Vermeiden der Offenlegung von Daten

Beim Umgang mit Dokumenten und Daten gibt es diverse Risiken der ungewollten Offenlegung von Daten, etwa wenn Anwender Originale oder Ausgaben nach dem Kopieren oder Drucken am System vergessen oder wenn bei der Verwendung der Funktion <Senden> ein Fehler auftritt.

Mit diesem System können Sie PDF-Dateien mit digitaler Signatur erstellen. Dabei wird der Ersteller der Daten überprüft und es wird sichergestellt, dass die Daten nicht geändert werden.

Zur Minimierung des Risikos einer Offenlegung von Daten kann dieses System mit zahlreichen Sicherheitsfunktionen (geschütztes Wasserzeichen zur Verhinderung unbefugter Kopien, Funktion <Neue Empfänger beschränken> zur Verhinderung unbefugten Sendens, Empfängerüberprüfung zur Verhinderung von Übertragungsfehlern) ausgestattet werden.

Außerdem kann die Anzeige des Adressbuchs und des Displays <Status Monitor/Abbruch> auf dem Sensordisplay des Systems so limitiert werden, dass eine unbefugte Einsichtnahme durch Dritte nicht möglich ist.

In diesem Modus enthält das digitale Dokument eine Signatur, welche dessen Quelle und somit seine Rechtmäßigkeit angezeigt. Unter Verwendung der Verschlüsselung mit einem öffentlichen Schlüssel kann der Ersteller der Daten überprüft und sichergestellt werden, dass die Daten nicht geändert wurden.

Die Struktur einer digitalen Signatur wird im Folgenden beschrieben. Der Empfänger prüft anhand eines Vergleichs der verschlüsselten Daten des Absenders mit dem öffentlichen Schlüssel die Echtheit des Absenders und der Daten. (Vgl. Abschnitt "Generieren und Überprüfen eines Schlüsselpaares, eines Zertifikats für die Signatur der Einheit und eines Anwenderzertifikats zum Hinzufügen digitaler Signaturen zu PDF- oder XPS-Dateien".)

Sie können auf diesem System folgende Typen von digitalen Signaturen an PDF-Dateien anfügen:

Neben der Verwendung einer digitalen Signatur können Sie PDF-Dokumente auch durch ein Passwort vor der Einsichtnahme Unbefugter schützen. (Vgl. Abschnitt "Verschlüsseln von PDF-Dateien".)

Fm folgenden sind die Modi aufgeführt, mit deren Hilfe der Administrator sämtliche Dokumente der allgemeinen Anwender schützen kann.

In diesem Modus können Text, etwa der Hinweis "VERTRAULICH", Datum und Uhrzeit oder eigene Textelemente in Dokumente eingebettet werden und erscheinen dann auf allen Kopien. Auf diese Weise wird das unbefugte Kopieren solcher Dokumente verhindert, da die Kopien immer als solche erkennbar sind. (Vgl. Abschnitt "Festlegen eines geschützten Wasserzeichens".)

In diesem Modus können beim Kopieren/Drucken Anwendername, Datum und Uhrzeit und anwenderdefinierte Zeichen an die Kopiensatznummer angehängt werden. Durch diese Schutzmaßnahme wird verhindert, dass Dritte Dokumente ohne Genehmigung kopieren können. (Vgl. Abschnitt "Optionen zur Kopiensatznummerierung".)

Beim Senden kann die Offenlegung von Daten, beispielsweise wenn der Empfänger falsch eingegeben wird, durch die Anforderung einer Überprüfung des Empfängers oder die Beschränkung der Möglichkeit, neue Empfänger/Domänen einzustellen, vermieden werden. Vgl. Abschnitt "Einschränken von Sendefunktionen" oder "Einstellen des Adressbuchs".

Sie können Anzeige und Einsatz des Displays <Status Monitor/Abbruch> und des Adressbuchs durch entsprechende Einstellungen einschränken. (Vgl. Abschnitt "Einstellen des Displays".)