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将来电传真文档转发到共享文件夹

本节介绍如何将来电传真文档转发到地址簿中注册的共享文件夹。

依序执行步骤1至2。

本节介绍在以下场景中“将来电传真文档转发到共享文件夹的步骤”：

将公司A（传真号码0011111111）的传真文档转发到销售团队的服务器

将公司A以外的公司传真文档转发到销售办公室用户B的计算机（共享文件夹）

在转发来电传真文档时通知用户B

配置转发设置后来电传真文档的移动

注释

首先检查是否已完成以下设置：

可以使用传真

发送功能已启用

网络设置已配置

根据型号和安装的可选配件，屏幕可能不同。

步骤1：在地址簿中注册转发接收方

在地址簿中注册“销售团队服务器”

在地址簿中注册“用户B的计算机上的共享文件夹”

在地址簿中注册用户B的电子邮件地址

在地址簿中注册“销售团队服务器”

在<主菜单>屏幕上按<接收方/转发设置>。

按<注册接收方>

<注册新接收方>。

按<文件>。

输入“销售团队服务器”的信息。

<名称>

输入要在地址簿中查看的接收方名称。此处输入“销售团队服务器”。

按<名称>

输入接收方名称，然后按<确定>。

注册接收方的位置

从<个人地址列表>、用户群组地址列表、<地址列表1>至<地址列表10>或<管理员的地址列表>中选择接收方。

注册您自己使用的接收方时，请选择<个人地址列表>。

注册仅管理员可以编辑的接收方时，请选择<管理员的地址列表>。

要与已注册的用户群组共享接收方，请选择已注册的用户群组地址列表。

注释

<地址列表1>至<地址列表10>可以比作10个地址簿。在地址列表中为每个部门或商业合作伙伴注册接收方后，可以在指定它们的时候轻松找到接收方。通过重命名部门或商业合作伙伴，还可以轻松地管理地址列表。

<通信协议>

此处选择<Windows(SMB)>。

注释

选择<Windows(SMB)>时，会显示<检索主机>和<浏览>按钮。这样在浏览或搜索网络时便可以轻松地指定服务器。

如果在<指定SMB客户端版本>中将<1.0>设置为<打开>，只能使用<浏览>。

最多可以注册五个用于<浏览>的Directory服务器。

<主机名>

输入文件服务器的路径。
例如：\\文件服务器计算机名称\Sales_Department

<文件夹路径>

要创建一个用于在文件服务器上进行分类的文件夹，请输入文件夹名称。也可以发送文件而不输入文件夹名称。
例如：\FAX_from_A

注释

如果将<通信协议>设置为<Windows(SMB)>，并且在<文件夹路径>中指定了不存在的文件夹，则会自动创建一个文件夹并在创建的文件夹中保存文件。但如果在多个级别指定了不存在的文件夹，则会发生发送错误。

<用户名>

输入登录文件服务器时使用的用户名。

<密码>

输入用户名的密码。

<发送前确认>

如果将<发送前确认>设置为“打开”，即使已经在<密码>中输入了密码，屏幕也会在发送文件之前显示输入密码的要求。

注释

如果在启用<发送前确认>时指定一个接收方作为转发接收方，则不会显示密码输入屏幕。将使用已注册的密码转发文件。

按<检查连接>检查连接。

按<确定>

<关闭>。

在地址簿中注册“用户B的计算机上的共享文件夹”

在<主菜单>屏幕上按<接收方/转发设置>。

按<注册接收方>

<注册新接收方>。

按<文件>。

输入“用户B的计算机上的共享文件夹”的信息。

<名称>

输入要在地址簿中查看的接收方名称。此处输入“B的文件夹”。

按<名称>

输入接收方名称，然后按<确定>。

注册接收方的位置

从<个人地址列表>、用户群组地址列表、<地址列表1>至<地址列表10>或<管理员的地址列表>中选择接收方。

注册您自己使用的接收方时，请选择<个人地址列表>。

注册仅管理员可以编辑的接收方时，请选择<管理员的地址列表>。

要与已注册的用户群组共享接收方，请选择已注册的用户群组地址列表。

注释

<通信协议>

此处选择<Windows(SMB)>。

注释

选择<Windows(SMB)>时，会显示<检索主机>和<浏览>按钮。这样在浏览或搜索网络时便可以轻松地指定服务器。

如果在<指定SMB客户端版本>中将<1.0>设置为<打开>，只能使用<浏览>。

最多可以注册五个用于<浏览>的Directory服务器。

<主机名>

输入用户B的计算机上的共享文件夹路径。
例如：\\计算机名称\Scan

<文件夹路径>

要创建一个用于在共享文件夹中进行分类的文件夹，请输入文件夹名称。也可以发送文件而不输入文件夹名称。
例如：\FAX

注释

<用户名>

输入登录用户B的计算机时使用的用户名。

<密码>

输入用户名的密码。

<发送前确认>

如果将<发送前确认>设置为“打开”，即使已经在<密码>中输入了密码，屏幕也会在发送文件之前显示输入密码的要求。

注释

如果在启用<发送前确认>时指定一个接收方作为转发接收方，则不会显示密码输入屏幕。将使用已注册的密码转发文件。

按<检查连接>检查连接。

按<确定>

<关闭>。

在地址簿中注册用户B的电子邮件地址

在<主菜单>屏幕上按<接收方/转发设置>。

按<注册接收方>

<注册新接收方>。

按<电子邮件>。

输入“用户B的电子邮件地址”信息。

<名称>

输入要在地址簿中查看的接收方名称。此处输入“B的电子邮件”。

按<名称>

输入接收方名称，然后按<确定>。

注册接收方的位置

从<个人地址列表>、用户群组地址列表、<地址列表1>至<地址列表10>或<管理员的地址列表>中选择接收方。

注册您自己使用的接收方时，请选择<个人地址列表>。

注册仅管理员可以编辑的接收方时，请选择<管理员的地址列表>。

要与已注册的用户群组共享接收方，请选择已注册的用户群组地址列表。

注释

<电子邮件地址>

输入用户B的电子邮件地址。

<分割数据>

如果文件大小超过电子邮件传输的限值，则可以选择根据大小或页面来拆分文件。

如果将此项设为<打开>，将拆分文件使其不再超过限值并作为多个文件发送。收件人的电子邮件软件必须支持重新合并接收文件的功能。

如果将此项设为<关闭>，将减少每次发送的页数并通过多封电子邮件发送页面。例如，一个10页文件将拆分为两个5页文件，因此收件人将收到两封电子邮件。但如果文件不含任何页面（如JPEG图像），则会出现发送错误。

按<确定>

<关闭>。

注释

配置转发设置之前，请使用<扫描后发送>功能检查文件是否确实到达注册的接收方。

步骤2：配置来电传真文档的转发设置

在本机的操作面板上登录为管理员。以管理员身份登录

在<主菜单>屏幕上按

(设置/注册)。

按<功能设置>

<接收/转发>

<转发设置>。

按<注册>。

按<条件名称>，输入“Faxes from Company A”，然后按<确定>。

按<转发条件>，设置转发接收方的条件，然后按<确定>。

在<接收方法：>中，选择<传真：共享线路>。

在<传真号码>中，从下拉菜单中选择<等于输入值>，然后使用数字键输入“Faxes from Company A”的传真号码(0011111111)。

注释

接收方传真的基本注册编号可使用零前缀、空格或国家代码。根据字符的使用，转发条件有所不同。如果不清楚是否使用这些字符，请选择<包含输入值>，而不要选择<等于输入值>。

按<转发收件人>

<地址簿>。

选择已注册的“销售团队服务器”作为转发接收方，然后按<确定>。

按<文件名称>，输入“Faxes from Company A”，然后按<确定>。

注释

对于文件名，输入用于在转发接收方文件服务器上存储文件的文件名。可以使用任意名称。

文件扫描日期/时间戳记会附加到文件名的末尾。如未指定名称，则仅附加文件扫描日期/时间戳记，并且无法删除。

按<转发完成通知>。

选择用户B的电子邮件地址，然后按<确定>

<确定>。

这样可以确保当来电传真文档转发到“销售团队服务器”时，会向“用户B的电子邮件地址”发送转发电子邮件通知。根据需要检查来电传真文档。

选择“Faxes from Company A”，然后按<有效/无效>并将其设置为<打开>。

“公司A的传真文档”将转发到“销售团队服务器”。

接着为“公司A以外的公司传真文档”配置转发设置。

注释

如果此项设置为<关闭>，将打印文档而不转发到文件服务器。

按<无条件转发>。

注释

要转发所有不符合转发条件的其他来电传真文档，请选择<无条件转发>。

如果没有指定<无条件转发>设置，会将从公司A以外的公司收到的传真文档进行打印或保留在存储器中，而不会转发。

按<转发收件人>

<地址簿>。

选择已注册的“’B的文件夹”作为转发接收方，然后按<确定>。

按<转发完成通知>。

选择用户B的电子邮件地址，然后按<确定>

<确定>。

这样可以确保当来电传真文档转发到“B的文件夹”时，会向“用户B的电子邮件地址”发送转发电子邮件通知。根据需要检查来电传真文档。

选择“无条件转发”，按下<有效/无效>，然后将转发条件设置为<打开>。

“公司A以外的公司传真文档”将转发到“B的文件夹”。

注释

如果此项设置为<关闭>，将打印文档而不转发到文件服务器。

按<关闭>。