設定存取權限
僅允許具有存取權限的使用者使用本機，以避免本機遭受未經授權的存取。可以分別為系統管理員、一般使用者和遠端使用者介面設定存取權限。設定權限後，使用者必須輸入識別碼和 PIN 才能列印或變更設定。
部門識別碼帳戶分為兩類：管理員專用的系統管理員識別碼，以及一般使用者使用的部門識別碼。系統管理員識別碼為具有完整存取權限的帳號。部門識別碼可以限制一個部門識別碼對彩色影印功能的使用，並限制另一個部門識別碼對傳真功能的使用，允許數個不同的使用者部門識別碼，這樣可靈活管理本機的安全性。此外，設定遠端使用者介面存取 PIN，可限制遠端使用者介面的使用。
系統管理員識別碼
系統管理員識別碼為具有完整存取權限的帳號。如果指定系統管理員識別碼，必須使用系統管理員識別碼資訊登入本機，才能存取 <網路設定> 或 <系統管理設定>。要給予管理員和一般使用者不同的存取權限等級時，設定系統管理員識別碼。只能註冊一個系統管理員識別碼。
部門識別碼（部門識別碼管理）
透過註冊部門識別碼，可以為使用者（或使用者群組）指定存取權限。可以註冊多個部門識別碼。如果使用者嘗試在部門識別碼啟用時操作本機，將顯示登入畫面，使用者必須輸入其部門識別碼和 PIN 才能使用本機。可以檢視各部門識別碼的資訊，例如以黑白或彩色影印、列印或掃描的頁數。
遠端使用者介面 PIN（遠端使用者介面存取PIN）
這是使用遠端使用者介面的 PIN。只有知道此 PIN 的使用者才能存取遠端使用者介面。