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AEFW-006

Reenvío de documentos de fax entrantes a una carpeta compartida

En esta sección se describe cómo reenviar documentos de fax entrantes a una carpeta compartida guardada en la libreta de direcciones.
Siga los pasos del 1 al 2 por orden.
En esta sección se describe el "procedimiento para reenviar documentos de fax entrantes a una carpeta compartida" en las situaciones siguientes:
Reenvío de documentos de fax enviados por la empresa A (n.º de fax 0011111111) al servidor del equipo de ventas
Reenvío de documentos de fax enviados por empresas que no sean la empresa A al ordenador del usuario B en la oficina de ventas (carpeta compartida)
Notificación al usuario B por e-mail cuando se reenvíen documentos de fax entrantes
Movimiento de documentos de fax entrantes después de configurar las opciones de reenvío
NOTA
Primero, compruebe que se han completado las siguientes opciones:
Que se pueden utilizar los faxes
Que están activadas las funciones de envío
Que se han configurado las opciones de red
Las pantallas pueden variar en función del modelo y de las opciones instaladas.

Paso 1: Registrar el destino de reenvío en la libreta de direcciones

Guardar el "Servidor del equipo de ventas" en la libreta de direcciones
Guardar una "Carpeta compartida en el ordenador del usuario B" en la libreta de direcciones
Guardar la dirección de e-mail del usuario B en la libreta de direcciones

Guardar el "Servidor del equipo de ventas" en la libreta de direcciones

1
En la pantalla <Menú principal>, pulse <Opciones dest./reenv.>.
2
Pulse <Guardar destinos>  <Guardar nuevo dest.>.
3
Pulse <Archivo>.
4
Introduzca la información del "Servidor del equipo de ventas".
<Nombre>
Introduzca el nombre del destino que desea visualizar en la libreta de direcciones. Aquí se introduce "Servidor del equipo de ventas".
Pulse <Nombre> introduzca el nombre de destino y, a continuación, pulse <Aceptar>.
Dónde guardar los destinos
Seleccione un destino en <Lista dir. personal>, lista de direcciones de grupos de usuarios, <Lista de direcciones 1> a <Lista de direcciones 10> o <Lista de direcciones para administrador>.
Si está guardando destinos para uso propio, seleccione <Lista dir. personal>.
Si está guardando destinos que solo puede editar un administrador, seleccione <Lista de direcciones para administrador>.
Para compartir un destino con un grupo de usuarios guardado, seleccione la lista de direcciones de grupos de usuarios guardada.
NOTA
<Lista de direcciones 1> a <Lista de direcciones 10> pueden vincularse a 10 libretas de direcciones. Guardar destinos en listas de direcciones para cada departamento o socio de negocios facilita encontrar destinos cuando se especifican. También facilita gestionar listas de direcciones simplemente cambiando el nombre de un departamento o socio de negocio.
<Protocolo>
Aquí se selecciona <Windows (SMB)>.
NOTA
Cuando se selecciona <Windows (SMB)>, aparecen los botones <Buscar host> y <Examinar>. Esto facilita especificar el servidor de archivos al navegar o buscar en una red.
Solo puede utilizar <Examinar> si <1.0> está establecido como <Sí> en <Especifique la versión del cliente SMB>.
Puede registrar hasta cinco servidores de directorio que se utilizarán con <Examinar>.
<Nombre de host>
Introduzca la ruta del servidor de archivos.
Por ejemplo: \\Nombre del ordenador del servidor de archivos\Departamento_Ventas
<Ruta de la carpeta>
Si quiere crear una carpeta para clasificar dentro del servidor de archivos, introduzca el nombre de la carpeta. También puede enviar el archivo sin introducir un nombre de carpeta.
Por ejemplo: \FAX_enviado por_A
NOTA
Si <Protocolo> está establecido en <Windows (SMB)> y especifica una carpeta que no existe en <Ruta de la carpeta>, se crea automáticamente una carpeta y el archivo se guarda en esa carpeta. Sin embargo, si especifica carpetas no existentes en varios niveles, se producirá un error de envío.
<Nombre de usuario>
Introduzca el nombre de usuario utilizado para iniciar sesión en el servidor de archivos.
<Contraseña>
Introduzca la contraseña del nombre de usuario.
<Confirmar antes de enviar>
Si establece <Confirmar antes de enviar> en ACTIVADO, aparece una pantalla que solicita una contraseña antes de enviar el archivo, aunque ya se haya introducido la contraseña en <Contraseña>.
NOTA
Si especifica un destino con <Confirmar antes de enviar> activado como el destino de reenvío, no aparece ninguna pantalla de introducción de contraseña. El archivo se reenvía usando la contraseña registrada.
5
Pulse <Compruebe conexión> para comprobar la conexión.
6
Pulse <Aceptar>  <Cerrar>.

Guardar una "Carpeta compartida en el ordenador del usuario B" en la libreta de direcciones

1
En la pantalla <Menú principal>, pulse <Opciones dest./reenv.>.
2
Pulse <Guardar destinos>  <Guardar nuevo dest.>.
3
Pulse <Archivo>.
4
Introduzca la información de "Carpeta compartida en el ordenador del usuario B".
<Nombre>
Introduzca el nombre del destino que desea visualizar en la libreta de direcciones. Aquí se introduce "Carpeta de B".
Pulse <Nombre> introduzca el nombre de destino y, a continuación, pulse <Aceptar>.
Dónde guardar los destinos
Seleccione un destino en <Lista dir. personal>, lista de direcciones de grupos de usuarios, <Lista de direcciones 1> a <Lista de direcciones 10> o <Lista de direcciones para administrador>.
Si está guardando destinos para uso propio, seleccione <Lista dir. personal>.
Si está guardando destinos que solo puede editar un administrador, seleccione <Lista de direcciones para administrador>.
Para compartir un destino con un grupo de usuarios guardado, seleccione la lista de direcciones de grupos de usuarios guardada.
NOTA
<Lista de direcciones 1> a <Lista de direcciones 10> pueden vincularse a 10 libretas de direcciones. Guardar destinos en listas de direcciones para cada departamento o socio de negocios facilita encontrar destinos cuando se especifican. También facilita gestionar listas de direcciones simplemente cambiando el nombre de un departamento o socio de negocio.
<Protocolo>
Aquí se selecciona <Windows (SMB)>.
NOTA
Cuando se selecciona <Windows (SMB)>, aparecen los botones <Buscar host> y <Examinar>. Esto facilita especificar el servidor de archivos al navegar o buscar en una red.
Solo puede utilizar <Examinar> si <1.0> está establecido como <Sí> en <Especifique la versión del cliente SMB>.
Puede registrar hasta cinco servidores de directorio que se utilizarán con <Examinar>.
<Nombre de host>
Introduzca la ruta de la carpeta compartida en el ordenador del usuario B.
Por ejemplo: \\Nombre del ordenador\Lectura
<Ruta de la carpeta>
Si quiere crear una carpeta para clasificar dentro de la carpeta compartida, introduzca el nombre de la carpeta. También puede enviar el archivo sin introducir un nombre de carpeta.
Por ejemplo: \FAX
NOTA
Si <Protocolo> está establecido en <Windows (SMB)> y especifica una carpeta que no existe en <Ruta de la carpeta>, se crea automáticamente una carpeta y el archivo se guarda en esa carpeta. Sin embargo, si especifica carpetas no existentes en varios niveles, se producirá un error de envío.
<Nombre de usuario>
Introduzca el nombre de usuario utilizado para iniciar sesión en el ordenador del usuario B.
<Contraseña>
Introduzca la contraseña del nombre de usuario.
<Confirmar antes de enviar>
Si establece <Confirmar antes de enviar> en ACTIVADO, aparece una pantalla que solicita una contraseña antes de enviar el archivo, aunque ya se haya introducido la contraseña en <Contraseña>.
NOTA
Si especifica un destino con <Confirmar antes de enviar> activado como el destino de reenvío, no aparece ninguna pantalla de introducción de contraseña. El archivo se reenvía usando la contraseña registrada.
5
Pulse <Compruebe conexión> para comprobar la conexión.
6
Pulse <Aceptar>  <Cerrar>.

Guardar la dirección de e-mail del usuario B en la libreta de direcciones

1
En la pantalla <Menú principal>, pulse <Opciones dest./reenv.>.
2
Pulse <Guardar destinos>  <Guardar nuevo dest.>.
3
Pulse <E-mail>.
4
Introduzca la información de "Dirección de e-mail del usuario B".
<Nombre>
Introduzca el nombre del destino que desea visualizar en la libreta de direcciones. Aquí se introduce "E-mail de B".
Pulse <Nombre> introduzca el nombre de destino y, a continuación, pulse <Aceptar>.
Dónde guardar los destinos
Seleccione un destino en <Lista dir. personal>, lista de direcciones de grupos de usuarios, <Lista de direcciones 1> a <Lista de direcciones 10> o <Lista de direcciones para administrador>.
Si está guardando destinos para uso propio, seleccione <Lista dir. personal>.
Si está guardando destinos que solo puede editar un administrador, seleccione <Lista de direcciones para administrador>.
Para compartir un destino con un grupo de usuarios guardado, seleccione la lista de direcciones de grupos de usuarios guardada.
NOTA
<Lista de direcciones 1> a <Lista de direcciones 10> pueden vincularse a 10 libretas de direcciones. Guardar destinos en listas de direcciones para cada departamento o socio de negocios facilita encontrar destinos cuando se especifican. También facilita gestionar listas de direcciones simplemente cambiando el nombre de un departamento o socio de negocio.
<Dirección de e-mail>
Introduzca la dirección de e-mail del usuario B.
<Dividir datos>
Si el tamaño del archivo fuera superior al límite de la transmisión por e-mail, puede dividir el archivo en función del tamaño o de las páginas.
Si establece esto en <Sí>, el archivo se divide de tal manera que ya no supera el límite y se envía en varias tandas. El software de correo electrónico del destinatario debe admitir una función para volver a unir el archivo recibido.
Si establece esto en <No>, se reduce el número de páginas que se envían cada vez y las páginas se envían en varios e-mails. Por ejemplo, un archivo de 10 páginas se divide en dos y se envía como dos archivos de cinco páginas, de modo que el destinatario recibe dos e-mails. Sin embargo, si el archivo no contiene ninguna página (por ejemplo, una imagen JPEG), se produce un error de envío.
5
Pulse <Aceptar>  <Cerrar>.
NOTA
Antes de configurar las opciones de reenvío, use la función <Leer y enviar> para comprobar que el archivo ha llegado al destino guardado.

Paso 2: Configuración de las opciones de reenvío para documentos de fax entrantes

1
Inicie sesión como un administrador en el panel de control de este equipo. Iniciar sesión como Administrador
2
En la pantalla <Menú principal>, pulse (Configuración).
3
Pulse <Opciones de funciones> <Recepción/Reenvío> <Recepción/Reenvío> <Opciones de reenvío>.
4
Pulse <Guardar>.
5
Pulse <Nombre de condiciones>, introduzca "Faxes enviados por la empresa A" y, a continuación, pulse <Aceptar>.
6
Pulse <Condiciones de reenvío>, establezca las condiciones para el destino o destinos de reenvío y, a continuación, pulse <Aceptar>.
En <Método recepc.:>, seleccione <Fax: Línea compart.>.
En <Número de fax>, seleccione <Es igual a> en el menú desplegable y, a continuación, use las teclas numéricas para introducir el número de fax para "Faxes enviados por la empresa A" (0011111111).
NOTA
El número de registro básico de un fax de destino puede utilizar un prefijo cero, un espacio o un código de país. Las condiciones de reenvío varían en función del uso de estos caracteres. Si no está claro si se utilizan o no, seleccione <Contiene> sin seleccionar <Es igual a>.
7
Pulse <Reenviado a>  <Libreta de direcciones>.
8
Seleccione el "Servidor del equipo de ventas" guardado como el destino de reenvío y pulse <Aceptar>.
9
Pulse <Nombre de archivo>, introduzca "Faxes enviados por la empresa A" y, a continuación, pulse <Aceptar>.
NOTA
Como nombre de archivo, introduzca el nombre de archivo utilizado para guardar el archivo en el servidor de archivos de destino de reenvío. Puede utilizar cualquier nombre.
Al final del nombre del archivo se añade una marca de hora/fecha de lectura del archivo. Si no se especifica ningún nombre, solo se añade la marca de hora/fecha de lectura del archivo y no puede eliminarse.
10
Pulse <Aviso fin de reenvío>.
11
Seleccione la dirección de e-mail del usuario B. y pulse <Aceptar> <Aceptar>.
Esto garantiza que las notificaciones de e-mail de reenvío se envían a la "Dirección de e-mail del usuario B" cuando se reenvíen documentos de fax entrantes a "Servidor del equipo de ventas". Compruebe los documentos de fax entrantes como sea necesario.
12
Seleccione "Faxes enviados por la empresa A" y pulse <Validar/Invalidar> para establecerlo en <Sí>.
Los "Faxes enviados por la empresa A" se reenvían al "Servidor del equipo de ventas".
A continuación, vaya a configurar las opciones de reenvío de "Documentos de fax enviados por empresas que no sean la empresa A".
NOTA
Si esto se establece en <No>, los documentos se imprimen sin ser reenviados a un servidor de archivos.
13
Pulse <Reenviar sin condiciones>.
NOTA
Para reenviar el resto de los documentos de fax entrantes que no cumplen las condiciones de reenvío, seleccione <Reenviar sin condiciones>.
Si no especifica la opción <Reenviar sin condiciones>, los documentos de fax recibidos de empresas que no sean la empresa A se imprimen o se retienen en la memoria sin ser reenviados.
14
Pulse <Reenviado a>  <Libreta de direcciones>.
15
Seleccione la "Carpeta de B" guardada como el destino de reenvío y pulse <Aceptar>.
16
Pulse <Aviso fin de reenvío>.
17
Seleccione la dirección de e-mail del usuario B. y pulse <Aceptar> <Aceptar>.
Esto garantiza que las notificaciones de e-mail de reenvío se envían a la "Dirección de e-mail del usuario B" cuando se reenvíen documentos de fax entrantes a "Carpeta de B". Compruebe los documentos de fax entrantes como sea necesario.
18
Seleccione"Reenviar sin condiciones", pulse <Validar/Invalidar> y establezca la condición de reenvío en <Sí>.
Los "Documentos de fax enviados por empresas que no sean la empresa A" se reenvían a la "carpeta de B".
NOTA
Si esto se establece en <No>, los documentos se imprimen sin ser reenviados a un servidor de archivos.
19
Pulse <Cerrar>.