Envoi de documents sous forme d'e-mails à partir de l'appareil

Cette section explique comment numériser des documents, puis les envoyer sous forme d'e-mails, directement depuis l'appareil. Les documents numérisés sont envoyés sous forme de pièces jointes, en JPEG, en PDF ou autres formats de fichiers électroniques. Vous pouvez définir plusieurs destinataires, y compris en copie (CC) ou en copie cachée (CCI), comme s'il s'agissait d'une messagerie standard.
Pour envoyer des e-mails directement depuis l'appareil, vous devez effectuer plusieurs opérations préparatoires, notamment la définition des paramètres du serveur de messagerie. Définition des paramètres de numérisation (envoi d'e-mails, envoi et réception d'I-Fax)
Si vous définissez plusieurs destinataires, le deuxième destinataire et les suivants doivent être enregistrés dans le carnet d'adresses ou sur le serveur LDAP. Vous ne pouvez définir en CC et en CCI que des destinataires enregistrés dans le carnet d'adresses. Pour utiliser le carnet d'adresses ou un serveur LDAP, vous devez préalablement exécuter la procédure d'enregistrement.
Enregistrement dans le carnet d'adresses
Enregistrement de serveurs LDAP
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Mettez le ou les documents en place. Placement des documents
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Appuyez sur  et appuyez sur <Lecture>.
Lorsque l'écran de connexion s'affiche, utilisez les touches numériques pour saisir le nom d'utilisateur et le mot de passe. Puis, sélectionnez le serveur d'authentification et appuyez sur .  Connexion à un envoi autorisé.
3
Appuyez sur <E-mail>.
4
Saisissez le destinataire à l'aide des touches numériques et appuyez sur <Appliquer>.
Pour en savoir plus la saisie de texte, reportez-vous à la section Saisie du texte.
Pour utiliser le carnet d'adresses pour indiquer rapidement des destinataires : Envoi à l'aide de destinataires enregistrés (e-mail, I-Fax, dossier partagé ou serveur FTP)
Si l'écran ci-dessus ne s'affiche pas
Vous ne pouvez envoyer qu'à votre propre adresse électronique. Pour envoyer à d'autres destinataires, vous devez configurer les paramètres d'authentification de la fonction d'envoi afin que la transmission d'e-mail ne soit pas restreinte. Contactez votre administrateur pour plus de détails. Authentification d'un serveur LDAP.
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Définissez plusieurs destinataires, y compris les éventuels destinataires en copie (CC) ou copie cachée (CCI).
Appuyez sur <Destinataire>, et sélectionnez la méthode de spécification des destinataires.
Si vous appuyez sur <Définir via serveur LDAP> ou <Définir moi-même comme destinataire>, le destinataire est sélectionné comme destinataire <A>.
<Cc> et <Cci> les adresses ne peuvent être sélectionnées qu'au moyen de <Définir via carnet d'adresses>, <Définir via composition codée>, ou <Spécifier à partir des favoris>.
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Définissez comme bon vous semble les réglages de numérisation.
Appuyez sur les paramètres. Définition des réglages détaillés
Les documents numérisés sont automatiquement nommés selon le format suivant : "numéro de gestion des communications (quatre chiffres)_date et heure d'envoi_numéro du document (trois chiffres).extension de fichier".
Exemple de noms de fichier : Si un document d'une page est converti en un fichier PDF et est envoyé le 17 octobre 2015 à 07:00:05 du soir.
"0045_151017190005_001.pdf"
Il est impossible d'attribuer vous-même un nom au fichier.
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Indiquez l'objet, l'adresse de réponse et la priorité de l'e-mail.
L'objet et la priorité sont respectivement définis par défaut sur "Attached Image" et "Standard".
Le corps n'est pas défini par défaut. Saisissez-en si nécessaire. En l'absence de corps de texte, seuls les documents numérisés sont envoyés.
L'adresse de réponse n'est pas définie par défaut. Si vous voulez afficher une autre adresse que celle qui figure sur l'appareil, choisissez-en une parmi les adresses enregistrées dans le carnet d'adresses. En l'absence de destinataires dans ce dernier, consultez la section Enregistrement dans le carnet d'adresses.
Pour rédiger l'objet ou le corps du message
Pour indiquer une adresse de réponse
Pour définir la priorité
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Appuyez sur  pour commencer l'envoi.
La numérisation du document commence.
Pour annuler l'envoi, appuyez sur <Annuler>  <Oui>. Annulation de l'envoi de documents (e-mail, dossier partagé ou serveur FTP)
Lorsque vous placez des documents dans le chargeur à l'étape 1
Lorsque la numérisation est terminée, l'e-mail est envoyé.
Lorsque vous placez des documents sur la vitre d'exposition à l'étape 1
Si l'écran <Authentification SMTP> s'affiche
Saisissez le nom d'utilisateur et le mot de passe à l'aide des touches numériques, puis appuyez sur <Appliquer>.
Si une erreur d'envoi se produit
Des notifications d'erreurs sont parfois envoyées à l'adresse e-mail configurée sur l'appareil. Si vous laissez ce paramètre inchangé, la boîte de messagerie peut se saturer, selon votre serveur de messagerie. Nous vous recommandons de vider la boîte de messagerie périodiquement.
Pour vider la boîte de messagerie
Lorsque vous videz la boîte de messagerie, tous les e-mails de la boîte du serveur sont supprimés. Lorsque vous définissez le compte de messagerie électronique que vous utilisez habituellement, vous devez d'abord vérifier si des messages de la boîte de réception doivent être conservés.
Si vous voulez toujours appliquer les mêmes réglages de numérisation : Modification des paramètres par défaut
Si vous voulez enregistrer une combinaison de réglages à utiliser en temps utile : Enregistrement des paramètres de numérisation fréquemment utilisés (e-mail, I-Fax, dossier partagé ou serveur FTP)
Si vous voulez définir le nom de l'expéditeur : Mémoriser le nom de l'unité (E-mail/I-Fax)
LIENS
Consultation de l'état et du journal des documents envoyés (e-mail, dossier partagé ou serveur FTP)
0YR6-05J