Habilitar la edición de documentos PDF con Adobe Reader (Extras del lector)

Si selecciona el modo Extras del lector cuando convierta un documento de papel a archivo PDF, podrá agregar/editar comentarios, y agregar firmas utilizando Adobe Reader (Adobe Reader 7 o posterior).

Ventajas de los extras del lector

Utilización de archivos PDF a bajo coste

Para agregar firmas o editar un archivo PDF, será necesario instalar software de edición de PDF como Adobe Acrobat en su ordenador. Sin embargo, podrá reducir costes de adopción si utiliza el modo de Extras del lector, ya que podrá añadir firmas y realizar modificaciones incluso si el software mencionado arriba no está instalado en su ordenador.

Toma de decisiones rápida con la compartición de documentos

Por ejemplo, cuando un miembro de un proyecto está recopilando comentarios en un plan preliminar, puede convertir el documento del anteproyecto en un archivo PDF y guardarlo en una carpeta compartida a la que podrán acceder los miembros. Los comentarios podrá recolectarse de forma más rápida que si se estuviese pasando un documento de papel.

Condiciones necesarias
El Set de Funciones Avanzadas E1 está activado. Que las opciones de red estén configuradas.

Esta sección describe el procedimiento para guardar un documento de papel en la carpeta compartida del espacio avanzado en formato de Extras del lector. Muchas personas podrán ver y editar el archivo PDF.

Las pantallas pueden diferir dependiendo del modelo de equipo y de los productos opcionales instalados.

Siga los procedimientos indicados a continuación:

Comprobar si puede accederse al espacio avanzado

Comprobar si los documentos pueden guardarse en el formato de Extras del lector

Convertir el documento a archivo PDF en el formato de Extras del lector

Abrir el documento guardado con Adobe Reader

Comprobar si puede accederse al espacio avanzado

Si es necesario comprobar si puede accederse al espacio avanzado de destino desde su ordenador.

Siga el procedimiento indicado a continuación para comprobar si puede acceder al espacio avanzado con SMB.

Pulse

→ [Opciones de funciones] → [Guardar/Acceder a archivos] → [Opciones de espacio avanzado] → [Hacer público] → [Mediante SMB] → [Aceptar].

Siga los procedimientos indicados a continuación para comprobar si la opción [Prohibir escritura desde fuera] está establecida en 'Off'.

Pulse

→ [Opciones de funciones] → [Guardar/Acceder a archivos] → [Opciones de espacio avanzado] → [Prohibir escritura desde fuera].

Comprobar si los documentos pueden guardarse en el formato de Extras del lector

Compruebe si están inhabilitadas las funciones incompatibles con el formato de Extras del lector.

Siga el procedimiento indicado a continuación para confirmar que [Formato de PDF a PDF/A] esté ajustado a 'Off'.

Pulse

→ [Opciones de funciones] → [Común] → [Generar archivo] → [Formato de PDF a PDF/A].

Seleccione [Off] → pulse [Aceptar].

Además de esta opción, no podrá guardar en el formato de Extras del lector si

→ [Opciones de funciones] → [Común] → [Generar archivo] → [Optimizar PDF para web] están ajustados a 'On' y se ha establecido una firma digital.

Convertir el documento a archivo PDF en el formato de Extras del lector

Lea un documento de papel y conviértalo a archivo PDF.

Pulse [Leer y guardar] en la pantalla del menú principal.

Pulse [Espacio avanzado].

Si aparece la pantalla Iniciar sesión, introduzca el nombre de usuario y la contraseña → pulse [Aceptar].

Introduzca el mismo nombre de usuario y contraseña utilizados para iniciar sesión en el equipo.

Cuando termine de utilizar el equipo, pulse

(Iniciar sesión/Finalizar sesión) para cerrar la sesión.

Si utiliza SSO-H como servicio de inicio de sesión, pulse [Guardar contraseña] para guardar el nombre de usuario y la contraseña. La próxima vez que inicie sesión en el espacio avanzado, el nombre de usuario y la contraseña ya aparecerán, de forma que sólo tendrá que pulsar [Aceptar] para que aparezca la pantalla de selección de espacios. Si no aparece la pantalla de inicio de sesión, este paso no es necesario.

Pulse [Espacio compartido].

Seleccione la carpeta en la que desea guardar el archivo.

Coloque los originales.

Pulse [Leer].

Pulse [Formato de archivo].

Seleccione [PDF] → pulse [Establecer detalles].

Si no aparece [Establecer detalles], pulse [Extras del lector] en la pantalla Formato de archivo.

10.

Pulse [Extras del lector] → [Aceptar].

11.

Pulse

Si aparece la siguiente pantalla, siga las instrucciones que aparecen en la pantalla táctil → pulse

una vez por cada original. Una vez finalizada la lectura, pulse [Iniciar almacmto.].

Una vez finalizada la lectura, los datos leídos se guardan en la carpeta seleccionada.

No es posible cambiar las opciones, como el tamaño de documento o la escala de lectura, mientras el equipo está leyendo.

Si desea cancelar la lectura, pulse [Detener] o

12.

Una vez finalizada la lectura, retire los originales.

Abrir el documento guardado con Adobe Reader

Abra el documento PDF guardado en la carpeta compartida del espacio avanzado desde su ordenador.

En esta sección se utiliza Windows 7 a modo de ejemplo.

Haga clic en [Iniciar] → [Todos los programas] → [Accesorios] → [Exploradorde Windows] → escriba la ruta siguiente en <Dirección> (distingue entre mayúsculas y minúsculas).

//<dirección IP de este equipo>/share

Si aparece la pantalla Iniciar sesión, introduzca el nombre de usuario y la contraseña → haga clic en [Aceptar].

Si ha iniciado sesión correctamente, puede acceder al espacio compartido del espacio avanzado.

Seleccione y abra el archivo PDF guardado.

Guarde el documento PDF después de realizar y editar tal adición y anotación.

Para agregar un comentario, seleccione el icono en la barra de herramientas → haga clic en la ubicación del documento PDF para agregar el comentario. Puede introducir instrucciones, etc. en el campo de entrada que aparece.

Si ocurre un error, compruebe si coincide la hora del equipo con la del ordenador. Si abre un PDF compatible con Extras del lector en Adobe Reader, y la hora en la que se creó el archivo PDF es posterior a la actual del ordenador, se producirá un error.

Información de referencia

Formato "PDF/A-1b" para cumplir las normas ISO

PDF/A es una norma establecida por la Organización Internacional para la Estandarización (ISO). Es adecuada para almacenamiento a largo plazo porque garantiza que la visualización de PDF no cambia con el equipo ni el software para ver.

Para guardar un archivo PDF en formato PDF/A-1b, pulse

→ [Opciones de funciones] → [Común] → [Generar archivo] → ajuste [Formato PDF a PDF/A] a 'On' → convierta el documento a archivo PDF utilizando [Leer y guardar] o [Leer y enviar].

Optimizar archivos PDF para verlos en la Web

Cuando vea archivos PDF en la Web, podrá optimizar los archivos de forma que puedan verse a medida que se descargue cada página, sin tener que esperar a que se descargue todo el documento. Esto será muy útil cuando distribuya datos leídos a través de la Web.

Para guardar un archivo PDF optimizado, pulse

→ [Opciones de funciones] → [Común] → [Generar archivo] → ajuste [Optimizar PDF para web] a 'On' → convierta el documento a archivo PDF utilizando [Leer y guardar] o [Leer y enviar].

Precauciones cuando se generen archivos PDF

Hay varias combinaciones de opciones que no pueden utilizarse cuando se convierte un documento de papel a archivo PDF.

Combinaciones de opciones no disponibles	Descripción	Solución
Extras del lector y PDF/A	Si [Formato de PDF a PDF/A] en Configuración está ajustado a 'On', no se puede seleccionar el formato de Extras del lector.	Ajuste el [Formato de PDF a PDF/A] a 'Off'.
Extras del lector y PDF cifrado	Si la autorización con contraseña se ha establecido para PDF cifrado, no se puede establecer el formato de Extras del lector.	Permita [Firma campo firma], [Comentarios y firma campo firma], [Cambios menos agreg. coment./extr. págs.] o [Cambios menos extraer páginas] para PDF cifrado.
PDF/A y PDF cifrado	Si [Formato de PDF a PDF/A] en Configuración está ajustado a 'On', no se puede seleccionar PDF cifrado.	Ajuste el [Formato de PDF a PDF/A] a 'Off'.
PDF cifrado y firma digital (Firma de dispositivo y Firma de usuario)	Si la autorización con contraseña se ha establecido para PDF cifrado, no se puede establecer una firma digital.	Permita [Cambios menos extraer páginas] para PDF cifrado.

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