> 傳真 > 將傳入的傳真文件轉寄到進階郵件信箱
AEJE-005

將傳入的傳真文件轉寄到進階郵件信箱

本節說明如何將傳入的傳真文件轉寄到通訊錄中註冊的進階郵件信箱資料夾。
依序執行步驟 1 至 3。
本節說明在下列情況下「將傳入的傳真文件轉寄到進階郵件信箱的程序」：
將公司 A 的傳真文件 (傳真號碼 0011111111) 轉寄到進階郵件信箱中的「Faxes from Company A」資料夾
將公司 A 以外的其他公司傳真文件轉寄到進階郵件信箱中的「FAX」資料夾
將傳入的傳真文件轉寄到進階郵件信箱時以電子郵件通知使用者 B
進行轉寄設定後傳入傳真文件的移動
注意
先檢查下列設定是否已完成：
可以使用傳真
傳送功能已啟用
網路設定已完成
您可以存取遠端使用者介面
進階郵件信箱可透過 SMB 通訊協定公開取得。
端視您的機型和安裝的選購配件，畫面可能會有不同。

步驟 1：在通訊錄中註冊轉寄接收者

在通訊錄中註冊「Faxes from Company A」資料夾
在通訊錄中註冊「FAX」資料夾
在通訊錄中註冊使用者 B 的電子郵件地址

在通訊錄中註冊「Faxes from Company A」資料夾

1
在 <主功能表> 畫面上，按下 <接收者/轉寄設定>。
2
按下 <註冊接收者>  <註冊新接收者>。
3
按下 <檔案>。
4
輸入「Faxes from Company A」資料夾資訊。
<名稱>
輸入您要在通訊錄中檢視的接收者名稱。在此輸入「Faxes from Company A」。
按 <名稱> 輸入接收者名稱，然後按 <確定>。
註冊接收者的位置
從 <個人位址清單>、使用者群組位址清單、<位址清單1> 至 <位址清單10> 或 <管理員的位址清單> 中選擇接收者。
註冊您自己使用的接收者時，請選擇 <個人位址清單>。
註冊只有管理員可以編輯的接收者時，請選擇 <管理員的位址清單>。
若要對已註冊的使用者群組分享接收者，請選擇已註冊的使用者群組位址清單。
注意
<位址清單1> 至 <位址清單10> 好比 10 個通訊錄。在每個部門或業務合作夥伴的位址清單中註冊接收者，可以在指定接收者時更輕鬆找到接收者。透過直接重新命名部門或業務合作夥伴，也可以輕鬆管理位址清單。
<通訊協定>
在此選擇 <Windows (SMB)>。
注意
選擇 <Windows (SMB)> 時，<搜尋主機> 和 <瀏覽> 按鈕會出現。這有助於在瀏覽或搜尋網路時輕鬆指定進階郵件信箱。
如果在 <指定SMB用戶端版本> 中將 <1.0> 設定為 <開啟>，您僅能使用 <瀏覽>。
最多可以註冊五個與 <瀏覽> 一起使用的 Directory 伺服器。
<主機名稱>
輸入進階郵件信箱的主機名稱。輸入回送位址或本機上指定的 IP 位址。若要使用回送位址傳送，請輸入 <主機名稱>，如下所示。
IPv4 格式：
「Faxes from Company A」資料夾位於共用空間時：\\127.0.0.1\share
「Faxes from Company A」資料夾位於個人空間時：\\127.0.0.1\users
IPv6 格式：
「Faxes from Company A」資料夾位於共用空間時：\\[::1]\share
「Faxes from Company A」資料夾位於個人空間時：\\[::1]\users
<資料夾路徑>
這會指定「Faxes from Company A」資料夾在共用空間或個人空間中的位置。
注意
如果將 <通訊協定> 設定為 <Windows (SMB)>，並且指定在 <資料夾路徑> 不存在的資料夾，則會自動建立資料夾，並將檔案儲存在建立的資料夾中。不過，如果您在多個等級指定不存在的資料夾，則會發生傳送錯誤。
<使用者名稱>
如果您在啟用認證 (「Auth. Yes」) 的情況下使用進階郵件信箱，請輸入登入進階郵件信箱時使用的使用者名稱。
<密碼>
如果您在認證啟用的情況下使用進階郵件信箱(「Auth. Yes」)，請輸入使用者名稱的密碼。
<傳送前確認>
如果將 <傳送前確認> 設定為「開啟」，即使您已經在 <密碼> 中輸入密碼，也會在傳送檔案之前出現要求輸入密碼的畫面。
注意
如果您在啟用 <傳送前確認> 時指定一個接收者做為轉寄接收者，則不會出現密碼輸入畫面。將使用註冊的密碼轉寄檔案。
5
按下 <檢查連線> 檢查連線。
6
按下 <確定> <關閉>。

在通訊錄中註冊「FAX」資料夾

1
在 <主功能表> 畫面上，按下 <接收者/轉寄設定>。
2
按下 <註冊接收者>  <註冊新接收者>。
3
按下 <檔案>。
4
輸入「FAX」資料夾資訊。
<名稱>
輸入您要在通訊錄中檢視的接收者名稱。在此輸入「傳真位置」。
按 <名稱> 輸入接收者名稱，然後按 <確定>。
註冊接收者的位置
從 <個人位址清單>、使用者群組位址清單、<位址清單1> 至 <位址清單10> 或 <管理員的位址清單> 中選擇接收者。
註冊您自己使用的接收者時，請選擇 <個人位址清單>。
註冊只有管理員可以編輯的接收者時，請選擇 <管理員的位址清單>。
若要對已註冊的使用者群組分享接收者，請選擇已註冊的使用者群組位址清單。
注意
<位址清單1> 至 <位址清單10> 好比 10 個通訊錄。在每個部門或業務合作夥伴的位址清單中註冊接收者，可以在指定接收者時更輕鬆找到接收者。透過直接重新命名部門或業務合作夥伴，也可以輕鬆管理位址清單。
<通訊協定>
在此選擇<Windows (SMB)>。
注意
選擇 <Windows (SMB)> 時，<搜尋主機> 和 <瀏覽> 按鈕會出現。這有助於在瀏覽或搜尋網路時輕鬆指定進階郵件信箱。
如果在 <指定SMB用戶端版本> 中將 <1.0> 設定為 <開啟>，您僅能使用 <瀏覽>。
最多可以註冊五個與 <瀏覽> 一起使用的 Directory 伺服器。
<主機名稱>
輸入進階郵件信箱的主機名稱。輸入回送位址或本機上指定的 IP 位址。若要使用回送位址傳送，請輸入 <主機名稱>，如下所示。
IPv4 格式：
「FAX」資料夾位於共用空間時：\\127.0.0.1\share
「FAX」資料夾位於個人空間時：\\127.0.0.1\users
IPv6 格式：
「FAX」資料夾位於共用空間時：\\[::1]\share
「FAX」資料夾位於個人空間時：\\[::1]\users
<資料夾路徑>
這會指定「FAX」資料夾在共用空間或個人空間中的位置。
注意
如果將 <通訊協定> 設定為 <Windows (SMB)>，並且指定在 <資料夾路徑> 不存在的資料夾，則會自動建立資料夾，並將檔案儲存在建立的資料夾中。不過，如果您在多個等級指定不存在的資料夾，則會發生傳送錯誤。
<使用者名稱>
如果您在啟用認證 (「Auth. Yes」) 的情況下使用進階郵件信箱，請輸入登入進階郵件信箱時使用的使用者名稱。
<密碼>
如果您在認證啟用的情況下使用進階郵件信箱(「Auth. Yes」)，請輸入使用者名稱的密碼。
<傳送前確認>
如果將 <傳送前確認> 設定為「開啟」，即使您已經在 <密碼> 中輸入密碼，也會在傳送檔案之前出現要求輸入密碼的畫面。
注意
如果您在啟用 <傳送前確認> 時指定一個接收者做為轉寄接收者，則不會出現密碼輸入畫面。將使用註冊的密碼轉寄檔案。
5
按下 <檢查連線> 檢查連線。
6
按下 <確定> <關閉>。

在通訊錄中註冊使用者 B 的電子郵件地址

1
在 <主功能表> 畫面上，按下 <接收者/轉寄設定>。
2
按下 <註冊接收者>  <註冊新接收者>。
3
按下 <電子郵件>。
4
輸入「使用者 B 的電子郵件地址」的資訊。
<名稱>
輸入您要在通訊錄中檢視的接收者名稱。在此輸入「B 的電子郵件」。
按 <名稱> 輸入接收者名稱，然後按 <確定>。
註冊接收者的位置
從 <個人位址清單>、使用者群組位址清單、<位址清單1> 至 <位址清單10> 或 <管理員的位址清單> 中選擇接收者。
註冊您自己使用的接收者時，請選擇 <個人位址清單>。
註冊只有管理員可以編輯的接收者時，請選擇 <管理員的位址清單>。
若要對已註冊的使用者群組分享接收者，請選擇已註冊的使用者群組位址清單。
注意
<位址清單1> 至 <位址清單10> 好比 10 個通訊錄。在每個部門或業務合作夥伴的位址清單中註冊接收者，可以在指定接收者時更輕鬆找到接收者。透過直接重新命名部門或業務合作夥伴，也可以輕鬆管理位址清單。
<電子郵件位址>
輸入使用者 B 的電子郵件地址。
<分割資料>
檔案大小超過電子郵件傳輸限制時，您可以選擇根據大小或頁面分割檔案。
您將此設定為 <開啟> 時，檔案將分割而不再超過限制，並分為多份傳送。收件者的電子郵件軟體必須支援將接收的檔案重新合併的功能。
將此設定為 <關閉> 時，會減少每次傳送的頁面數，並且頁面會以多封電子郵件的形式傳送。例如，10 頁的檔案會分成兩個部份，並分為兩個 5 頁的檔案傳送，因此收件者會收到兩封電子郵件。不過，如果檔案不包含任何頁面 (例如 JPEG 影像)，則會發生傳送錯誤。
5
按下 <確定> <關閉>。
注意
在設定轉寄設定之前，使用 <掃描後傳送> 功能檢查檔案是否確實送達註冊的接收者。

步驟 2：設定傳入傳真文件的轉寄設定

1
在本機的控制台上以管理員身分登入。以管理員的身分登入
2
在 <主功能表> 畫面上，按下 (設定/註冊)。
3
按 <功能設定> <接收/轉寄> <一般設定> <轉寄設定>。
4
按下 <註冊>。
5
按 <條件名稱>，輸入「公司 A 的傳真」，然後按下 <確定>。
6
按 <轉寄條件> 設定轉寄接收者的條件，然後按下 <確定>。
在 <接收方法：> 中，選擇 <傳真：共用線路>。
在 <傳真號碼> 中，從下拉式功能表中選擇 <等於輸入值>，然後使用數字鍵輸入「公司 A 傳真」的傳真號碼 (0011111111)。
注意
接收者傳真的基本註冊號碼可以使用零前置碼、空格或國碼。根據這些字元的使用，轉寄條件不盡相同。如果不清楚是否使用，請選擇 <包含輸入值> 而不選擇 <等於輸入值>。
7
按下 <轉寄收件者> <通訊錄>。
8
選擇註冊的「Faxes from Company A」做為轉寄接收者，然後按下 <確定>。
9
按 <檔案名稱>，輸入「公司 A 的傳真」，然後按下 <確定>。
注意
對於檔案名稱，輸入在轉寄接收者檔案伺服器上儲存檔案所用的檔案名稱。您可以使用任何名稱。
檔案掃描日期/時間戳記會附加到檔案名稱的末尾。如果未指定名稱，則僅附加檔案掃描日期/時間戳記，而且無法刪除。
10
按 <PDF>，選擇適合檔案應用程式的選項，然後按下 <確定>。
在此選擇 <將格式變更為PDF/A>。
11
按下 <確定>。
12
選擇「公司 A 的傳真」，按下 <有效/無效>，然後將轉寄條件設定為 <開啟>。
「公司 A 的傳真文件」會轉寄到進階郵件信箱中的「Faxes from Company A」資料夾。
接著，設定「公司 A 以外公司的傳真文件」的轉寄設定。
注意
如果將此設定為 <關閉>，會列印檔案而不轉寄到檔案伺服器。
13
按下 <無條件轉寄>。
注意
若要轉寄不符合轉寄條件的其他所有傳入傳真文件，請選擇 <無條件轉寄>。
14
按下 <轉寄收件者> <通訊錄>。
15
選擇註冊的「傳真位置」做為轉寄接收者，然後按下 <確定>。
16
按 <PDF>，選擇適合檔案應用程式的選項，然後按下 <確定>  <確定>。
在此選擇 <將格式變更為PDF/A>。
17
選擇「公司 A 的傳真」，按下 <有效/無效>，然後將轉寄條件設定為 <開啟>。
「公司 A 以外公司的傳真文件」會轉寄到進階郵件信箱中的「FAX」資料夾。
18
按下 <關閉>。

步驟 3：設定轉寄完成通知

從遠端使用者介面設定電子郵件通知設定。以管理員的身分登入以進行設定。
為「Faxes from Company A」資料夾設定電子郵件通知
為「FAX」資料夾設定電子郵件通知

為「Faxes from Company A」資料夾設定電子郵件通知

1
開啟遠端使用者介面，並以系統管理員的身分登入。開啟遠端使用者介面
2
在入口網站頁面上，按一下 [設定/註冊]。
3
按一下 [儲存/存取檔案] [進階郵件信箱設定] [URI傳送設定]。
4
按一下[啟用]。
通知狀態變更為 [已啟用]，並啟用所有已註冊的 URI 傳送設定。
5
按一下[註冊新...]。
6
為「Faxes from Company A」資料夾設定電子郵件通知。
[資料夾路徑]
輸入將通知傳送到其中的資料夾路徑。
「Faxes from Company A」資料夾位於共用空間時：
\\「本機的 IP 位址」\share\「共用空間中的資料夾名稱」
「Faxes from Company A」資料夾位於個人空間時：
\\「本機的 IP 位址」\users\「個人空間中的資料夾名稱」
[通知定時]
在此，您想要在轉寄傳入的傳真文件時收到通知，因此勾選 [迴路位址已指定為傳送或轉寄時] 核取方塊。
接收者
指定電子郵件接收者。在此按一下 [選擇接收者]「B 的電子郵件」 [確定] 設定接收者。
[主旨]
輸入電子郵件通知的主旨。
[內容頁]
輸入電子郵件通知的文字。
7
按一下[確定]。
如此即可確保在將傳入的傳真文件轉寄到「Faxes from Company A」資料夾時，將轉寄電子郵件通知傳送到「使用者 B 的電子郵件地址」。視需要檢查傳入的傳真文件。

為「FAX」資料夾設定電子郵件通知

1
開啟遠端使用者介面，並以系統管理員的身分登入。開啟遠端使用者介面
2
在入口網站頁面上，按一下 [設定/註冊]。
3
按一下 [功能設定] [儲存/存取檔案] [進階郵件信箱設定] [URI傳送設定]。
4
按一下[啟用]。
通知狀態變更為 [已啟用]，並啟用所有已註冊的 URI 傳送設定。
5
按一下[註冊新...]。
6
為「FAX」資料夾設定電子郵件通知。
[資料夾路徑]
輸入將通知傳送到其中的資料夾路徑。
「FAX」資料夾位於共用空間時：
\\「本機的 IP 位址」\share\「共用空間中的資料夾名稱」
「FAX」資料夾位於個人空間時：
\\「本機的 IP 位址」\users\「個人空間中的資料夾名稱」
[通知定時]
在此，您想要在轉寄傳入的傳真文件時收到通知，因此勾選 [迴路位址已指定為傳送或轉寄時] 核取方塊。
接收者
指定電子郵件接收者。在此按一下 [選擇接收者]「B 的電子郵件」 [確定] 設定接收者。
[主旨]
輸入電子郵件通知的主旨。
[內容頁]
輸入電子郵件通知的文字。
7
按一下[確定]。
如此即可確保在將傳入的傳真文件轉寄到「FAX」資料夾時，將轉寄電子郵件通知傳送到「使用者 B 的電子郵件地址」。視需要檢查傳入的傳真文件。