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E0J3-006

Encaminhar documentos de fax recebidos para uma pasta compartilhada

Esta seção descreve como encaminhar um documento de fax recebido a uma pasta compartilhada registrada no catálogo de endereços.
Siga as etapas de 1 e 2 em ordem.
Esta seção descreve o “procedimento para encaminhar documentos de fax recebidos a uma pasta compartilhada” nas seguintes situações:
 Encaminhar documentos de fax da empresa A (fax no. 0011111111) para o servidor da equipe de vendas
 Encaminhar documentos de fax de empresas diferentes da empresa A para o computador do usuário B no escritório de vendas (pasta compartilhada)
 Notificar o usuário B por e-mail quando os documentos de fax forem encaminhados
Transferência dos documentos de fax recebidos depois de configurar os ajustes de encaminhamento
NOTA
Primeiro, verifique se os seguintes ajustes foram realizados:
É possível usar fax
As funções de Enviar estão habilitadas
As configurações de rede foram feitas
As telas podem variar dependendo do modelo e das opções instaladas.

Etapa 1: Registrar o destino de encaminhamento no catálogo de endereços

Registrar a pasta "Servidor da Equipe de Vendas" no catálogo de endereços
Registrar uma “Pasta compartilhada no computador do usuário B” no catálogo de endereços
Registrar o endereço de e-mail do usuário B no catálogo de endereços

Registrar a pasta "Servidor da Equipe de Vendas" no catálogo de endereços

1
Na tela <Main Menu>, pressione <Dest./Fwd. Settings>.
2
Pressione <Register Destinations>  <Register New Destination>.
3
Pressione <File>.
4
Insira as informações do “Servidor da Equipe de Vendas”.
<Name>
Digite o nome de destino que deseja visualizar no catálogo de endereços. Aqui se insere “Servidor de equipe de vendas”.
Pressione <Name> digite o nome de destino e, em seguida, pressione <OK>.
Onde registrar os destinos
Selecione um destino em <Personal Address List>, lista de endereços de grupo de usuários, <Address List 1> para <Address List 10> ou <Address List for Administrator>.
Quando registrar destinos para seu próprio uso, selecione <Personal Address List>.
Quando registrar destinos que apenas um administrador pode editar, selecione <Address List for Administrator>.
Para compartilhar o destino com um grupo de usuários registrado, selecione a lista de endereços de grupo de usuários registrado.
NOTA
<Address List 1> para <Address List 10> pode ser vinculado com 10 catálogos de endereços. Registrar destinos nas listas de endereços de cada departamento ou parceiro de negócios facilita encontrar os destinos e especificá-los. Também facilita gerenciar as listas de endereços, simplesmente renomeando um departamento ou parceiro de negócios.
<Protocol>
Aqui <Windows (SMB)> está selecionado.
NOTA
Quando seleciona <Windows (SMB)>, os botões <Search Host> e <Browse> aparecem. Isso facilita especificar o servidor de arquivos ao pesquisar ou navegar em uma rede.
Você só pode usar <Browse> e <1.0> estiver definido como <On> em <Specify SMB Client Version>.
Você pode registrar até cinco servidores de Directory para serem usados com <Browse>.
<Host Name>
Digite o caminho para o servidor de arquivos.
Ex.: \\Nome do computador do servidor de arquivos\Departamento_Vendas
<Folder Path>
Para criar uma pasta para classificação no servidor de arquivos, digite o nome da pasta. Você também pode enviar o arquivo sem digitar um nome da pasta.
Ex.: \FAX_de_A
NOTA
Se configurar o <Protocol> como <Windows (SMB)> e depois especificar uma pasta não existente no <Folder Path>, uma pasta é criada automaticamente e o arquivo é salvo nessa pasta. Contudo, se especificou pastas não existentes em múltiplos níveis, aparece uma mensagem de erro.
<User Name>
Digite o nome de usuário usado para fazer o login no servidor de arquivos.
<Password>
Digite a senha para esse nome de usuário.
<Confirm Before Sending>
Se <Confirm Before Sending> for colocado em ON, aparece uma tela solicitando uma senha antes de enviar o arquivo, mesmo se você já digitou a senha em <Password>.
NOTA
Se especificar um destino com <Confirm Before Sending> habilitado como destino de encaminhamento, a tela de inserção de senha não aparece. O arquivo é encaminhado usando a senha registrada.
5
Pressione <Check Connection> para verificar a conexão.
6
Pressione <OK> <Close>.

Registrar uma “Pasta compartilhada no computador do usuário B” no catálogo de endereços

1
Na tela <Main Menu>, pressione <Dest./Fwd. Settings>.
2
Pressione <Register Destinations>  <Register New Destination>.
3
Pressione <File>.
4
Digite a informação para "Pasta compartilhada no computador do usuário B".
<Name>
Digite o nome de destino que deseja visualizar no catálogo de endereços. Aqui se insere “Pasta de B”.
Pressione <Name> , insira o nome do destino e pressione <OK>.
Onde registrar os destinos
Selecione um destino em <Personal Address List>, lista de endereços de grupo de usuários, <Address List 1> para <Address List 10> ou <Address List for Administrator>.
Quando registrar destinos para seu próprio uso, selecione <Personal Address List>.
Quando registrar destinos que apenas um administrador pode editar, selecione <Address List for Administrator>.
Para compartilhar o destino com um grupo de usuários registrado, selecione a lista de endereços de grupo de usuários registrado.
NOTA
<Address List 1> para <Address List 10> pode ser vinculado com 10 catálogos de endereços. Registrar destinos nas listas de endereços de cada departamento ou parceiro de negócios facilita encontrar os destinos e especificá-los. Também facilita gerenciar as listas de endereços, simplesmente renomeando um departamento ou parceiro de negócios.
<Protocol>
Aqui <Windows (SMB)> está selecionado.
NOTA
Quando seleciona <Windows (SMB)>, os botões <Search Host> e <Browse> aparecem. Isso facilita especificar o servidor de arquivos ao pesquisar ou navegar em uma rede.
Você só pode usar <Browse> e <1.0> estiver definido como <On> em <Specify SMB Client Version>.
Você pode registrar até cinco servidores de Directory para serem usados com <Browse>.
<Host Name>
Digite o caminho para a pasta compartilhada no computador do usuário B.
Ex.: \\Nome do computador\Digitalizar
<Folder Path>
Para criar uma pasta para classificação dentro da pasta compartilhada, digite o nome da pasta. Você também pode enviar o arquivo sem digitar um nome da pasta.
Ex.: \FAX
NOTA
Se configurar o <Protocol> como <Windows (SMB)> e depois especificar uma pasta não existente no <Folder Path>, uma pasta é criada automaticamente e o arquivo é salvo nessa pasta. Contudo, se especificou pastas não existentes em múltiplos níveis, aparece uma mensagem de erro.
<User Name>
Digite o nome de usuário usado para fazer login no computador do usuário B.
<Password>
Digite a senha para esse nome de usuário.
<Confirm Before Sending>
Se <Confirm Before Sending> for colocado em ON, aparece uma tela solicitando uma senha antes de enviar o arquivo, mesmo se você já digitou a senha em <Password>.
NOTA
Se especificar um destino com <Confirm Before Sending> habilitado como destino de encaminhamento, a tela de inserção de senha não aparece. O arquivo é encaminhado usando a senha registrada.
5
Pressione <Check Connection> para verificar a conexão.
6
Pressione <OK> <Close>.

Registrar o endereço de e-mail do usuário B no catálogo de endereços

1
Na tela <Main Menu>, pressione <Dest./Fwd. Settings>.
2
Pressione <Register Destinations>  <Register New Destination>.
3
Pressione <E-Mail>.
4
Digite as informações para "Endereço de e-mail do usuário B".
<Name>
Digite o nome de destino que deseja visualizar no catálogo de endereços. Aqui, “E-mail de B” está inserido.
Pressione <Name> , insira o nome do destino e pressione <OK>.
Onde registrar os destinos
Selecione um destino em <Personal Address List>, lista de endereços de grupo de usuários, <Address List 1> para <Address List 10> ou <Address List for Administrator>.
Quando registrar destinos para seu próprio uso, selecione <Personal Address List>.
Quando registrar destinos que apenas um administrador pode editar, selecione <Address List for Administrator>.
Para compartilhar o destino com um grupo de usuários registrado, selecione a lista de endereços de grupo de usuários registrado.
NOTA
<Address List 1> para <Address List 10> pode ser vinculado com 10 catálogos de endereços. Registrar destinos nas listas de endereços de cada departamento ou parceiro de negócios facilita encontrar os destinos e especificá-los. Também facilita gerenciar as listas de endereços, simplesmente renomeando um departamento ou parceiro de negócios.
<E-Mail Address>
Digite o endereço de e-mail do usuário B.
<Divide Data>
Quando o tamanho de um arquivo ultrapassa o limite para a transmissão do e-mail, você pode escolher dividir o arquivo com base no tamanho do arquivo ou nas páginas.
Quando isto está em <On>, o arquivo é dividido para que não ultrapasse o limite e seja enviado em várias entregas. O software de e-mail do destinatário deve ter uma função para reunir o arquivo recebido.
Quando isto está em <Off>, o número de páginas enviado por vez é reduzido e as páginas são enviadas em vários e-mails. Por exemplo, um arquivo de 10 páginas é dividido em dois e enviado como arquivos de 5 páginas, de modo que o destinatário recebe dois e-mails. Porém, se o arquivo não tiver nenhuma página (ex.: imagem JPEG), aparece um erro de envio.
5
Pressione <OK> <Close>.
NOTA
Antes de configurar os ajustes de encaminhamento, use a função <Scan and Send> para verificar se o arquivo chegou corretamente no destino registrado.

Etapa 2: Configurar o encaminhamento para documentos de fax recebidos

1
Inicie sessão como administrador no painel de controle deste equipamento. Conectando-se como administrador
2
Na tela <Main Menu>, pressione (Settings/Registration).
3
Pressione <Function Settings> <Receive/Forward> <Receive/Forward> <Forwarding Settings>.
4
Pressione <Register>.
5
Pressione <Condition Name>, insira “Faxes da empresa A” e pressione <OK>.
6
Pressione <Forwarding Conditions>, defina as condições para os destinos de encaminhamento e pressione <OK>.
Em <Receive Method:>, selecione <Fax: Line Shared>.
Em <Fax Number>, selecione <Equals> no menu suspenso e, depois, use o teclado numérico para digitar o número do fax para “Faxes da empresa A” (0011111111).
NOTA
O número básico de registro para um fax de destino pode usar um prefixo zero, um espaço ou um código de país. Dependendo de quais caracteres são usados, as condições de encaminhamento variam. Se não estiver claro se elas são usadas ou não, selecione <Contains> sem selecionar <Equals>.
7
Pressione <Forwarded To> <Address Book>.
8
Selecione o "Servidor da Equipe de Vendas" registrado como destino de encaminhamento e pressione <OK>.
9
Pressione <File Name>, insira “Faxes da empresa A” e pressione <OK>.
NOTA
Para o nome do arquivo, digite o nome do arquivo usado para armazenar o arquivo no servidor de arquivos do destino de encaminhamento. Pode usar o nome que quiser.
O carimbo de data/hora de digitalização do arquivo é anexado no final do nome do arquivo. Se não se especificar nenhum nome, inclui-se apenas o carimbo de data/hora de digitalização do arquivo e não pode ser excluído.
10
Pressione <Forwarding Done Notice>.
11
Selecione o endereço de e-mail do usuário B e, em seguida, pressione <OK> <OK>.
Isso assegura que as notificações por e-mail de encaminhamento são enviadas ao “Endereço de e-mail do usuário B” quando os documentos de fax recebidos são encaminhados para o “Servidor da Equipe de Vendas”. Verifique os documentos de fax recebidos, se for necessário.
12
Selecione "Faxes da empresa A" e pressione <Validate/Invalidate> para ajustá-lo em <On>.
Os “Documentos de fax da empresa A” são encaminhados para o “Servidor da Equipe de Vendas”.
Em seguida, defina as configurações de encaminhamento para “Documentos de fax enviados por empresas diferentes da empresa A”.
NOTA
Se isso estiver em <Off>, os documentos são impressos sem serem encaminhados a um servidor de arquivos.
13
Pressione <Forward without Conditions>.
NOTA
Para encaminhar todos os outros documentos de fax recebidos que não cumprem com as condições de encaminhamento, selecione <Forward without Conditions>.
Se você não especificar as configurações de <Forward without Conditions>, os documentos de fax recebidos de empresas diferentes da empresa A são impressos ou retidos na memória sem ser encaminhados.
14
Pressione <Forwarded To> <Address Book>.
15
Selecione a "Pasta de B" registrada como destino de encaminhamento e pressione <OK>.
16
Pressione <Forwarding Done Notice>.
17
Selecione o endereço de e-mail do usuário B e, em seguida, pressione <OK> <OK>.
Isso assegura que as notificações por e-mail de encaminhamento são enviadas ao “Endereço de e-mail do usuário B” quando os documentos de fax recebidos são encaminhados para a “Pasta de B”. Verifique os documentos de fax recebidos, conforme o caso.
18
Selecione "Encaminhar sem condições", pressione <Validate/Invalidate> e configure a condição de encaminhamento em <On>.
Os “Documentos de fax de empresas diferentes da empresa A” são encaminhados para a “Pasta de B”.
NOTA
Se isso estiver em <Off>, os documentos são impressos sem serem encaminhados a um servidor de arquivos.
19
Pressione <Close>.