Transfert automatique des télécopies reçues
Il est possible de régler la machine pour qu'elle transfère automatiquement une télécopie reçue à un autre destinataire, comme un employé travaillant pour une autre branche.
Avantages du transfert automatique
Eviter toute perte de temps à transférer des informations et toute erreur humaine éventuelle. L'envoi par e-mail d'une notification au moment du transfert est une méthode efficace de s'assurer que le document transféré est affiché par le destinataire.
|
Condition requise
|
|
(En cas d'utilisation de l'imageRUNNER ADVANCE C3320) La fonction Envoi est disponible.
La fonction Fax est disponible pour être utilisée.
La connexion a été établie en tant qu'utilisateur disposant des droits requis. (Voir "Définition des administrateurs".)
|
Tous les mardis, le directeur du service A du bureau A passe la journée au bureau B. Cette section décrit le réglage de la machine pour le transfert automatique des télécopies envoyées le mardi au bureau A vers le bureau B où travaille ce jour-là le directeur du service A. Elle traite également de l'impression de la liste des réglages de transfert afin d'en vérifier la correction.
Les écrans peuvent être différents suivant le modèle de machine et les produits en option installés.
Suivre les procédures ci-après.
Mémorisation du numéro de télécopieur du bureau B
Définition des conditions de transfert
Mémorisation du numéro de télécopieur du bureau B
Cette procédure peut s'exécuter à l'aide de l'afficheur tactile ou de l'interface utilisateur distante.
A partir de l'afficheur tactile
1.
Appuyer sur 
(Réglages/Enregistrement) → [Définir destinataire] → [Mémoriser les destinataires].
(Réglages/Enregistrement) → [Définir destinataire] → [Mémoriser les destinataires].2.
Appuyer sur [Mémor. nouv. dest.]. → [Fax] → saisir le nom "Bureau B" → appuyer sur [Suivant].
3.
Définir le numéro de télécopieur du bureau B.
Utilisation de l'interface utilisateur distante
Ces réglages peuvent être également spécifiés à partir de l'interface utilisateur distante.
1.
Accéder à l'interface utilisateur distante → cliquer sur [Carnet d'adresses] → sur la page Listes d'adresses, cliquer sur la liste d'adresses à enregistrer.
2.
Cliquer sur [Mémoriser nouveau destinataire] → définir les champs nécessaires.
Définition des conditions de transfert
Cette procédure peut s'exécuter à l'aide de l'afficheur tactile ou de l'interface utilisateur distante.
A partir de l'afficheur tactile
1.
Appuyer sur (Réglages/Enregistrement) → [Réglages de fonction] → [Recevoir/Transférer] → [Réglages communs] → [Réglages de transfert].
(Réglages/Enregistrement) → [Réglages de fonction] → [Recevoir/Transférer] → [Réglages communs] → [Réglages de transfert].
2.
Appuyer sur [Mémoriser] → définir la condition de transfert.
3.
Appuyer sur [Nom de condition] → saisir un nom de condition → appuyer sur [OK].
4.
Appuyer sur [Conditions] → [Fax] pour la méthode de réception → [OK].
Toutes les télécopies reçues par le Bureau A seront transférées.
5.
Appuyer sur [Destinataire du transfert] → sélectionner le numéro de télécopieur du bureau B mémorisé à l'étape 2 dans le carnet d'adresses → appuyer sur [OK] → [Suivant].
6.
Appuyer sur [Spécifier H. transfert] → indiquer l'heure et le jour d'effet de la condition de transfert.
7.
Appuyer sur [Spécifier la période] → [Ajouter].
8.
Sélectionner [Lundi] pour l'option <Heure de début> → appuyer sur [
] → saisir "1700".
] → saisir "1700".
La condition de transfert prend effet le lundi à 17 heures, heure à laquelle le directeur du service A quitte le bureau A. Les télécopies reçues après sont transférées automatiquement vers le bureau B.
9.
Sélectionner [Mardi] pour l'option <Heure de fin> → appuyer sur [] → saisir "1700".
] → saisir "1700". 
La condition de transfert n'est plus effective à partir du mardi à 17 heures, moment auquel le directeur du service A quitte le bureau B. Les télécopies reçues après par le bureau A ne sont pas transférées vers le bureau B.
10.
Appuyer plusieurs fois sur [OK] jusqu'à ce que l'écran des réglages de transfert apparaisse.
11.
Sélectionner la condition de transfert mémorisée → appuyer sur [Valider/Invalider].
La condition de transfert mémorisée est effective et, pendant la période définie, les télécopies reçues par le bureau A sont transférées vers le bureau B.
Utilisation de l'interface utilisateur distante
Ces réglages peuvent être également spécifiés à partir de l'interface utilisateur distante.
1.
Accéder à l'interface utilisateur distante → cliquer sur [Réglages/Enregistrement] → [Recevoir/Transférer] → [Réglages de transfert].
2.
Cliquer sur [Ajouter nouvelles conditions] → définir les champs nécessaires.
Informations de référence
Notification de transfert
Sur l'écran d'enregistrement des conditions de transfert, appuyer sur [Notification de transfert] et enregistrer l'adresse e-mail à laquelle doivent être envoyés les messages de notification lorsque le transfert est terminé.
Si [Notifier err. Uniquement] est sélectionné, un message de notification est envoyé uniquement lorsque le transfert échoue.
Imprimer la liste
Suivre les procédures ci-après pour imprimer la liste des réglages de transfert.
1. Appuyer sur (Réglages/Enregistrement) → [Réglages de fonction] → [Recevoir/Transférer] → [Réglages communs] → [Réglages de transfert].
(Réglages/Enregistrement) → [Réglages de fonction] → [Recevoir/Transférer] → [Réglages communs] → [Réglages de transfert].
2. Appuyer sur [Autres opérations] → [Imprimer la liste].
3. Appuyer sur [Oui] dans l'écran de confirmation pour imprimer la liste des réglages de transfert.