel 格式文件(“xlsx”扩展名)
CSV file (for applications) (*.csv)
从本软件接收方列表中导出的文件
CSV file (for printers) (*.csv)
从支持本格式的 I 型打印机中导出的文件
Proprietary format (*.abk)
从 I 型打印机中导出的“Custom Format”文件(“abk”扩展名)
有关导入步骤的详细信息,请参见以下内容。
须知
从 I 型打印机中导出的以下地址列表文件无法导入至本软件。(这些地址列表存在于某些 I 型型号。)
Personal Address List
User Group Address List

可从本软件导出的地址列表文件格式

在 [Data Management] 菜单 > [Address Books] > [Destination List] 页面上注册的接收方可以下列格式导出。以这些格式导出的地址列表不能导入至打印机。
Excel file (*.xlsx)
支持导出所有类型的接收方。“xlsx”是文件扩展名。
CSV file (for applications) (*.csv)
支持导出选定类型的接收方。
有关导出步骤的详细信息,请参见以下内容。
在 [Devices] 菜单 > [Backup Data] > [Address Books] > [Address Book Backup Data Management] 页面上注册的地址列表可以下列格式导出。以这些格式导出的地址列表可以导入至打印机。
I 型
CSV file (for printers) (*.csv)
Proprietary format (security level 1) (*.abk)
Proprietary format (security level 2) (*.abk)
非 I 型设备
Address book file (*.dcm)
有关导出步骤的详细信息,请参见以下内容。
须知
将地址列表导入至不同于源型号的型号进行备份时,检查地址列表中注册的接收方数量和接收方设置是否匹配导入接收方打印机在导出前的规格。有关更多信息,请参见打印机使用说明书。有关详细信息,请参见以下内容。
打印机使用说明书

编辑 CSV 文件的注意事项

编辑导出的 CSV 文件并将其导回至本软件时的注意事项如下所示。
注释
如果可以编辑 Excel 文件,建议将数据导出到 Excel 文件中。

使用文本编辑器时

确保在保存文件时将编码设置为 UTF-8。如果您可以指定是否附加 BOM(Byte Order Mark),请附加 BOM。

使用 Microsoft Excel 时

使用 Microsoft Excel 时,需要注意 CSV 文件的打开和保存。确保在打开文件时遵循此处描述的步骤。此外,还有必要在保存文件后,使用文本编辑器更改文件编码。
须知
如果您使用非此处描述的步骤打开文件,则可能会发生以下问题。
以 0 开头的数字的值自动转换为以非 0 数字开头的值。例如,以区号开头的传真号码的前导 0 将会丢失。此类文件导入至本软件或打印机时,传真号码将会被自动转换后的值所覆盖,这可能导致传真被发送至非预期的接收方。
格式在保存文件时受损。
注释
有关操作方法的详细信息,请参见 Microsoft Excel 的使用说明书。另请注意,使用的菜单结构和术语可能不同于此处指示的描述,具体取决于 Microsoft Excel 的版本。
CSV 文件或许能够以 UTF-8 格式进行保存,具体取决于 Microsoft Excel 的版本。
1.
启动 Excel。
2.
创建新书。
3.
选择 [Data] 菜单中的 [Text File] > [Get External Data]。
4.
在文件选择窗口中打开目标 CSV 文件。
数据导入向导随即显示。
注释
如果 CSV 文件不在列表中显示,请更改设置,使得所有文件显示出来。
5.
在向导中配置每种设置。
在第一个屏幕上选择 [Delimited]。
其他设置无需更改。
在第二个屏幕上确认以下设置。
[Delimiters]
选择 [Comma]。取消选择其他项目。
[Treat consecutive delimiters as one]
取消选择此项。
[Text qualifier]
选择 ["]。
在第三个屏幕上,滚动 [Data preview] 直至显示接收方数据行,选择所有列并选择 [Column data format] 中的 [Text]。
单击 [Finish]。
单击 [Import Data] 窗口中现有工作表的 A1 单元格,并单击 [OK]。
导入 CSV 文件的数据。确认导入的数据处于预期的状态。
6.
编辑数据。
如果未在标头中将“# CharSet”设为“UTF-8”,请将其更改为“UTF-8”。
编辑 CSV 文件时,请注意以下事项。有关详细信息,请参见下文。
7.
文件将另存为 UTF-8 格式的 CSV 文件。
根据版本的不同,可能无法保存 UTF-8 格式的 CSV 文件。在这种情况下,请在将文件另存为 CSV 文件后从步骤 8 开始执行操作。
8.
在记事本等文本编辑器中打开 CSV 文件。
确认文件中的数据处于预期的状态。
须知
您输入的字符串包含可能用作分隔符或引号的字符时,需要特别注意。
9.
保存将 [UTF-8] 设置为字符编码的文件。
如果您可以指定是否附加 BOM(Byte Order Mark),请附加 BOM。