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E0HY-005

Transférer des documents de fax entrants à la Espace avancé

Cette section décrit comment transférer des documents de fax entrants vers un fichier de la Espace avancé enregistré sur le carnet d’adresses.
Effectuez les étapes 1 à 3 dans l'ordre.
Cette section décrit la « procédure de transfert de documents de fax entrants sur laEspace avancé » dans les cas de figure suivants :
 Transférer des documents faxés depuis la société A (nº de fax 0011111111) vers le dossier « Fax depuis la société A » de la Espace avancé
 Transférer des documents faxés depuis des sociétés autres que la société A au dossier « FAX » de la Espace avancé
 Notifier l’utilisateur B par e-mail lorsque des documents faxés entrants sont transférés dans la Espace avancé
Mouvement de documents de fax entrants après la configuration des réglages de transfert
REMARQUE
Vérifiez d’abord que les réglages suivants ont été effectués :
Que les fax peuvent être utilisés
Que les fonctions d’envoi sont activées
Que les réglages réseau ont été configurés
Que vous pouvez accéder à l’interface utilisateur distante
La Espace avancé est publiquement disponible à travers le protocole SMB.
Les écrans peuvent varier selon votre modèle et les options installées.

Étape 1 : Enregistrer le destinataire du transfert dans le carnet d’adresses

Enregistrer le dossier « Fax depuis la société A » dans le carnet d’adresses
Enregistrer le dossier « FAX » sur le carnet d’adresses
Enregistrer l’adresse d’e-mail de M./Me. B sur le carnet d’adresses

Enregistrer le dossier « Fax depuis la société A » dans le carnet d’adresses

1
Sur l'écran <Menu principal>, appuyez sur <Réglages dest./transf.>.
2
Appuyez sur <Mémoriser les destinations>  <Mémor. nouv. dest.>.
3
Appuyez sur <Fichier>.
4
Saisissez les informations du dossier « Fax depuis la société A ».
<Nom>
Saisissez le nom du destinataire que vous souhaitez voir sur le carnet d’adresse. Ici, « Fax de la société A » est saisi.
Appuyez sur <Nom> , saisissez le nom du destinataire, et appuyez sur <OK>.
Où mémoriser les destinataires
Sélectionnez un destinataire dans <Liste d'adr. perso.>, liste d'adresses du groupe d'utilisateurs, <Liste d'adresses 1> sur <Liste d'adresses 10> ou <Liste d'adresses pour l'administrateur>.
Lorsque vous mémorisez des destinataires pour votre propre usage, sélectionnez <Liste d'adr. perso.>.
Lorsque vous mémorisez des destinataires que seul un administrateur peut modifier, sélectionnez <Liste d'adresses pour l'administrateur>.
Pour partager un destinataire avec un groupe de l’utilisateur enregistré, sélectionnez la liste d’adresses du groupe de l’utilisateur enregistré.
REMARQUE
<Liste d'adresses 1> à <Liste d'adresses 10> peut être relié à 10 carnets d’adresses. L’enregistrement de destinataires sur des listes d’adresses pour chaque service ou partenaire commercial facilite la recherche de destinataires lorsque vous les spécifiez. Cela facilite aussi la gestion des listes d’adresses en renommant simplement un service ou un partenaire commercial.
<Protocole>
Ici, <Windows (SMB)> est sélectionné.
REMARQUE
Lorsque vous sélectionnez <Windows (SMB)>, les boutons <Rechercher hôte> et <Parcourir> apparaissent. Cela facilite la spécification de la Espace avancé lorsque vous naviguez ou recherchez sur un réseau.
Vous ne pouvez utiliser <Parcourir> que si <1.0> est réglé sur <Oui> dans <Spécifier version client SMB>.
Vous pouvez enregistrer jusqu’à cinq serveurs de répertoire à utiliser avec <Parcourir>.
<Nom d'hôte>
Saisissez le nom d’hôte pour la Espace avancé. Saisissez l’adresse de bouclage ou l’adresse IP spécifiée sur l'appareil. Pour envoyer en utilisant une adresse de bouclage, saisissez le <Nom d'hôte> comme indiqué ci-dessous.
Au format IPv4 :
Lorsque le dossier « Fax de la société A » est dans un espace partagé : \\127.0.0.1\share
Lorsque le dossier « Fax de la société A » est dans un espace personnel : \\127.0.0.1\users
Au format IPv6 :
Lorsque le dossier « Fax de la société A » est dans un espace partagé : \\[::1]\share
Lorsque le dossier « Fax de la société A » est dans un espace personnel : \\[::1]\users
<Chemin du dossier>
Cela spécifie où le dossier « Fax de la société A » se trouve dans l’espace partagé ou l'espace personnel.
REMARQUE
Si vous réglez <Protocole> sur <Windows (SMB)> puis que vous spécifiez un dossier qui n’existe pas dans <Chemin du dossier>, un dossier sera automatiquement créé et le fichier sera enregistré dans le dossier créé. Cependant, si vous avez spécifié des dossiers qui n’existent pas sur plusieurs niveaux, une erreur d’envoi se produit.
<Nom d'utilisateur>
Si vous utilisez la Espace avancé avec l’authentification activée (« Auth. Oui »), saisissez le nom d’utilisateur utilisé lors de la connexion à la Espace avancé.
<Mot de passe>
Si vous utilisez la Espace avancé avec l'authentification activée (« Auth. Oui »), saisissez le mot de passe correspondant au nom d’utilisateur.
<Confirmer avant l'envoi>
Si vous réglez <Confirmer avant l'envoi> sur ON, un écran apparaît, demandant un mot de passe avant l’envoi du fichier, même si vous avez déjà saisi le mot de passe dans <Mot de passe>.
REMARQUE
Si vous spécifiez un destinataire avec l’option <Confirmer avant l'envoi> activée comme destinataire de transfert, l’écran de saisie du mot de passe ne s’affiche pas. Le fichier est transféré à l’aide du mot de passe enregistré.
5
Appuyez sur <Vérifier la connexion> pour vérifier la connexion.
6
Appuyez sur <OK>  <Fermer>.

Enregistrer le dossier « FAX » sur le carnet d’adresses

1
Sur l'écran <Menu principal>, appuyez sur <Réglages dest./transf.>.
2
Appuyez sur <Mémoriser les destinations>  <Mémor. nouv. dest.>.
3
Appuyez sur <Fichier>.
4
Saisissez les informations du dossier « FAX ».
<Nom>
Saisissez le nom de destinataire que vous voulez voir sur le carnet d’adresses. Ici, « Emplacement FAX » est saisi.
Appuyez sur <Nom> , saisissez le nom du destinataire, puis appuyez sur <OK>.
Où mémoriser les destinataires
Sélectionnez un destinataire dans <Liste d'adr. perso.>, liste d'adresses du groupe d'utilisateurs, <Liste d'adresses 1> sur <Liste d'adresses 10> ou <Liste d'adresses pour l'administrateur>.
Lorsque vous mémorisez des destinataires pour votre propre usage, sélectionnez <Liste d'adr. perso.>.
Lorsque vous mémorisez des destinataires que seul un administrateur peut modifier, sélectionnez <Liste d'adresses pour l'administrateur>.
Pour partager un destinataire avec un groupe de l’utilisateur enregistré, sélectionnez la liste d’adresses du groupe de l’utilisateur enregistré.
REMARQUE
<Liste d'adresses 1> à <Liste d'adresses 10> peut être relié à 10 carnets d’adresses. L’enregistrement de destinataires sur des listes d’adresses pour chaque service ou partenaire commercial facilite la recherche de destinataires lorsque vous les spécifiez. Cela facilite aussi la gestion des listes d’adresses en renommant simplement un service ou un partenaire commercial.
<Protocole>
Ici, sélectionnez <Windows (SMB)>.
REMARQUE
Lorsque vous sélectionnez <Windows (SMB)>, les boutons <Rechercher hôte> et <Parcourir> apparaissent. Cela facilite la spécification de la Espace avancé lorsque vous naviguez ou recherchez sur un réseau.
Vous ne pouvez utiliser <Parcourir> que si <1.0> est réglé sur <Oui> dans <Spécifier version client SMB>.
Vous pouvez enregistrer jusqu’à cinq serveurs de répertoire à utiliser avec <Parcourir>.
<Nom d'hôte>
Saisissez le nom d’hôte pour la Espace avancé. Saisissez l’adresse de bouclage ou l’adresse IP spécifiée sur l'appareil. Pour envoyer en utilisant une adresse de bouclage, saisissez le <Nom d'hôte> comme indiqué ci-dessous.
Au format IPv4 :
lorsque le dossier « FAX » est dans un espace partagé : \\127.0.0.1\share
Lorsque le dossier « FAX » est dans un espace personnel : \\127.0.0.1\users
Au format IPv6 :
lorsque le dossier « FAX » est dans un espace partagé : \\[::1]\share
Lorsque le dossier « FAX » est dans un espace personnel : \\[::1]\users
<Chemin du dossier>
Cela spécifie où le dossier « FAX » se trouve dans l’espace partagé ou l'espace personnel.
REMARQUE
Si vous réglez <Protocole> sur <Windows (SMB)> puis que vous spécifiez un dossier qui n’existe pas dans <Chemin du dossier>, un dossier sera automatiquement créé et le fichier sera enregistré dans le dossier créé. Cependant, si vous avez spécifié des dossiers qui n’existent pas sur plusieurs niveaux, une erreur d’envoi se produit.
<Nom d'utilisateur>
Si vous utilisez la Espace avancé avec l’authentification activée (« Auth. Oui »), saisissez le nom d’utilisateur utilisé lors de la connexion à la Espace avancé.
<Mot de passe>
Si vous utilisez la Espace avancé avec l'authentification activée (« Auth. Oui »), saisissez le mot de passe correspondant au nom d’utilisateur.
<Confirmer avant l'envoi>
Si vous réglez <Confirmer avant l'envoi> sur ON, un écran apparaît, demandant un mot de passe avant l’envoi du fichier, même si vous avez déjà saisi le mot de passe dans <Mot de passe>.
REMARQUE
Si vous spécifiez un destinataire avec l’option <Confirmer avant l'envoi> activée comme destinataire de transfert, l’écran de saisie du mot de passe ne s’affiche pas. Le fichier est transféré à l’aide du mot de passe enregistré.
5
Appuyez sur <Vérifier la connexion> pour vérifier la connexion.
6
Appuyez sur <OK>  <Fermer>.

Enregistrer l’adresse d’e-mail de M./Me. B sur le carnet d’adresses

1
Sur l'écran <Menu principal>, appuyez sur <Réglages dest./transf.>.
2
Appuyez sur <Mémoriser les destinations>  <Mémor. nouv. dest.>.
3
Appuyez sur <E-mail>.
4
Saisissez les informations pour « Adresse e-mail de M./Me. B ».
<Nom>
Saisissez le nom de destinataire que vous voulez voir dans le carnet d’adresses. Ici, « E-mail de B » est saisi.
Appuyez sur <Nom> , saisissez le nom du destinataire, puis appuyez sur <OK>.
Où mémoriser les destinataires
Sélectionnez un destinataire dans <Liste d'adr. perso.>, liste d'adresses du groupe d'utilisateurs, <Liste d'adresses 1> sur <Liste d'adresses 10> ou <Liste d'adresses pour l'administrateur>.
Lorsque vous mémorisez des destinataires pour votre propre usage, sélectionnez <Liste d'adr. perso.>.
Lorsque vous mémorisez des destinataires que seul un administrateur peut modifier, sélectionnez <Liste d'adresses pour l'administrateur>.
Pour partager un destinataire avec un groupe de l’utilisateur enregistré, sélectionnez la liste d’adresses du groupe de l’utilisateur enregistré.
REMARQUE
<Liste d'adresses 1> à <Liste d'adresses 10> peut être relié à 10 carnets d’adresses. L’enregistrement de destinataires sur des listes d’adresses pour chaque service ou partenaire commercial facilite la recherche de destinataires lorsque vous les spécifiez. Cela facilite aussi la gestion des listes d’adresses en renommant simplement un service ou un partenaire commercial.
<Adresse e-mail>
Saisissez l'adresse d’e-mail de M./Me. B.
<Fragmenter données>
Lorsque la taille d’un fichier dépasse la limite de transmission d’e-mail, vous pouvez choisir de diviser le fichier soit en taille, soit en pages.
Lorsque vous réglez cette option sur <Oui>, le fichier est divisé de sorte qu’il ne dépasse plus la limite, et il est envoyé en plusieurs envois. Le logiciel d’e-mail du destinataire doit prendre en charge une fonction pour ré-assembler le fichier reçu.
Lorsque vous réglez cette option sur <Non>, le nombre de pages envoyé à chaque fois est réduit, et les pages sont envoyées en plusieurs e-mails. Par exemple, un fichier de 10 pages est divisé en deux, et envoyé en deux fichiers de 5 pages, de sorte que le destinataire reçoit deux e-mails. Cependant, si le fichier ne contient aucune page (par ex., image JPEG), une erreur d’envoi se produit.
5
Appuyez sur <OK>  <Fermer>.
REMARQUE
Avant de configurer les réglages de transfert, utilisez la fonction <Lire et Envoyer> pour vérifier que le fichier est définitivement arrivé chez le destinataire mémorisé.

Étape 2 : Configurer les réglages de transfert pour les documents faxés entrants

1
Connectez-vous en tant qu’administrateur sur le panneau de commande de cet appareil. Se connecter en tant qu'administrateur
2
Sur l'écran <Menu principal>, appuyez sur (Réglages/Enregistrement).
3
Appuyez sur <Réglages de fonction> <Recevoir/Transférer> <Réglages communs> <Réglages de transfert>.
4
Appuyez sur <Mémoriser>.
5
Appuyez sur <Nom de condition>, saisissez « Fax de la société A », puis appuyez sur <OK>.
6
Appuyez sur <Conditions de transfert>, définissez les conditions de transfert pour le ou les destinataires, puis appuyez sur <OK>.
Dans <Méth. réception :>, sélectionnez <Fax : Ligne partagée>.
Dans <Numéro de fax>, sélectionnez <Egal à> dans le menu déroulant, puis utilisez les touches numériques pour saisir le numéro de fax pour « Fax de la société A » (0011111111).
REMARQUE
Le numéro d’enregistrement de base pour un fax de destination peut utiliser un préfixe zéro, un espace ou un indicatif de pays. Les conditions de transfert varient en fonction de l’utilisation de ces caractères. Si leur utilisation ou non n’est pas claire, sélectionnez <Contient> sans sélectionner <Egal à>.
7
Appuyez sur <Transféré à>  <Carnet d'adresses>.
8
Sélectionnez les « Fax de la société A » comme destinataire de transfert et appuyez sur <OK>.
9
Appuyez sur <Nom du fichier>, saisissez « Fax de la société A », puis appuyez sur <OK>.
REMARQUE
Pour le nom de fichier, saisissez le nom de fichier utilisé pour stocker le fichier sur le serveur de fichiers du destinataire de transfert. Vous pouvez utiliser n’importe quel nom.
Un tampon date/heure de numérisation de fichier est ajouté à la fin du nom de fichier. Si aucun nom n’est spécifié, seul le tampon date/heure de numérisation de fichier est ajouté, et ne peut pas être supprimé.
10
Appuyez sur <PDF>, sélectionnées les options appropriées pour l’application du fichier, puis appuyez sur <OK>.
Ici, <Formater en PDF/A> est sélectionné.
11
Appuyez sur <OK>.
12
Sélectionnez « Fax de la société A », appuyez sur <Valider/Invalider> et réglez la condition de transfert sur <Oui>.
Les « documents faxés de la société A » sont transférés vers le dossier « Fax de la société A » dans la Espace avancé.
Ensuite, configurez les réglages de transfert des « documents faxés de sociétés autres que la société A ».
REMARQUE
Si ce réglage est sur <Non>, les documents sont imprimés sans être transférés vers un serveur de fichiers.
13
Appuyez sur <Transf. sans conditions>.
REMARQUE
Pour transférer tous les autres documents de fax entrants ne répondant pas aux conditions de transfert, sélectionnez <Transf. sans conditions>.
14
Appuyez sur <Transféré à>  <Carnet d'adresses>.
15
Sélectionnez l’ « emplacement de FAX » comme destinataire de transfert et appuyez sur <OK>.
16
Appuyez sur <PDF>, sélectionnez les options appropriées pour l’application du fichier puis appuyez sur <OK>  <OK>.
Ici, <Formater en PDF/A> est sélectionné.
17
Sélectionnez « Fax de la société A », appuyez sur <Valider/Invalider> et réglez la condition de transfert sur <Oui>.
Les « documents faxés de sociétés autres que la société A » sont transférés vers le dossier « FAX » dans la Espace avancé.
18
Appuyez sur <Fermer>.

Étape 3 : Configurer les notifications de transfert terminé

Configurez les réglages de notification par e-mail depuis l’interface utilisateur distante. Connectez-vous comme administrateur pour configurer les réglages.
Configurer les notifications par e-mail pour le dossier « Fax de la société A »
Configurer les notifications par e-mail pour le dossier « FAX »

Configurer les notifications par e-mail pour le dossier « Fax de la société A »

1
Ouvrez l'interface utilisateur distante et connectez-vous en tant qu'administrateur. Ouvrir l'interface utilisateur distante
2
Sur la page Portail, cliquez sur [Réglages/Enregistrement].
3
Cliquez sur [Mémoriser/Accéder aux fichiers] [Réglages d'espace avancé] [Réglages TX URI].
4
Cliquer sur [Activer].
Le statut de notification passe à [Activé] et tous les réglages TX URI enregistrés sont activés.
5
Cliquer sur [Mémoriser nouveau...].
6
Configurez les notifications par e-mail pour le dossier « Fax de la société A ».
[Chemin du dossier]
Saisissez le chemin du dossier auxquelles les notifications seront envoyées.
Lorsque le dossier « Fax de la société A » est dans un espace partagé :
\\ « Adresse IP de cet appareil »\share\« nom d’un dossier dans l'espace partagé »
Lorsque le dossier « Fax de la société A » est dans un espace personnel :
\\« Adresse IP de cet appareil »\users\« nom d’un dossier dans l'espace personnel »
[Séquencement de notification]
Dans ce cas, vous voulez être notifié lorsque des documents faxés entrants sont transférés. Donc, cochez la case [Lorsqu'une adresse de boucle a été spécifiée pour envoi ou transfert].
Destinataire
Spécifiez le destinataire d’e-mail. Dans ce cas, cliquez sur [Choisir le destinataire] « E-mail de M./Me. B. » [OK] pour régler le destinataire.
[Objet]
Saisissez l’objet de la notification par e-mail.
[Pages intérieures]
Saisissez le texte de la notification par e-mail.
7
Cliquer sur [OK].
Cela permet d’assurer que les notifications de transfert par e-mail sont envoyées à « l’adresse d’e-mail de M./Me. B » lorsque des documents de fax entrants sont transférés au dossier « Fax de la société A ». Vérifiez les documents de fax entrants si nécessaire.

Configurer les notifications par e-mail pour le dossier « FAX »

1
Ouvrez l'interface utilisateur distante et connectez-vous en tant qu'administrateur. Ouvrir l'interface utilisateur distante
2
Sur la page Portail, cliquez sur [Réglages/Enregistrement].
3
Cliquez sur [Réglages de fonction] [Mémoriser/Accéder aux fichiers] [Réglages d'espace avancé] [Réglages TX URI].
4
Cliquer sur [Activer].
Le statut de notification passe à [Activé] et tous les réglages TX URI enregistrés sont activés.
5
Cliquer sur [Mémoriser nouveau...].
6
Configurez les notifications par e-mail pour le dossier « FAX ».
[Chemin du dossier]
Saisissez le chemin du dossier auxquelles les notifications seront envoyées.
Lorsque le dossier « FAX » est dans un espace partagé :
\\ « Adresse IP de cet appareil »\share\« nom d’un dossier dans l'espace partagé »
Lorsque le dossier « FAX » est dans un espace personnel :
\« Adresse IP de cet appareil »\users\« nom d’un dossier dans l'espace personnel »
[Séquencement de notification]
Dans ce cas, vous voulez être notifié lorsque des documents faxés entrants sont transférés. Donc, cochez la case [Lorsqu'une adresse de boucle a été spécifiée pour envoi ou transfert].
Destinataire
Spécifiez le destinataire d’e-mail. Dans ce cas, cliquez sur [Choisir le destinataire] « E-mail de M./Me. B. » [OK] pour régler le destinataire.
[Objet]
Saisissez l’objet de la notification par e-mail.
[Pages intérieures]
Saisissez le texte de la notification par e-mail.
7
Cliquer sur [OK].
Cela permet d’assurer que les notifications de transfert par e-mail sont envoyées à « l’adresse d’e-mail de l’utilisateur B » lorsque des documents de fax entrants sont transférés au dossier « FAX ». Vérifiez les documents de fax entrants si nécessaire.