Avant d'utiliser les fonctions d'envoi et de fax

Les actions que vous devez effectuer avant d'utiliser la machine dépendent des fonctions que vous utilisez. Avant d'utiliser les fonctions d'envoi et de télécopie, vérifiez la liste figurant dans le Chapitre 2, "Avant de commencer à utiliser la machine", dans le Guide de l'utilisateur et effectuez les étapes requises.
Cette section décrit les procédures et enregistrements de réglage que vous devez réaliser avant d'envoyer et de recevoir des fax.
Configuration du type de ligne téléphonique
Pour définir le type de ligne téléphonique raccordée à la machine, vérifiez s'il s'agit d'une ligne à impulsions (téléphone à cadran) ou à tonalités et sélectionnez les paramètres corrects. (Sélection du type de ligne téléphonique)
Enregistrement des informations d'envoi
Les informations d'envoi s'impriment en haut de chaque document que vous envoyez au destinataire.
Les informations enregistrées s'impriment de la manière illustrée ci-dessous. Selon le modèle de la machine côté réception, ces informations peuvent apparaître sur l'écran pendant la communication.
Date et heure
La date et l'heure de la transmission sont indiquées. (Configuration des réglages de base de la machine)
Adresse I-Fax ou numéro de télécopieur
L'adresse I-fax ou le numéro de télécopieur de votre machine est indiqué. (Configuration de la fonction d'envoi, Mémorisation du numéro de télécopieur de la machine)
Nom de l'expéditeur (TTI (Transmit Terminal Identification))
Lorsque vous envoyez des documents fax, le nom enregistré comme nom d'émetteur est indiqué. (Enregistrement du nom d'émetteur)
Nom du destinataire
Si vous utilisez le carnet d'adresses pour spécifier le destinataire lorsque vous envoyez des documents I-fax, le nom attribué est enregistré. (Mémorisation du Carnet d'adresses)
Numéro de la page
Le numéro de la page en cours par rapport au nombre total de pages de l'original est indiqué.
IMPORTANT
Si vous tentez d'utiliser la machine sans enregistrer correctement les informations requises, elle risque de ne pas fonctionner correctement.
Si vous décidez de changer de langue d'affichage, définissez Changement de langue dans Réglages communs sur 'Oui' avant d'entrer des caractères.
Si Changement de langue est défini sur 'Non' et que vous le changez pour 'Oui' après avoir saisis des caractères, ces derniers risquent de ne pas s'afficher correctement. Dans ce cas, entrez à nouveau les caractères après avoir défini Changement de langue sur 'Oui', ou entrez les caractères avec Changement de langue défini sur 'Non'.
REMARQUE
Vous pouvez configurer la machine afin que les informations d'envoi ne s'impriment pas. (Impression des informations d'émetteur sur un document envoyé (ID terminal émetteur))
Si la machine est configurée pour imprimer les informations d'envoi en haut des pages reçues, et si tous les éléments ne sont pas enregistrés, seuls les éléments enregistrés requis et le nombre total de pages de l'original s'impriment. Toutefois, en cas d'utilisation du mode d'envoi direct, le nombre total de pages de l'original ne s'imprime pas.

Sélection du type de ligne téléphonique

Spécifiez le type de la ligne téléphonique qui est raccordée à cette machine.
Si vous n'êtes pas certain du type de ligne téléphonique dont vous disposez, consultez votre opérateur. Pour utiliser les fonctions de télécopie, vous devez savoir si la machine est raccordée à une ligne téléphonique à tonalités ou à impulsions. La machine peut être configurée pour fonctionner avec l'une ou l'autre de ces lignes téléphoniques.
Si ce paramètre est incorrect, vous ne pouvez pas communiquer avec d'autres machines.
REMARQUE
Le réglage par défaut est ‘Tonalité’.
1
Appuyez sur (Mode Utilisateur).
Le menu Mode utilisateur s'affiche.
2
Appuyez sur [Réglages de communications].
3
Appuyez sur [Réglages de l'utilisateur] sous <Réglages Fax>.
4
Appuyez sur [Type de ligne téléphonique].
5
Sélectionnez le type de ligne téléphonique → appuyez sur [OK].
Si vous ne savez pas le type de ligne téléphonique, appelez votre société de service téléphonique pour les détails.
6
Appuyez sur (Restauration) pour revenir à l'écran supérieur.

Mémorisation du numéro de télécopieur de la machine

Vous devez stocker le numéro de télécopieur de la machine. Ce numéro s'imprime en haut de chaque document que vous envoyez au destinataire.
Le numéro de téléphone de votre machine peut également s'afficher sur l'affichage du panneau de touches de la machine du destinataire en fonction du type de sa machine.
1
Appuyez sur (Mode Utilisateur) → [Réglages de communication] → [Réglages de l'utilisateur] sous <Réglages Fax>.
Pour de l'aide, reportez-vous aux captures d'écrans des étapes 1 et 3 de la section Sélection du type de ligne téléphonique.
2
Appuyez sur [N° de téléphone émetteur].
3
Saisissez le numéro de téléphone de l'émetteur (jusqu'à 20 chiffres) à l'aide de - (clavier numérique) → appuyez sur [OK].
Dans cette étape, les touches suivantes sont également disponibles selon le besoin.
 
[Espace] :
Appuyez sur cette touche pour insérer un espace entre les numéros.
[+] :
Appuyez sur cette touche pour insérer un signe "+" entre le code du pays et le numéro de télécopieur.
[Retour arrière] :
Appuyez sur cette touche pour supprimer le numéro à gauche du curseur.
REMARQUE :
En cas d'erreur lors de la saisie du numéro, appuyez sur (Effacer) → saisissez le numéro correct.
4
Appuyez sur (Restauration) pour revenir à l'écran supérieur.

Enregistrement du nom d'émetteur

Vous devez enregistrer votre nom ou celui de votre société comme nom d'émetteur.
Lorsque vous envoyez un document par e-mail, I-fax ou fax, le nom d'émetteur que vous avez enregistré s'affiche ou s'imprime comme informations de l'expéditeur sur la machine du destinataire.
Lorsque vous envoyez un document par e-mail, le nom enregistré d'émetteur s'affiche dans le champ De : du programme e-mail du destinataire. Si le nom d'émetteur n'est pas enregistré, l'adresse e-mail de la machine s'affiche dans le champ De :.
Lorsque vous envoyez un document par I-fax, le nom enregistré d'émetteur et l'adresse e-mail de la machine s'impriment dans le champ De : du papier de réception de la machine I-fax du destinataire. Si le nom de l'équipement n'est pas enregistré, seule l'adresse e-mail de la machine s'imprime dans le champ De :.
Lorsque vous envoyez un document par fax, le nom enregistré d'émetteur s'imprime dans la partie supérieure du papier de réception de la machine du destinataire.
REMARQUE
Vous ne pouvez enregistrer qu'un seul nom d'émetteur.
Si Gestion code utilisateur est défini sur ‘Oui’ et que l'envoi autorisé n'est pas activé lorsque vous envoyez des e-mails ou des I-fax, le nom d'utilisateur et l'adresse e-mail permettant la connexion de l'utilisateur remplacent le nom d'émetteur dans les informations d'expéditeur.
Lorsque vous envoyez des e-mails, le nom d'utilisateur de l'utilisateur connecté figure dans le Champ De dans le programme de messagerie du destinataire. Si le nom d'utilisateur n'est pas enregistré, l'adresse e-mail de l'utilisateur connecté s'affiche alors dans le Champ De.
Lors de l'envoi d'I-fax, le champ Expéditeur s'imprime sur le télécopieur du destinataire, ainsi que dans le champ De. Dans le champ Expéditeur, le nom d'utilisateur et l'adresse e-mail de l'utilisateur connecté s'impriment. Si le nom d'utilisateur n'est pas enregistré, seule l'adresse e-mail s'imprime dans le champ Expéditeur.
Si Envoi autorisé est activé et que l'option [Spécifier l'adresse utilisateur d'authentification LDAP comme nom d'expéditeur] est sélectionnée au moment de l'envoi d'e-mails ou d'I-fax, l'adresse e-mail de l'utilisateur connecté à l'envoi autorisé remplace le nom d'émetteur dans les informations d'expéditeur (Personnalisation des réglages)
Lorsque vous envoyez des e-mails, l'adresse e-mail du nom de l'utilisateur connecté figure dans le Champ De dans le programme de messagerie du destinataire.
Lors de l'envoi d'I-fax, le champ Expéditeur s'imprime sur le télécopieur du destinataire, ainsi que dans le champ De. L'adresse e-mail du nom de l'utilisateur connecté s'imprime dans le champ Expéditeur.
Pour des instructions sur l'enregistrement de l'adresse e-mail de la machine, reportez-vous au Configuration de l'imprimante en fonction de votre environnement réseau.
Pour des instructions sur l'enregistrement du nom d'utilisateur et de l'adresse d'e-mail d'un utilisateur connecté, reportez-vous au Spécification de la gestion des numéros de services et des utilisateurs.
1
Appuyez sur (Mode Utilisateur) → [Réglages de communication].
Pour obtenir de l'aide, reportez-vous aux étapes 1 et 2 de Sélection du type de ligne téléphonique.
2
Appuyez sur [Réglages TX] sous <Réglages communs>.
3
Appuyez sur [Nom d'émetteur].
4
Saisissez le nom d’émetteur (jusqu’à 24 caractères) à l’aide du clavier sur l’écran → appuyez sur [OK].
IMPORTANT :
Si le réglage du changement de langue est défini sur 'Oui', certains caractères sont restreints et ne peuvent pas être saisis. Pour saisir tous les caractères, définissez le réglage du changement de langue sur 'Non'. (Configuration des réglages de base de la machine)
REMARQUE :
Pour des instructions sur la saisie des caractères, voir Opérations de base.
Pour effacer tous les caractères saisis, appuyez sur (Effacer).
5
Appuyez sur (Restauration) pour revenir à l'écran supérieur.
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