Усиление защиты электронных файлов
 
Электронные файлы подвержены угрозам безопасности. Например, файлы можно с легкостью просмотреть злонамеренно изменить, не оставляя никаких следов. При сканировании важных документов защиту созданных файлов можно усилить за счет их шифрования или добавления цифровой подписи.
Сведения о дополнительно приобретаемом оборудовании, которое требуется для использования этой функции, а также о форматах файлов см. в разделе Дополнительные устройства системы
Использование этих функций
В аппарат необходимо установить соответствующее дополнительное оборудование. Дополнительные устройства системы
Шифровать можно только файлы PDF.
Добавлять цифровые подписи можно к файлам PDF и XPS.
Шифрование документов
Добавление цифровой подписи

Шифрование документов

Задав пароль при сканировании оригинала, можно зашифровать файлы PDF, подлежащие отправке или сохранению. Это позволяет снизить риск просмотра или редактирования файла другими лицами.
Использование этой функции
Задайте для параметра <Изменить формат PDF на PDF/A> значение <Выкл.>. <Изменить формат PDF на PDF/A>
1
Установите оригинал. Размещение оригиналов
2
На экране главного меню нажмите кнопку <Сканировать и отправить>. Экран <Главное меню>
3
На экране основных функций сканирования укажите адресата. Экран основных функций сканирования
4
Нажмите кнопку выбора формата файла.
5
Нажмите клавиши <PDF>  <Кодирован.>.
6
Введите пароль и нажмите кнопку <OK>.
<Уровень кодировки>
Служит для выбора версии программы Adobe Acrobat.
<Для открытия докум. требуется пароль>
Служит для задания пароля, который потребуется ввести, чтобы открыть файл. Чтобы ввести пароль, нажмите <Для открытия докум. требуется пароль>  <Пароль для откр. док.>.
<Для изм. разрешения требуется пароль>
Служит для задания пароля, который потребуется ввести при печати или редактировании файла (например, при удалении страниц), а также для указания разрешенных операций с файлом. Чтобы ввести пароль, нажмите <Для изм. разрешения требуется пароль>  <Пароль разрешения>, а затем укажите разрешенные операции с файлом.
Если выбран вариант <Разрешить печать> или <Разрешить измен.>, укажите операции, которые разрешается выполнять при печати или редактировании файла.
Установите флажок <Разрешить копир. и извлечение изобр./текста>, чтобы разрешить копирование и извлечение изображений или текста из файлов.
Установите флажок <Вкл. доступ при пониж. функции зрения>, чтобы активировать функцию чтения вслух текста документа.
Если вы выполнили вход в систему аппарата с помощью управления аутентификацией для личных пространств (Управление пользователями), отображается кнопка <Сохранить пароль>. Нажмите эту кнопку, чтобы сохранить введенный пароль, чтобы не вводить его в следующий раз.
7
Нажмите клавишу .
Начнется сканирование оригиналов, после чего начнется их отправка или сохранение.

Добавление цифровой подписи

Отсканированные оригиналы можно преобразовать в файлы PDF/XPS и добавить к ним цифровую подпись. Цифровая подпись аналогична печати на бумажных документов. Она позволяет узнать, кто создал файл, а также то, был ли документ злонамеренно изменен или взломан после подписи. Подробные сведения о цифровой подписи и соответствующих параметрах см. в разделе Добавление цифровой подписи в отправляемые файлы.
1
Установите оригинал. Размещение оригиналов
2
На экране главного меню нажмите кнопку <Сканировать и отправить>. Экран <Главное меню>
3
На экране основных функций сканирования укажите адресата. Экран основных функций сканирования
4
Нажмите кнопку выбора формата файла.
5
Нажмите <PDF> или <XPS> <Добавить цифр. подпись>.
Если вы не выполняли вход в систему аппарата с помощью управления аутентификацией для личных пространств и выбрали формат <XPS>, нажмите кнопку <Добавить подп.устр.>.
6
Выберите цифровую подпись и нажмите кнопку <OK>.
<Подпись устройства>
В качестве подписи будет добавлено имя аппарата. Получатель документа может узнать, на каком аппарате был отсканирован документ.
<Подпись пользователя>
В качестве подписи будет добавлено имя пользователя, который выполнил вход в систему аппарата с помощью управления аутентификацией для личных пространств. Получатель документа может узнать, какой пользователь отсканировал файл.
7
Нажмите клавишу .
Начнется сканирование оригиналов, после чего начнется их отправка или сохранение.
Создание цифровой подписи, которую можно сразу распознать (визуальная подпись) (только для файлов PDF)
Нажмите кнопку <Видимая подпись>, чтобы добавить подпись на первую страницу файла, благодаря чему получатель может сразу узнать, кто создал файл.
Шифрование файла PDF и добавление к нему цифровой подписи
Если при шифровании файла PDF необходимо задать пароль с помощью параметра <Для изм. разрешения требуется пароль>, выберите вариант <Изменения док., исключ. извлечение стр.> для параметра <Разрешить измен.>. Шифрование документов
Выберите способ S/MIME, чтобы отправить документ по электронной почте как с цифровой подписью, так и с шифрованием. <Параметры S/MIME>
ССЫЛКИ
Управление пользователями
1Y6K-087