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E4CH-006

Encaminhar Documentos de Fax Recebidos para uma Pasta Partilhada

Esta seção descreve como encaminhar documentos de fax recebidos para uma pasta partilhada gravada no Livro de Endereços.
Execute os passos de 1 a 2 sequencialmente.
Esta seção descreve o "procedimento para encaminhar documentos de fax recebidos para uma pasta partilhada" nos seguintes cenários:
Encaminhamento de documentos enviados por fax da empresa A (nº de fax 0011111111) para o servidor da equipa de vendas
Encaminhar documentos enviados por fax de outras empresas que não a empresa A para o computador do utilizador B no escritório de vendas (pasta partilhada)
Notificar o utilizador B por e-mail quando os documentos de fax recebidos forem encaminhados
Deslocação de Documentos de Fax Recebidos Após as Programações de Encaminhamento Estarem Definidas
NOTA
Primeiro verifique se as seguintes programações foram concluídas:
Que faxes podem ser usados
Que as funções de Envio estão ativadas
Que as programações de rede foram definidas
Os ecrãs podem diferir dependendo do seu modelo e das opções instaladas.

Passo 1: Gravar o Destino de Encaminhamento no Livro de Endereços

Gravar o "Servidor da Equipa de Vendas" no Livro de Endereços
Gravar uma "Pasta Partilhada no Computador do Utilizador B" no Livro de Endereços
Gravar o endereço de e-mail do Utilizador B no Livro de Endereços

Gravar o "Servidor da Equipa de Vendas" no Livro de Endereços

1
No ecrã <Início>, carregue em <Progs. dest./encaminhadas>.
2
Carregue em <Gravar destinos> <Gravar novo destino>.
3
Carregue em <Ficheiro>.
4
Introduza as informações do "Servidor da Aquipa de Vendas".
<Nome>
Introduza o nome do destino que pretende ver no Livro de Endereços. Aqui, é introduzido "Servidor da Equipa de Vendas".
Carregue em <Nome>  introduza o nome do destino e de seguida carregue em <OK>.
Onde gravar os destinos
Selecione um destino a partir de <Lista ender. pessoais>, lista de endereços de grupos de utilizadores, <Lista ender. 1> a <Lista ender. 10> ou <Lista endereços para Admin.>.
Ao gravar destinos para o seu próprio uso, selecione <Lista ender. pessoais>.
Ao gravar destinos que apenas um Administrador pode editar, selecione <Lista endereços para Admin.>.
Para partilhar um destino com um grupo de utilizadores gravado, selecione a lista de endereços do grupo de utilizadores gravada.
NOTA
<Lista ender. 1> a <Lista ender. 10> podem ser vistas como 10 livros de endereços. A gravação de destinos em listas de endereços para cada departamento ou parceiro de negócios torna mais fácil encontrar destinos ao especificá-los. Isto também torna mais fácil gerir listas de endereços mudando simplesmente o nome de um departamento ou parceiro de negócios.
<Protocolo>
Aqui, é selecionado <Windows (SMB)>.
NOTA
Quando selecionar <Windows (SMB)>, são apresentados os botões <Procurar anfitrião> e <Procurar>. Isto torna mais fácil especificar o servidor de ficheiros ao navegar ou pesquisar numa rede.
Só pode utilizar <Procurar> se <1.0> estiver definido para <Ligado> em <Especificar versão cliente SMB>.
Pode registar um máximo de cinco servidores de Diretório a serem utilizados com <Procurar>.
<Nome do anfitrião>
Introduza caminho para o servidor de ficheiros.
Por exemplo: \\Nome do computador servidor de ficheiros\Departmento_Vendas
<Caminho da pasta>
Para criar uma pasta para ordenar no servidor de ficheiros, introduza o nome da pasta. Também pode enviar o ficheiro sem introduzir um nome para a pasta.
Por exemplo: \FAX_de_A
NOTA
Se definir <Protocolo> para <Windows (SMB)> e, em seguida, especificar uma pasta inexistente em <Caminho da pasta>, uma pasta é criada automaticamente e o ficheiro é gravado na pasta criada. No entanto, se especificou pastas inexistentes em vários níveis, ocorrerá um erro de envio.
<Nome do utilizador>
Introduza o nome de utilizador usado ao iniciar sessão no servidor de ficheiros.
<Password>
Introduza a palavra-passe para o nome do utilizador.
<Confirmar antes de enviar>
Se definir <Confirmar antes de enviar> para LIGADO, aparece um ecrã a solicitar a palavra-passe antes do ficheiro ser enviado, mesmo que já tenha introduzido a palavra-passe em <Password>.
NOTA
Se especificar um destino com <Confirmar antes de enviar> ativado como destino de encaminhamento, o ecrã de introdução de palavra-passe não será apresentado. O ficheiro é encaminhado utilizando a palavra-passe gravada.
5
Carregue em <Verificar ligação> para verificar a conexão.
6
Carregue em <OK> <Fechar>.

Gravar uma "Pasta Partilhada no Computador do Utilizador B" no Livro de Endereços

1
No ecrã <Início>, carregue em <Progs. dest./encaminhadas>.
2
Carregue em <Gravar destinos> <Gravar novo destino>.
3
Carregue em <Ficheiro>.
4
Introduza as informação para a "Pasta Partilhada no Computador do Utilizador B."
<Nome>
Introduza o nome do destino que pretende ver no Livro de Endereços. Aqui, é introduzida a "Pasta de B".
Carregue em <Nome>  introduza o nome do destino e de seguida carregue em <OK>.
Onde gravar os destinos
Selecione um destino a partir de <Lista ender. pessoais>, lista de endereços de grupos de utilizadores, <Lista ender. 1> a <Lista ender. 10> ou <Lista endereços para Admin.>.
Ao gravar destinos para o seu próprio uso, selecione <Lista ender. pessoais>.
Ao gravar destinos que apenas um Administrador pode editar, selecione <Lista endereços para Admin.>.
Para partilhar um destino com um grupo de utilizadores gravado, selecione a lista de endereços do grupo de utilizadores gravada.
NOTA
<Lista ender. 1> a <Lista ender. 10> podem ser vistas como 10 livros de endereços. A gravação de destinos em listas de endereços para cada departamento ou parceiro de negócios torna mais fácil encontrar destinos ao especificá-los. Isto também torna mais fácil gerir listas de endereços mudando simplesmente o nome de um departamento ou parceiro de negócios.
<Protocolo>
Aqui, é selecionado <Windows (SMB)>.
NOTA
Quando selecionar <Windows (SMB)>, são apresentados os botões <Procurar anfitrião> e <Procurar>. Isto torna mais fácil especificar o servidor de ficheiros ao navegar ou pesquisar numa rede.
Só pode utilizar <Procurar> se <1.0> estiver definido para <Ligado> em <Especificar versão cliente SMB>.
Pode registar um máximo de cinco servidores de Diretório a serem utilizados com <Procurar>.
<Nome do anfitrião>
Introduza o caminho para a pasta partilhada no computador do utilizador B.
Por exemplo: \\Nome Computador\Leitura
<Caminho da pasta>
Para criar uma pasta para ordenar dentro da pasta partilhada, introduza o nome da pasta. Também pode enviar o ficheiro sem introduzir um nome para a pasta.
Por exemplo: \FAX
NOTA
Se definir <Protocolo> para <Windows (SMB)> e, em seguida, especificar uma pasta inexistente em <Caminho da pasta>, uma pasta é criada automaticamente e o ficheiro é gravado na pasta criada. No entanto, se especificou pastas inexistentes em vários níveis, ocorrerá um erro de envio.
<Nome do utilizador>
Introduza o nome de utilizador usado ao iniciar sessão no computador do utilizador B.
<Password>
Introduza a palavra-passe para o nome do utilizador.
<Confirmar antes de enviar>
Se definir <Confirmar antes de enviar> para LIGADO, aparece um ecrã a solicitar a palavra-passe antes do ficheiro ser enviado, mesmo que já tenha introduzido a palavra-passe em <Password>.
NOTA
Se especificar um destino com <Confirmar antes de enviar> ativado como destino de encaminhamento, o ecrã de introdução de palavra-passe não será apresentado. O ficheiro é encaminhado utilizando a palavra-passe gravada.
5
Carregue em <Verificar ligação> para verificar a conexão.
6
Carregue em <OK> <Fechar>.

Gravar o endereço de e-mail do Utilizador B no Livro de Endereços

1
No ecrã <Início>, carregue em <Progs. dest./encaminhadas>.
2
Carregue em <Gravar destinos> <Gravar novo destino>.
3
Carregue em <Correio eletrónico>.
4
Introduza as informações para o "Endereço de e-mail do utilizador B".
<Nome>
Introduza o nome do destino que pretende ver no Livro de Endereços. Aqui, é introduzido o "E-mail de B".
Carregue em <Nome>  introduza o nome do destino e de seguida carregue em <OK>.
Onde gravar os destinos
Selecione um destino a partir de <Lista ender. pessoais>, lista de endereços de grupos de utilizadores, <Lista ender. 1> a <Lista ender. 10> ou <Lista endereços para Admin.>.
Ao gravar destinos para o seu próprio uso, selecione <Lista ender. pessoais>.
Ao gravar destinos que apenas um Administrador pode editar, selecione <Lista endereços para Admin.>.
Para partilhar um destino com um grupo de utilizadores gravado, selecione a lista de endereços do grupo de utilizadores gravada.
NOTA
<Lista ender. 1> a <Lista ender. 10> podem ser vistas como 10 livros de endereços. A gravação de destinos em listas de endereços para cada departamento ou parceiro de negócios torna mais fácil encontrar destinos ao especificá-los. Isto também torna mais fácil gerir listas de endereços mudando simplesmente o nome de um departamento ou parceiro de negócios.
<Endereço correio elet.>
Introduza o endereço de e-mail do utilizador B.
<Dividir dados>
Quando o tamanho de um ficheiro excede o limite para transmissão via e-mail, pode escolher dividir o ficheiro com base no tamanho ou nas páginas.
Quando define isto para <Ligado>, o ficheiro é dividido para que não ultrapasse o limite e enviado em várias remessas. O software de e-mail do destinatário tem de suportar uma função para reconstruir o ficheiro recebido.
Quando define isto para <Desligado>, o número de páginas enviadas de cada vez é reduzido e as páginas são enviadas em vários e-mails. Por exemplo, um ficheiro de 10 páginas é dividido em dois e enviado como dois ficheiros de 5 páginas, o destinatário recebe portanto dois e-mails. No entanto, se o ficheiro não contiver nenhuma página (por exemplo, uma imagem JPEG), ocorrerá um erro de envio.
5
Carregue em <OK> <Fechar>.
NOTA
Antes de definir as programações de encaminhamento, utilize a função <Ler e Enviar> para verificar se o ficheiro chegou efetivamente ao destino gravado.

Passo 2: Definir as Programações de Encaminhamento para Documentos de Fax Recebidos

1
Inicie sessão como administrador no painel de controlo desta máquina.Iniciar sessão como Administrador
2
No ecrã <Início>, carregue em (Programações/Gravação).
3
Carregue em <Programações de funções> <Receber/Encaminhar> <Receber/Encaminhar>  <Programações de encaminhamento>.
4
Carregue em <Gravar>.
5
Carregue em <Nome da condição>, introduza "Faxes da Empresa A" e de seguida carregue em <OK>.
6
Carregue em <Condições de encaminhamento> defina as condições para o(s) destino(s) para encaminhamento e carregue em <OK>.
Em <Método receç.:>, selecione <Fax: linha partilh.>.
Em <Número de fax>, selecione <Equivalente> no menu suspenso e, em seguida, use as teclas numéricas para introduzir o número de fax para "Faxes da Empresa A" (0011111111).
NOTA
O número de gravação básico para um fax de destino pode ter um prefixo zero, um espaço ou um código de país. Dependendo do uso destes caracteres, as condições de encaminhamento diferem. Se não estiver claro se estes estão ou não a ser usados, selecione <Contém> sem selecionar <Equivalente>.
7
Carregue em <Encaminhado p/> <Livro de endereços>.
8
Selecione o "Servidor da Equipa de Vendas" gravado, como destino de encaminhamento e carregue em <OK>.
9
Carregue em <Nome ficheiro>, introduza "Faxes da Empresa A" e de seguida carregue em <OK>.
NOTA
Para nome do ficheiro, introduza o nome do ficheiro usado para armazenar o ficheiro no servidor de ficheiros de destino de encaminhamento. Pode utilizar qualquer nome.
Um carimbo de data/hora da leitura do ficheiro é adicionado ao final do nome do ficheiro. Se nenhum nome for especificado, apenas o carimbo de data/hora da leitura do ficheiro será adicionado e não poderá ser apagado.
10
Carregue em <Aviso encam. concluído>.
11
Selecione o endereço de e-mail do utilizador B e carregue em <OK> <OK>.
Isto assegura que são encaminhadas notificações de e-mail para o "endereço de e-mail do utilizador B" quando os documentos de fax recebidos forem encaminhados para o "Servidor da Equipa de Vendas." Verifique os documentos de fax recebidos conforme necessário.
12
Selecione "Faxes da Empresa A" e carregue em <Validar/Invalidar> para defini-lo como <Ligado>.
"Documentos enviados por fax da Empresa A" são encaminhados para o "Servidor da Equipa de Vendas."
De seguida, defina as programações de encaminhamento para "Documentos enviados por fax de empresas diferentes da empresa A."
NOTA
Se estiver definido como <Desligado>, os documentos são impressos sem serem encaminhados para um servidor de ficheiros.
13
Carregue em <Encaminhar s/restrições>.
NOTA
Para encaminhar todos os outros documentos de fax recebidos que não correspondam às condições de encaminhamento, selecione <Encaminhar s/restrições>.
Se não especificar a programação <Encaminhar s/restrições>, os documentos de fax recebidos de empresas diferentes da Empresa A são impressos ou mantidos na memória sem serem encaminhados.
14
Carregue em <Encaminhado p/> <Livro de endereços>.
15
Selecione a "pasta de B" gravada, como destino de encaminhamento e carregue em <OK>.
16
Carregue em <Aviso encam. concluído>.
17
Selecione o endereço de e-mail do utilizador B e carregue em <OK> <OK>.
Isto assegura que são encaminhadas notificações de e-mail para o "endereço de e-mail do utilizador B" quando os documentos de fax recebidos forem encaminhados para a "pasta de B." Verifique os documentos de fax recebidos conforme necessário.
18
Selecione "Encaminhar sem Condições," carregue em <Validar/Invalidar> e defina a condição de encaminhamento para <Ligado>.
"Documentos enviados por fax de empresas diferentes da empresa A" são encaminhados para a "pasta de B."
NOTA
Se estiver definido como <Desligado>, os documentos são impressos sem serem encaminhados para um servidor de ficheiros.
19
Carregue em <Fechar>.