設定存取權限
僅允許具有存取權限的使用者使用本機，以避免本機遭受未經授權的存取。可以分別為各帳戶或「識別碼」設定存取權限。可以為各識別碼設定 PIN。如果使用者嘗試在識別碼啟用時操作本機，將顯示登入畫面，使用者必須輸入正確的識別碼和 PIN 才能使用本機。
識別碼分為兩類：管理員專用的系統管理員識別碼，以及一般使用者使用的部門識別碼。系統管理員識別碼為具有完整存取權限的帳號。使用系統管理員識別碼可以限制各識別碼對彩色影印和傳真等功能的使用權限。如果同時使用這兩種識別碼，將設定兩種不同的權限等級，以靈活管理本機和提高安全性。
系統管理員識別碼：
系統管理員識別碼為具有完整存取權限的帳號。如果指定系統管理員識別碼，必須使用系統管理員識別碼資訊登入本機，才能存取 <網路設定> 或 <系統管理設定>。要給予管理員和一般使用者不同的存取權限等級時，設定系統管理員識別碼。只能註冊一個系統管理員識別碼。
部門識別碼（部門識別碼管理）
透過註冊部門識別碼，可以為使用者（或使用者群組）指定存取權限。可以註冊多個部門識別碼。如果使用者嘗試在部門識別碼啟用時操作本機，將顯示登入畫面，使用者必須輸入其部門識別碼和 PIN 才能使用本機。可以檢視各部門識別碼的資訊，例如以黑白或彩色影印、列印或掃描的頁數。