Postilaatikon tiedostojen muokkaus

Voit muokata lokeroon tallennettuja asiakirjoja. Tässä tallennustilassa voit nimetä uudelleen ja poistaa tallennettuja tiedostoja sekä yhdistää useita tiedostoja yhdeksi tiedostoksi tai lisätä tiedoston toiseen.

Valitse päävalikossa <Tallennetut tiedostot>. <Päävalikko>-näyttö

Valitse <Lokero>.

Valitse haluamasi lokero.

Voit myös suoraan määrittää haluamasi lokeron syöttämällä sen numeron numeropainikkeilla.

Postilaatikon luettelo

Näyttää kuvakkeet jotka ilmaisevat lokeroiden tilan, lokeroiden numerot, lokeroiden nimet ja paljonko muistia kukin lokero käyttää.

Kuvakkeiden tyypit:

Postilaatikkoon on tallennettu tiedostoja

Postilaatikkoon ei ole tallennettu tiedostoja

Postilaatikolle on määritetty salasana Lokeron asetusten määrittäminen

<Käytetty>

Kaikkien lokeroiden käyttämän muistin kokonaismäärä.

<Ylös>

Paina siirrtyäksesi ylemmälle tasolle nykyiseltä tasolta.

Käytä tiedostoja.

Postilaatikon tiedot

Näyttää näytössä olevan lokeron numeron ja nimen. Voit muuttaa näyttömuodon laitteen mallin mukaan.

Laatikkoon tallennetut tiedostot

Näyttää onko tiedostot valittu, tiedostotyypin ilmaisevat kuvakkeet, nimet, skannauskoot, sivumäärät ja tallennuspäiväykset/ajat.

Lajittele tiedostot nimen tai päiväyksen ja ajan mukaan valitsemalla <Nimi> tai <Pvm/Aika>. Vaihda nousevan ja laskevan järjestyksen välillä painamalla

tai

Kun tiedostot on valittu, numeroidut kuvakkeet näkyvät järjestyksessä jossa valitsit tiedostot. Jos tulostat useita tiedostoja samalla kerralla, ne tulostetaan siinä järjestyksessä.

Tiedostot, jotka on tallennettu tulostinajurissa (Datan tallennus tietokoneelle) tai <Tallenna lokeroon> -valinnalla <Kopio>-toiminnossa (Kopioasiakirjojen tallentaminen laitteeseen), sisältävät tulostusasetuksia. Huomaa, että jos muokkaat tiedostoja, kuten yhdistät tai lisäät tiedostoja, kunkin tiedoston kaikki tulostusasetukset peruutetaan.

Tiedostojen kokonaismäärä ja valittujen tiedostojen määrä

Näyttää tallennettujen tiedostojen kokonaismäärän ja valittujen tiedostojen määrän.

Tulostaa listan näytössä olevaan lokeroon tallennetuista asiakirjoista. Voit tarkistaa asiakirjojen nimet, paperikoot ja sivumäärät.

Tulostaa tiedostot. Tiedostojen tulostaminen lokerosta

<Lähetä>

Lähettää tiedostot tai tallentaa tiedostot tiedostopalvelimelle. Postilaatikon tiedostojen lähettäminen

Paina nimetäksesi tiedostot uudelleen tai yhdistääksesi useita tiedostoja.

<Näytä kuva>

Näyttää tiedoston esikatselukuvan.

Näyttää tiedoston tiedot, kuten sivumäärän ja paperikoon.

Jos tiedostoja ei ole valittu kohdassa

, <Valitse kaikki (Enint.100 tied.)> on näkyvissä. Jos yksi tai useampi tiedosto on valittu, <Poista valinta> on näkyvissä. Valitse enintään 100 laatikon tiedostoa samanaikaisesti valitsemalla <Valitse kaikki (Enint.100 tied.)> tai poista niiden valinta valitsemalla <Poista valinta>.

Näytön vaihtopainike

Siirry nykyiseltä tasolta ylemmälle tasolle valitsemalla <Ylös>. Päivitä näytön sisältö valitsemalla <Päivit.>.

Tiedostonimen muuttaminen

1	Valitse tiedosto ja valitse sitten <Muokkaa tiedostoa> <Muuta tiedostonimi>.
2	Kirjoita tiedoston nimi ja valitse <OK>.

Tiedoston esikatselukuvan näyttäminen

1	Valitse tiedosto ja valitse sitten <Näytä kuva>.
2	Kun olet tarkistanut esikatselukuvan, valitse <Takaisin>. Tulosta tiedosto valitsemalla <Tulostus>.

Tiedoston tietojen tarkistaminen

1	Valitse tiedosto ja valitse sitten <Tiedot>.
2	Kun olet tarkistanut tiedot, valitse <OK>.

Tiedoston poistaminen

1	Valitse tiedosto ja valitse sitten <Muokkaa tiedostoa> <Poista>.
2	Valitse <Kyllä>.

Asiakirjojen skannaaminen ja tallentaminen

1	Aseta alkuperäinen. Alkuperäisten asettaminen
2	Valitse <Lisää tiedostoja (Skannaa ja tallenna)> <Muokkaa tiedostoa>.
3	Määritä tarvittavat skannausasetukset ja paina . Tietoja skannausasetuksista on kohdassa Skannaa ja tallenna -asetusikkuna ja toiminnot.

Tiedostojen siirtäminen/kopioiminen toiseen laatikkoon

1	Valitse tiedosto ja valitse sitten <Muokkaa tiedostoa> <Siirrä/Monista>.
2	Valitse <Lokero>.
3	Valitse laatikko ja valitse sitten <Siirto> tai <Monista>. Kun tiedosto monistetaan, tiedoston nimi on sama kuin alkuperäinen nimi.

Tiedostot tulostusasetuksin voidaan siirtää/monistaa Työn pito -tallennusalueelle. Tulostaminen asiakirjan tarkistamisen jälkeen (pito)

Useiden tiedostojen yhdistäminen yhdeksi tiedostoksi

Samassa lokerossa olevat tiedostot voidaan yhdistää yhdeksi tiedostoksi. Huomaa että jos tiedostoissa on eri tarkkuusasetukset, tiedostoja ei voi yhdistää.

1	Valitse yhdistettävät tiedostot ja valitse sitten <Muokkaa tiedostoa> <Yhdistä useita tiedostoja>. Tiedostot yhdistetään valintajärjestyksessä.
2	Syötä tiedoston nimi. Valitse <Tiedostonimi>, kirjoita nimi ja valitse <OK>. Jos et määritä mitään, tallennuspäiväys ja aika nimetään automaattisesti tiedoston nimeksi. Jos tiedosto on tallennettu esimerkiksi iltapäivällä klo 1:05:12 lokakuun 30. päivänä 2015, sen nimeksi tulee "20151030130512".
3	Valitse <Aloita yhdistämin.>. Kaikkien tiedostojen tulostusasetukset peruutetaan ja uudessa tiedostossa käytetään <Muuta oletusasetuksia> -kohdassa tallennettuja asetuksia. <Tallennettujen tiedostojen asetukset> <Muuta oletusasetuksia>

Tiedoston lisääminen toiseen tiedostoon

Samassa lokerossa olevia tiedostoja voi lisätä. Huomaa että jos tiedostoissa on eri tarkkuusasetukset, tiedostoja ei voi lisätä.

1	Valitse tiedosto, johon haluat lisätä toisen tiedoston, ja valitse sitten <Muokkaa tiedostoa> <Syötä sivut>.
2	Määritä lisättävä tiedosto sekä lisäyskohta ja valitse sitten <Seuraava>. Syötä sivunumero johon haluat lisätä tiedoston käytäen numeropainikkeita.
3	Syötä tiedoston nimi. Valitse <Tiedostonimi lisäyksen jälk.>, kirjoita nimi ja valitse <OK>. Jos et määritä mitään, tallennuspäiväys ja aika nimetään automaattisesti tiedoston nimeksi. Jos tiedosto on tallennettu esimerkiksi iltapäivällä klo 1:05:12 lokakuun 30. päivänä 2015, sen nimeksi tulee "20151030130512".
4	Tarkista sivujärjestys ja valitse <Aloita lisääminen>. Kaikkien tiedostojen tulostusasetukset peruutetaan ja uudessa tiedostossa käytetään <Muuta oletusasetuksia> -kohdassa tallennettuja asetuksia. <Tallennettujen tiedostojen asetukset> <Muuta oletusasetuksia>

Sivujen poistaminen

1	Valitse tiedosto ja valitse sitten <Muokkaa tiedostoa> <Poista sivu>.
2	Määritä poistettavat sivut. Poista vain yksi sivu valitsemalla <Yksi sivu> ja lisää vastaava sivunumero. Poista useita sivuja samanaikaisesti valitsemalla <Monia sivuja> <Ensimmäinen sivu> tai <Viimeinen sivu> ja lisää vastaavat sivunumerot.
3	Valitse <Kyllä> <Aloita poisto>.