設定部門識別碼管理
可以透過多個使用者或群組的多個識別碼控制存取本機。如果使用者嘗試在部門識別碼管理啟用時操作本機，將顯示登入畫面，使用者必須輸入其部門識別碼和 PIN 才能使用本機。部門識別碼管理啟用時，各部門識別碼的功能使用情形（如彩色影印和黑白掃描）會分別記錄。若要設定部門識別碼管理，請根據需求註冊部門識別碼，然後啟用部門識別碼管理功能。若要為從電腦執行的操作（如列印和 PC 傳真）啟用部門識別碼管理，需要進行其他設定。
註冊/編輯部門識別碼和 PIN
註冊部門識別碼並設定其 PIN。您也可以停用各部門識別碼的功能（如黑白影印和彩色列印）。最多可以註冊 300 個部門識別碼。
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啟動遠端使用者介面，並以系統管理員模式登入。啟動遠端使用者介面
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按一下 [設定/註冊]。
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按一下 [部門識別碼管理] 並註冊或編輯部門識別碼。
註冊部門識別碼
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按一下 [註冊新部門]。
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指定所需的設定，然後按一下 [確定]。
 [部門識別碼]
輸入最多七位數字的部門識別碼。
[設定PIN]
若要設定 PIN，勾選核取方塊，然後在 [PIN] 和 [確認] 文字框中輸入最多七位數字。
[限制功能]
勾選要停用部門識別碼功能的核取方塊。
 如果勾選 [掃描] 核取方塊，儲存到 USB 記憶裝置、傳送電子郵件及儲存到共用資料夾或 FTP 伺服器功能全都會受到限制。您也可以限制透過將文件匯入電腦掃描文件的其他方法，但在這種情況下，無法封鎖每個部門識別碼的存取（部門識別碼未知時阻擋工作）。
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編輯已註冊部門識別碼的設定
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按一下 [部門識別碼] 下的對應文字連結以編輯。
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根據需求變更設定，然後按一下 [確定]。
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刪除部門識別碼
按一下要刪除部門識別碼右側的 [刪除] 
按一下 [確定]。
按一下 [確定]。
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[部門識別碼頁總計]可以檢查各部門識別碼的影印、列印、掃描或傳真總頁數。
若要將計數歸零，按一下 [部門識別碼] 下的對應文字連結，然後按一下 [清除計數]
[確定]。若要將所有部門識別碼計數歸零，按一下 [清除全部計數] [確定]。 使用控制卡本機隨附選購的 電腦控制讀卡機-F1 時，會自動註冊 300 個序列號碼。
請勿編輯或刪除部門識別碼。否則被編輯或被刪除的部門識別碼所對應的控制卡將會無法使用。
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啟用部門識別碼管理
根據需求註冊部門識別碼後，啟用部門識別碼管理。
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啟動遠端使用者介面，並以系統管理員模式登入。啟動遠端使用者介面
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按一下 [設定/註冊]。
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按一下 [部門識別碼管理] [編輯]。
[編輯]。
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勾選 [部門識別碼管理] 核取方塊，然後按一下 [確定]。
[部門識別碼管理]
勾選核取方塊以啟用部門識別碼管理。如果不要使用部門識別碼管理，請清除此核取方塊。
有關 [允許識別碼未知的列印工作]/[允許識別碼未知的掃描工作]/[允許黑白影印工作] 核取方塊的資訊，請參閱部門識別碼未知時阻擋工作。
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使用控制面板也可以在 <首頁> 畫面中的 <功能表> 開啟或關閉部門識別碼管理。部門識別碼管理開啟/關閉
登入本機
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設定部門識別碼管理以便從電腦列印或傳真
若要啟用部門識別碼管理以便從電腦列印或傳真，必須使用電腦已安裝的驅動程式指定設定。根據需求指定部門識別碼和 PIN。
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若要執行以下程序，必須以管理員帳號登入電腦。
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開啟印表機資料夾。 顯示印表機資料夾
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在印表機或傳真圖示上按一下滑鼠右鍵，然後按一下 [印表機內容] 或 [內容]。
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按一下 [裝置設定] 標籤，並指定所需設定。
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勾選 [使用部門 ID 管理] 核取方塊，然後按一下其右側的 [設定]。
對於傳真驅動程式，也請勾選 [容許 PIN 設定] 核取方塊以啟用 PIN 設定。
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根據需求指定設定，然後按一下 [確定]。
 [容許 PIN 設定]
勾選核取方塊以啟用 PIN 設定。
[部門 ID]
輸入最多七位數字的部門識別碼。
[PIN]
若要設定部門識別碼的 PIN，輸入最多七位數字。
[驗證]
按一下以確認是否輸入正確的識別碼和 PIN。如果透過 USB 或 WSD（Web Services on Devices）連接埠連接本機和電腦，無法使用此功能。
[列印時確認部門 ID/PIN]/[傳送傳真時確認部門 ID/PIN]
如果勾選此核取方塊，每次從電腦列印或傳真時將顯示 [確認部門 ID/PIN] 彈出畫面。
[在裝置上驗證部門 ID/PIN]
如果透過 USB 或 WSD 連接埠連接本機與電腦，請勾選此核取方塊。
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按一下 [確定]。
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登入本機
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部門識別碼未知時阻擋工作
如果不變更預設設定，即使已啟用本機的部門識別碼管理，所有使用者也能從電腦列印、掃描（透過 <電腦> 和 <遠端掃描器>）、傳送 PC 傳真或黑白影印，不需輸入識別碼和 PIN。您可以變更預設設定，讓本機無法在未輸入正確識別碼和 PIN 時使用這些功能。
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啟動遠端使用者介面，並以系統管理員模式登入。啟動遠端使用者介面
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按一下 [設定/註冊]。
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按一下 [部門識別碼管理] [編輯]。
[編輯]。
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根據需求清除核取方塊，然後按一下 [確定]。
[允許識別碼未知的列印工作]
若要在部門識別碼管理啟用時從電腦列印或傳真，必須輸入正確的識別碼和 PIN（設定部門識別碼管理以便從電腦列印或傳真）。但是，如果勾選此設定的核取方塊，不需輸入識別碼和 PIN 也能列印或傳真。清除此核取方塊以要求輸入正確的識別碼和 PIN。
[允許識別碼未知的掃描工作]
如果勾選此核取方塊，您可以選擇主畫面上的 <電腦> 或 <遠端掃描器>，並隨時將文件掃描至電腦。如果清除核取方塊，在部門識別碼管理啟用的情況下，將無法把文件掃描至電腦。對於個別部門識別碼，無法限制將文件掃描至電腦。
[允許黑白影印工作]
如果在部門識別碼管理啟用時勾選此核取方塊，可以黑白影印，不需輸入正確的識別碼和 PIN。清除此核取方塊以要求輸入識別碼和 PIN。