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E0J3-005

Encaminhar documentos de fax recebidos ao Advanced Box

Esta seção descreve como encaminhar um documento de fax recebido a uma pasta do Advanced Box registrada no catálogo de endereços.
Siga as etapas de 1 a 3 em ordem.
Esta seção descreve o "procedimento para encaminhar documentos de fax recebidos ao Advanced Box" nas seguintes situações:
 Encaminhar documentos de fax de uma empresa A (fax no. 0011111111) à pasta "Faxes da empresa A" no Advanced Box
 Encaminhar documentos de fax de empresas diferentes da empresa A para a pasta "FAX" no Advanced Box
 Notificar usuário B por e-mail quando os documentos de fax forem encaminhados ao Advanced Box
Transferência dos documentos de fax recebidos depois de configurar os ajustes de encaminhamento
NOTA
Primeiro, verifique se os seguintes ajustes foram realizados:
É possível usar fax
As funções de Enviar estão habilitadas
As configurações de rede foram feitas
Você pode acessar a UI remota
O Advanced Box está disponível publicamente por meio do protocolo SMB.
As telas podem variar dependendo do modelo e das opções instaladas.

Etapa 1: Registrar o destino de encaminhamento no catálogo de endereços

Registrar a pasta "Faxes da empresa A" no catálogo de endereços
Registrar a pasta "FAX" no catálogo de endereços
Registrar o endereço de e-mail do usuário B no catálogo de endereços

Registrar a pasta "Faxes da empresa A" no catálogo de endereços

1
Na tela <Main Menu>, pressione <Dest./Fwd. Settings>.
2
Pressione <Register Destinations>  <Register New Destination>.
3
Pressione <File>.
4
Digite as informações da pasta “Faxes da empresa A”.
<Name>
Digite o nome de destino que deseja visualizar no catálogo de endereços. Aqui, “Faxes da empresa A” está inserido.
Pressione <Name> , digite o nome do destino e pressione <OK>.
Onde registrar os destinos
Selecione um destino em <Personal Address List>, lista de endereços de grupo de usuários, <Address List 1> para <Address List 10> ou <Address List for Administrator>.
Quando registrar destinos para seu próprio uso, selecione <Personal Address List>.
Quando registrar destinos que apenas um administrador pode editar, selecione <Address List for Administrator>.
Para compartilhar o destino com um grupo de usuários registrado, selecione a lista de endereços de grupo de usuários registrado.
NOTA
<Address List 1> para <Address List 10> pode ser vinculado com 10 catálogos de endereços. Registrar destinos nas listas de endereços de cada departamento ou parceiro de negócios facilita encontrar os destinos e especificá-los. Também facilita gerenciar as listas de endereços, simplesmente renomeando um departamento ou parceiro de negócios.
<Protocol>
Aqui <Windows (SMB)> está selecionado.
NOTA
Ao selecionar <Windows (SMB)>, os botões <Search Host> e <Browse> aparecem. Isso facilita especificar o Advanced Box ao pesquisar ou navegar em uma rede.
Você só pode usar <Browse> e <1.0> estiver definido como <On> em <Specify SMB Client Version>.
Você pode registrar até cinco servidores de Directory para serem usados com <Browse>.
<Host Name>
Digite o nome do host para o Advanced Box. Digite o endereço loopback ou o endereço IP especificado na máquina. Para enviar usando o endereço loopback, digite o <Host Name> como se mostra abaixo.
No formato IPv4:
Quando a pasta "Faxes da empresa A" estiver num espaço compartilhado: \\127.0.0.1\share
Quando a pasta "Faxes da empresa A" estiver num espaço pessoal: \\127.0.0.1\users
No formato IPv6:
Quando a pasta "Faxes da empresa A" estiver num espaço compartilhado: \\[::1]\share
Quando a pasta "Faxes da empresa A" estiver num espaço pessoal: \\[::1]\users
<Folder Path>
Isso especifica quando a pasta “Faxes da empresa A” está no espaço compartilhado ou pessoal.
NOTA
Se configurar o <Protocol> como <Windows (SMB)> e depois especificar uma pasta não existente no <Folder Path>, uma pasta é criada automaticamente e o arquivo é salvo nessa pasta. Contudo, se especificou pastas não existentes em múltiplos níveis, aparece uma mensagem de erro.
<User Name>
Se estiver usando o Advanced Box com autenticação habilitada ("Auth. Yes"), digite o nome de usuário completo usado para fazer o login no Advanced Box.
<Password>
Se estiver usando o Advanced Box com autenticação habilitada ("Auth. Yes"), digite a senha correspondente ao nome de usuário.
<Confirm Before Sending>
Se <Confirm Before Sending> for colocado em ON, aparece uma tela solicitando uma senha antes de enviar o arquivo, mesmo se você já digitou a senha em <Password>.
NOTA
Se especificar um destino com <Confirm Before Sending> habilitado como destino de encaminhamento, a tela de inserção de senha não aparece. O arquivo é encaminhado usando a senha registrada.
5
Pressione <Check Connection> para verificar a conexão.
6
Pressione <OK> <Close>.

Registrar a pasta "FAX" no catálogo de endereços

1
Na tela <Main Menu>, pressione <Dest./Fwd. Settings>.
2
Pressione <Register Destinations>  <Register New Destination>.
3
Pressione <File>.
4
Digite as informações da pasta “FAX”.
<Name>
Digite o nome de destino que deseja visualizar no catálogo de endereços. Aqui se insere “FAX”.
Pressione <Name> , insira o nome do destino e pressione <OK>.
Onde registrar os destinos
Selecione um destino em <Personal Address List>, lista de endereços de grupo de usuários, <Address List 1> para <Address List 10> ou <Address List for Administrator>.
Quando registrar destinos para seu próprio uso, selecione <Personal Address List>.
Quando registrar destinos que apenas um administrador pode editar, selecione <Address List for Administrator>.
Para compartilhar o destino com um grupo de usuários registrado, selecione a lista de endereços de grupo de usuários registrado.
NOTA
<Address List 1> para <Address List 10> pode ser vinculado com 10 catálogos de endereços. Registrar destinos nas listas de endereços de cada departamento ou parceiro de negócios facilita encontrar os destinos e especificá-los. Também facilita gerenciar as listas de endereços, simplesmente renomeando um departamento ou parceiro de negócios.
<Protocol>
Aqui, selecione <Windows (SMB)>.
NOTA
Ao selecionar <Windows (SMB)>, os botões <Search Host> e <Browse> aparecem. Isso facilita especificar o Advanced Box ao pesquisar ou navegar em uma rede.
Você só pode usar <Browse> e <1.0> estiver definido como <On> em <Specify SMB Client Version>.
Você pode registrar até cinco servidores de Directory para serem usados com <Browse>.
<Host Name>
Digite o nome do host para o Advanced Box. Digite o endereço loopback ou o endereço IP especificado na máquina. Para enviar usando o endereço loopback, digite o <Host Name> como se mostra abaixo.
No formato IPv4:
Quando a pasta "FAX" estiver num espaço compartilhado: \\127.0.0.1\share
Quando a pasta "FAX" estiver num espaço pessoal: \\127.0.0.1\users
No formato IPv6:
Quando a pasta "FAX" estiver num espaço compartilhado: \\[::1]\share
Quando a pasta "FAX" estiver num espaço pessoal: \\[::1]\users
<Folder Path>
Isso especifica quando a pasta “FAX” está no espaço compartilhado ou pessoal.
NOTA
Se configurar o <Protocol> como <Windows (SMB)> e depois especificar uma pasta não existente no <Folder Path>, uma pasta é criada automaticamente e o arquivo é salvo nessa pasta. Contudo, se especificou pastas não existentes em múltiplos níveis, aparece uma mensagem de erro.
<User Name>
Se estiver usando o Advanced Box com autenticação habilitada ("Auth. Yes"), digite o nome de usuário completo usado para fazer o login no Advanced Box.
<Password>
Se estiver usando o Advanced Box com autenticação habilitada ("Auth. Yes"), digite a senha correspondente ao nome de usuário.
<Confirm Before Sending>
Se <Confirm Before Sending> for colocado em ON, aparece uma tela solicitando uma senha antes de enviar o arquivo, mesmo se você já digitou a senha em <Password>.
NOTA
Se especificar um destino com <Confirm Before Sending> habilitado como destino de encaminhamento, a tela de inserção de senha não aparece. O arquivo é encaminhado usando a senha registrada.
5
Pressione <Check Connection> para verificar a conexão.
6
Pressione <OK> <Close>.

Registrar o endereço de e-mail do usuário B no catálogo de endereços

1
Na tela <Main Menu>, pressione <Dest./Fwd. Settings>.
2
Pressione <Register Destinations>  <Register New Destination>.
3
Pressione <E-Mail>.
4
Digite as informações para "Endereço de e-mail do usuário B".
<Name>
Digite o nome de destino que deseja visualizar no catálogo de endereços. Aqui, “E-mail de B” está inserido.
Pressione <Name> , insira o nome do destino e pressione <OK>.
Onde registrar os destinos
Selecione um destino em <Personal Address List>, lista de endereços de grupo de usuários, <Address List 1> para <Address List 10> ou <Address List for Administrator>.
Quando registrar destinos para seu próprio uso, selecione <Personal Address List>.
Quando registrar destinos que apenas um administrador pode editar, selecione <Address List for Administrator>.
Para compartilhar o destino com um grupo de usuários registrado, selecione a lista de endereços de grupo de usuários registrado.
NOTA
<Address List 1> para <Address List 10> pode ser vinculado com 10 catálogos de endereços. Registrar destinos nas listas de endereços de cada departamento ou parceiro de negócios facilita encontrar os destinos e especificá-los. Também facilita gerenciar as listas de endereços, simplesmente renomeando um departamento ou parceiro de negócios.
<E-Mail Address>
Digite o endereço de e-mail do usuário B.
<Divide Data>
Quando o tamanho de um arquivo ultrapassa o limite para a transmissão do e-mail, você pode escolher dividir o arquivo com base no tamanho do arquivo ou nas páginas.
Quando isto está em <On>, o arquivo é dividido para que não ultrapasse o limite e seja enviado em várias entregas. O software de e-mail do destinatário deve ter uma função para reunir o arquivo recebido.
Quando isto está em <Off>, o número de páginas enviado por vez é reduzido e as páginas são enviadas em vários e-mails. Por exemplo, um arquivo de 10 páginas é dividido em dois e enviado como arquivos de 5 páginas, de modo que o destinatário recebe dois e-mails. Porém, se o arquivo não tiver nenhuma página (ex.: imagem JPEG), aparece um erro de envio.
5
Pressione <OK> <Close>.
NOTA
Antes de configurar os ajustes de encaminhamento, use a função <Scan and Send> para verificar se o arquivo chegou corretamente no destino registrado.

Etapa 2: Configurar o encaminhamento para documentos de fax recebidos

1
Inicie sessão como administrador no painel de controle deste equipamento. Conectando-se como administrador
2
Na tela <Main Menu>, pressione (Settings/Registration).
3
Pressione <Function Settings> <Receive/Forward> <Common Settings> <Forwarding Settings>.
4
Pressione <Register>.
5
Pressione <Condition Name>, insira “Faxes da empresa A” e pressione <OK>.
6
Pressione <Forwarding Conditions>, defina as condições para os destinos de encaminhamento e pressione <OK>.
Em <Receive Method:>, selecione <Fax: Line Shared>.
Em <Fax Number>, selecione <Equals> no menu suspenso e, depois, use o teclado numérico para digitar o número do fax para “Faxes da empresa A” (0011111111).
NOTA
O número básico de registro para um fax de destino pode usar um prefixo zero, um espaço ou um código de país. Dependendo de quais caracteres são usados, as condições de encaminhamento variam. Se não estiver claro se elas são usadas ou não, selecione <Contains> sem selecionar <Equals>.
7
Pressione <Forwarded To> <Address Book>.
8
Selecione os "Faxes da empresa A" registrados como destino de encaminhamento e pressione <OK>.
9
Pressione <File Name>, insira “Faxes da empresa A” e pressione <OK>.
NOTA
Para o nome do arquivo, digite o nome do arquivo usado para armazenar o arquivo no servidor de arquivos do destino de encaminhamento. Pode usar o nome que quiser.
O carimbo de data/hora de digitalização do arquivo é anexado no final do nome do arquivo. Se não se especificar nenhum nome, inclui-se apenas o carimbo de data/hora de digitalização do arquivo e não pode ser excluído.
10
Pressione <PDF>, selecione as opções apropriadas para o aplicativo do arquivo e pressione <OK>.
Aqui <Format to PDF/A> está selecionado.
11
Pressione <OK>.
12
Selecione "Faxes da empresa A", pressione <Validate/Invalidate> e configure a condição de encaminhamento em <On>.
Os “Documentos de fax enviados pela empresa A” são encaminhados à pasta "Faxes da empresa A" no Advanced Box.
Em seguida, defina as configurações de encaminhamento para “Documentos de fax enviados por empresas diferentes da empresa A”.
NOTA
Se isso estiver em <Off>, os documentos são impressos sem serem encaminhados a um servidor de arquivos.
13
Pressione <Forward without Conditions>.
NOTA
Para encaminhar todos os outros documentos de fax recebidos que não cumprem com as condições de encaminhamento, selecione <Forward without Conditions>.
14
Pressione <Forwarded To> <Address Book>.
15
Selecione a "Localização do FAX" registrada como destino de encaminhamento e pressione <OK>.
16
Pressione <PDF>, selecione as opções apropriadas para o aplicativo do arquivo e pressione <OK>  <OK>.
Aqui <Format to PDF/A> está selecionado.
17
Selecione "Faxes da empresa A", pressione <Validate/Invalidate> e configure a condição de encaminhamento em <On>.
Os “Documentos de fax de empresas diferentes da empresa A” são encaminhados para a pasta "FAX" no Advanced Box.
18
Pressione <Close>.

Etapa 3: Configurar as notificações de encaminhamento concluído

Configure a notificação por e-mail da UI remota. Faça o login como administrador para fazer as configurações.
Configurar as notificações por e-mail para a pasta “Faxes da empresa A”
Configurar as notificações por e-mail da pasta “FAX”

Configurar as notificações por e-mail para a pasta “Faxes da empresa A”

1
Abra a UI Remota e faça login como administrador. Abrindo a UI Remota
2
Na página do portal, clique em [Settings/Registration].
3
Clique em [Store/Access Files] [Advanced Box Settings] [URI TX Settings].
4
Clique em [Enable].
O status de notificação é alterado para [Enabled] e todas as configurações de URI TX são habilitadas.
5
Clique em [Register New...].
6
Configurar as notificações por e-mail para a pasta “Faxes da empresa A”.
[Folder Path]
Digite o caminho da pasta para onde deseja enviar as notificações.
Quando a pasta "Faxes da empresa A" está em um espaço compartilhado:
\\"O nome "\share\" do endereço IP deste equipamento de uma pasta no espaço compartilhado"
Quando a pasta "Faxes da empresa A" está em um espaço pessoal:
\\"O nome "\users\" do endereço IP deste equipamento de uma pasta no espaço pessoal"
[Notice Timing]
Aqui você quer receber notificações quando os documentos de fax são encaminhados, então, marque a caixa de seleção [When a loopback address has been specified to send or forward].
Destino
Especifique o destino do e-mail. Aqui clique em [Select Destination] "E-mail de B" [OK] para definir o destino.
[Subject]
Insira um assunto para a notificação por e-mail.
[Content Pages]
Insira o texto da notificação por e-mail.
7
Clique em [OK].
Isso assegura que as notificações por e-mail de encaminhamento são enviadas ao “Endereço de e-mail do usuário B” quando os documentos de fax recebidos são encaminhados para a pasta “Faxes da empresa A”. Verifique os documentos de fax recebidos, se for necessário.

Configurar as notificações por e-mail da pasta “FAX”

1
Abra a UI Remota e faça login como administrador. Abrindo a UI Remota
2
Na página do portal, clique em [Settings/Registration].
3
Clique em [Function Settings] [Store/Access Files] [Advanced Box Settings] [URI TX Settings].
4
Clique em [Enable].
O status de notificação é alterado para [Enabled] e todas as configurações de URI TX são habilitadas.
5
Clique em [Register New...].
6
Configure as notificações por e-mail da pasta “FAX”.
[Folder Path]
Digite o caminho da pasta para onde deseja enviar as notificações.
Quando a pasta "FAX" está em um espaço compartilhado:
\\"O nome "\share\” do endereço IP deste equipamento de uma pasta no espaço compartilhado"
Quando a pasta "FAX" está em um espaço pessoal:
\\"O nome "\users\" do endereço IP deste equipamento de uma pasta no espaço pessoal"
[Notice Timing]
Aqui você quer receber notificações quando os documentos de fax são encaminhados, então, marque a caixa de seleção [When a loopback address has been specified to send or forward].
Destino
Especifique o destino do e-mail. Aqui clique em [Select Destination] "E-mail de B" [OK] para definir o destino.
[Subject]
Insira um assunto para a notificação por e-mail.
[Content Pages]
Insira o texto da notificação por e-mail.
7
Clique em [OK].
Isso assegura que as notificações por e-mail de encaminhamento são enviadas ao “Endereço de e-mail do usuário B” quando os documentos de fax recebidos são encaminhados para a pasta “FAX”. Verifique os documentos de fax recebidos, conforme o caso.