> Faksaaminen > Saapuvien faksiasiakirjojen välittäminen jaettuun kansioon
E4CC-006

Saapuvien faksiasiakirjojen välittäminen jaettuun kansioon

Tässä osiossa kuvataan, miten saapuvat faksiasiakirjat voi välittää Osoitekirjaan tallennettuun jaettuun kansioon.
Suorita vaiheet 1 ja 2 järjestyksessä.
Tässä osiossa kuvataan menetelmä, jolla saapuvat faksiasiakirjat välitetään jaettuun kansioon seuraavissa tilanteissa:
 Yhtiöltä A (faksinro 0011111111) saapuvien faksiasiakirjojen välittäminen myyntitiimin palvelimelle
 Muilta kuin yhtiöltä A saapuvien faksiasiakirjojen välittäminen myyntitoimistossa työskentelevän käyttäjän B tietokoneelle (jaettu kansio)
 Ilmoittaminen käyttäjälle B sähköpostilla, kun saapuvia faksiasiakirjoja välitetään
Saapuvien faksiasiakirjojen liike, kun välitysasetukset on määritetty
HUOMAUTUS
Tarkista ensiksi, että seuraavat asetukset on määritetty:
Fakseja voi käyttää
Lähetystoiminnot on otettu käyttöön
Verkkoasetukset on määritetty
Näytöt saattavat vaihdella mallin ja asennettujen lisävarusteiden perusteella.

Vaihe 1: Välitysvastaanottajan tallentaminen Osoitekirjaan

Myyntitiimin palvelimen tallentaminen Osoitekirjaan
Käyttäjän B tietokoneella olevan jaetun kansion tallentaminen Osoitekirjaan
Käyttäjän B sähköpostiosoitteen tallentaminen Osoitekirjaan

Myyntitiimin palvelimen tallentaminen Osoitekirjaan

1
Valitse <Päävalikko>-näytössä <Vast./Välitä asetukset>.
2
Valitse <Tallenna vastaanottajat>  <Tallenna uusi vastaanottaja>.
3
Valitse <Tiedosto>.
4
Kirjoita myyntitiimin palvelimen tiedot.
<Nimi>
Kirjoita vastaanottajan nimi, jonka haluat nähdä Osoitekirjassa. Kirjoita tähän "Myyntitiimin palvelin".
Valitse <Nimi> kirjoita vastaanottajan nimi ja valitse <OK>.
Vastaanottajien tallennuspaikka
Valitse vastaanottaja kohdasta <Oma osoiteluettelo>, käyttäjäryhmän osoiteluettelosta, kohdasta <Osoitelista 1>–<Osoitelista 10> tai kohdasta <Pääkäyttäjän osoiteluettelo>.
Kun tallennat vastaanottajia omaa käyttöäsi varten, valitse <Oma osoiteluettelo>.
Kun tallennat vastaanottajia, joita vain pääkäyttäjä voi muokata, valitse <Pääkäyttäjän osoiteluettelo>.
Kun haluat jakaa vastaanottajan tallennetun käyttäjäryhmän kanssa, valitse tallennettu käyttäjäryhmän osoiteluettelo.
HUOMAUTUS
Kohdat <Osoitelista 1>–<Osoitelista 10> voi ymmärtää 10 osoitekirjaksi. Vastaanottajien tallentaminen kunkin osaston tai liiketoimintakumppanin osoiteluetteloon helpottaa vastaanottajien löytämistä. Se helpottaa myös osoiteluetteloiden hallintaa, kun osoitteen tai liikekumppanin voi yksinkertaisesti nimetä uudelleen.
<Protokolla>
Tässä valitaan <Windows (SMB)>.
HUOMAUTUS
Kun valitset vaihtoehdon <Windows (SMB)>, painikkeet <Isäntänimen haku> ja <Selaa> tulevat näkyviin. Tämä helpottaa tiedostopalvelimen määrittämistä selattaessa tai etsittäessä verkosta.
<Selaa>-toimintoa voi käyttää vain, jos <1,0>-asetus on <Kyllä> kohdassa <Määritä SMB asiakasversio>.
Voit tallentaa enintään viisi käytettävää hakemistopalvelinta toiminnolla <Selaa>.
<Isäntänimi>
Kirjoita tiedostopalvelimen polku.
Esim: \\tiedostopalvelimen nimi\myyntiosasto
<Kansiopolku>
Luo tiedostopalvelimeen lajittelukansio kirjoittamalla kansion nimi. Tiedoston voi lähettää myös kirjoittamatta kansion nimeä.
Esim: \FAKSI_lähettäjältä_A
HUOMAUTUS
Jos määrität <Protokolla>-asetuksen arvoksi <Windows (SMB)> ja sitten määrität kohtaan <Kansiopolku> kansion, jota ei ole, kansio luodaan automaattisesti ja tiedosto tallennetaan luotuun kansioon. Jos määrittämääsi kansiota ei ole useilla kansiotasoilla, siitä aiheutuu lähetysvirhe.
<Käyttäjänimi>
Kirjoita käyttäjätunnus, kun kirjaudut tiedostopalvelimeen.
<Salasana>
Kirjoita käyttäjätunnuksen salasana.
<Vahvista ennen lähetystä.>
Jos määrität <Vahvista ennen lähetystä.> -asetuksen arvoksi PÄÄLLÄ, näkyviin tulee näyttö, jossa pyydetään salasanaa ennen tiedoston lähettämistä, vaikka olisit jo antanut salasanan kohdassa <Salasana>.
HUOMAUTUS
Jos määrität vastaanottajan, kun <Vahvista ennen lähetystä.> on otettu käyttöön välitysvastaanottajana, salasanan syöttönäyttö ei tule näkyviin. Tiedosto välitetään käyttämällä tallennettua salasanaa.
5
Tarkista yhteys valitsemalla <Tarkista yhteys>.
6
Valitse <OK> <Sulje>.

Käyttäjän B tietokoneella olevan jaetun kansion tallentaminen Osoitekirjaan

1
Valitse <Päävalikko>-näytössä <Vast./Välitä asetukset>.
2
Valitse <Tallenna vastaanottajat>  <Tallenna uusi vastaanottaja>.
3
Valitse <Tiedosto>.
4
Kirjoita kohteen "Käyttäjän B tietokoneella oleva jaettu kansio" tiedot.
<Nimi>
Kirjoita vastaanottajan nimi, jonka haluat nähdä Osoitekirjassa. Kirjoita tähän "B:n kansio".
Valitse <Nimi> kirjoita vastaanottajan nimi ja valitse <OK>.
Vastaanottajien tallennuspaikka
Valitse vastaanottaja kohdasta <Oma osoiteluettelo>, käyttäjäryhmän osoiteluettelosta, kohdasta <Osoitelista 1>–<Osoitelista 10> tai kohdasta <Pääkäyttäjän osoiteluettelo>.
Kun tallennat vastaanottajia omaa käyttöäsi varten, valitse <Oma osoiteluettelo>.
Kun tallennat vastaanottajia, joita vain pääkäyttäjä voi muokata, valitse <Pääkäyttäjän osoiteluettelo>.
Kun haluat jakaa vastaanottajan tallennetun käyttäjäryhmän kanssa, valitse tallennettu käyttäjäryhmän osoiteluettelo.
HUOMAUTUS
Kohdat <Osoitelista 1>–<Osoitelista 10> voi ymmärtää 10 osoitekirjaksi. Vastaanottajien tallentaminen kunkin osaston tai liiketoimintakumppanin osoiteluetteloon helpottaa vastaanottajien löytämistä. Se helpottaa myös osoiteluetteloiden hallintaa, kun osoitteen tai liikekumppanin voi yksinkertaisesti nimetä uudelleen.
<Protokolla>
Tässä valitaan <Windows (SMB)>.
HUOMAUTUS
Kun valitset vaihtoehdon <Windows (SMB)>, painikkeet <Isäntänimen haku> ja <Selaa> tulevat näkyviin. Tämä helpottaa tiedostopalvelimen määrittämistä selattaessa tai etsittäessä verkosta.
<Selaa>-toimintoa voi käyttää vain, jos <1,0>-asetus on <Kyllä> kohdassa <Määritä SMB asiakasversio>.
Voit tallentaa enintään viisi käytettävää hakemistopalvelinta toiminnolla <Selaa>.
<Isäntänimi>
Kirjoita käyttäjän B tietokoneella olevan jaetun kansion polku.
Esim: \\tietokoneen nimi\skannaus
<Kansiopolku>
Luo jaettuun kansioon lajittelukansio kirjoittamalla kansion nimi. Tiedoston voi lähettää myös kirjoittamatta kansion nimeä.
Esim: \FAKSI
HUOMAUTUS
Jos määrität <Protokolla>-asetuksen arvoksi <Windows (SMB)> ja sitten määrität kohtaan <Kansiopolku> kansion, jota ei ole, kansio luodaan automaattisesti ja tiedosto tallennetaan luotuun kansioon. Jos määrittämääsi kansiota ei ole useilla kansiotasoilla, siitä aiheutuu lähetysvirhe.
<Käyttäjänimi>
Kirjoita käyttäjätunnus, jolla kirjaudutaan käyttäjän B tietokoneelle.
<Salasana>
Kirjoita käyttäjätunnuksen salasana.
<Vahvista ennen lähetystä.>
Jos määrität <Vahvista ennen lähetystä.> -asetuksen arvoksi PÄÄLLÄ, näkyviin tulee näyttö, jossa pyydetään salasanaa ennen tiedoston lähettämistä, vaikka olisit jo antanut salasanan kohdassa <Salasana>.
HUOMAUTUS
Jos määrität vastaanottajan, kun <Vahvista ennen lähetystä.> on otettu käyttöön välitysvastaanottajana, salasanan syöttönäyttö ei tule näkyviin. Tiedosto välitetään käyttämällä tallennettua salasanaa.
5
Tarkista yhteys valitsemalla <Tarkista yhteys>.
6
Valitse <OK> <Sulje>.

Käyttäjän B sähköpostiosoitteen tallentaminen Osoitekirjaan

1
Valitse <Päävalikko>-näytössä <Vast./Välitä asetukset>.
2
Valitse <Tallenna vastaanottajat>  <Tallenna uusi vastaanottaja>.
3
Valitse <Sähköposti>.
4
Kirjoita kohteen "Käyttäjän B sähköpostiosoite" tiedot.
<Nimi>
Kirjoita vastaanottajan nimi, jonka haluat nähdä Osoitekirjassa. Kirjoita tähän "B:n sähköposti".
Valitse <Nimi> kirjoita vastaanottajan nimi ja valitse <OK>.
Vastaanottajien tallennuspaikka
Valitse vastaanottaja kohdasta <Oma osoiteluettelo>, käyttäjäryhmän osoiteluettelosta, kohdasta <Osoitelista 1>–<Osoitelista 10> tai kohdasta <Pääkäyttäjän osoiteluettelo>.
Kun tallennat vastaanottajia omaa käyttöäsi varten, valitse <Oma osoiteluettelo>.
Kun tallennat vastaanottajia, joita vain pääkäyttäjä voi muokata, valitse <Pääkäyttäjän osoiteluettelo>.
Kun haluat jakaa vastaanottajan tallennetun käyttäjäryhmän kanssa, valitse tallennettu käyttäjäryhmän osoiteluettelo.
HUOMAUTUS
Kohdat <Osoitelista 1>–<Osoitelista 10> voi ymmärtää 10 osoitekirjaksi. Vastaanottajien tallentaminen kunkin osaston tai liiketoimintakumppanin osoiteluetteloon helpottaa vastaanottajien löytämistä. Se helpottaa myös osoiteluetteloiden hallintaa, kun osoitteen tai liikekumppanin voi yksinkertaisesti nimetä uudelleen.
<Sähköpostiosoite>
Kirjoita käyttäjän B sähköpostiosoite.
<Jaa data>
Kun tiedoston koko ylittää sähköpostin lähetysrajan, voit jakaa tiedoston joko koon tai sivujen perusteella.
Kun valitset asetuksen <Kyllä>, tiedosto jaetaan, jolloin se ei enää ylitä rajaa, ja lähetetään useina tiedostoina. Vastaanottajan sähköpostiohjelmiston on tuettava toimintoa, jolla vastaanotettu tiedosto yhdistetään.
Asetuksella <Ei> kunkin lähetyskerran sivumäärää pienennetään ja sivut lähetetään useassa sähköpostiviestissä. Esimerkiksi 10-sivuinen tiedosto jaetaan kahteen osaan ja lähetetään kahtena 5-sivuisena tiedostona, joten vastaanottaja saa kaksi sähköpostiviestiä. Jos tiedosto ei kuitenkaan sisällä yhtään sivua (kuten JPEG-kuva), siitä aiheutuu lähetysvirhe.
5
Valitse <OK> <Sulje>.
HUOMAUTUS
Tarkista <Skannaa ja lähetä> -toiminnolla ennen välitysasetusten määrittämistä, että tiedosto on varmasti saapunut tallennetulle vastaanottajalle.

Vaihe 2: Saapuvien faksiasiakirjojen välitysasetusten määrittäminen

1
Kirjaudu pääkäyttäjänä tämän laitteen käyttöpaneelista. Kirjautuminen pääkäyttäjänä
2
Valitse <Päävalikko>-näytössä (Asetukset/Tallennus).
3
Valitse <Toiminnon asetukset> <Vastaanotto/Välitys> <Vastaanotto/Välitys> <Välitysasetukset>.
4
Valitse <Tallenna>.
5
Valitse <Ehdon nimi>, kirjoita "Faksit yhtiöltä A" ja valitse sitten <OK>.
6
Valitse <Välitysehdot>, määritä välitysvastaanottajien edellytykset ja valitse sitten <OK>.
Valitse kohdassa <Vastaanottotapa:> asetus <Faksi: Linja jaettu>.
Valitse kohdassa <Faksinumero> vaihtoehto <on yhtä kuin> avattavasta valikosta ja kirjoita "Faksit yhtiöltä A" -faksinumero (0011111111).
HUOMAUTUS
Vastaanottavan faksin tallennettavassa perusnumerossa saa olla alussa nolla, välilyönti tai maatunnus. Välitysehdot vaihtelevat näiden merkkien käytön perusteella. Jos ei ole selvää, onko niitä käytetty vai ei, valitse <sisältää> valitsematta vaihtoehtoa <on yhtä kuin>.
7
Valitse <Välitetty> <Osoitekirja>.
8
Valitse tallennettu "Myyntitiimin palvelu" välitysvastaanottajaksi ja valitse <OK>.
9
Valitse <Tiedostonimi>, kirjoita "Faksit yhtiöltä A" ja valitse sitten <OK>.
HUOMAUTUS
Kirjoita tiedostonimeksi nimi, jolla tiedosto tallennettiin välitysvastaanottajan tiedostopalvelimelle. Voit käyttää mitä nimeä tahansa.
Tiedostonimen loppuun lisätään tiedoston skannauspäivä/aikaleima. Jos nimeä ei määritetä, siihen liitetään vain tiedoston skannauspäivä/aikaleima eikä sitä voi poistaa.
10
Valitse <Välitys valmis -viesti>.
11
Valitse käyttäjän B sähköpostiosoite ja valitse <OK> <OK>.
Tämä varmistaa, että välityksen sähköposti-ilmoitukset lähetetään kohteeseen "käyttäjän B sähköpostiosoite", kun saapuvat faksiasiakirjat välitetään kohteeseen "Myyntitiimin palvelin". Tarkista saapuvat faksiasiakirjat tarpeen mukaan.
12
Valitse "Faksit yhtiöltä A" ja määritä <Hyväksy/Kumoa> -asetuksen arvoksi <Kyllä>.
"Faksatut asiakirjat yhtiöltä A" välitetään kohteeseen "Myyntitiimin palvelin".
Määritä seuraavaksi välitysasetukset muille kuin yhtiön A lähettämille faksiasiakirjoille.
HUOMAUTUS
Jos tämä asetus on <Ei>, asiakirjat tulostetaan välittämättä niitä tiedostopalvelimeen.
13
Valitse <Välitys ilman ehtoja>.
HUOMAUTUS
Voit välittää kaikki muut saapuvat faksiasiakirjat, jotka eivät täytä välitysehtoja, valitsemalla <Välitys ilman ehtoja>.
Jos et määritä <Välitys ilman ehtoja> -asetusta, muilta kuin yhtiöltä A saapuvat faksiasiakirjat tulostetaan tai säilytetään muistissa välittämättä.
14
Valitse <Välitetty> <Osoitekirja>.
15
Valitse tallennettu "B:n kansio" välitysvastaanottajaksi ja valitse <OK>.
16
Valitse <Välitys valmis -viesti>.
17
Valitse käyttäjän B sähköpostiosoite ja valitse <OK> <OK>.
Tämä varmistaa, että välityksen sähköposti-ilmoitukset lähetetään kohteeseen "käyttäjän B sähköpostiosoite", kun saapuvat faksiasiakirjat välitetään kohteeseen "B:n kansio". Tarkista saapuvat faksiasiakirjat tarpeen mukaan.
18
Valitse "Välitä ilman ehtoja", valitse <Hyväksy/Kumoa> ja määritä välitysehdon asetukseksi <Kyllä>.
"Muut kuin yhtiön A lähettämät faksiasiakirjat" välitetään kohteeseen "B:n kansio".
HUOMAUTUS
Jos tämä asetus on <Ei>, asiakirjat tulostetaan välittämättä niitä tiedostopalvelimeen.
19
Valitse <Sulje>.