ファクス送受信業務を効率的に行いたい
ファクス受信時に文書を電子化することで、文書の編集やファクス/メールの返信を効率的に行えます。
例えば、取引先からファクスで注文書が送られてきます。注文書が送られてくると、内容の確認、納期の回答、取引先への返信といった業務が発生します。この業務を、Desktopのインストール時に登録されている［ファクス］タブを使って、効率的に行う方法について説明します。［ファクス］タブには、あらかじめファクス送受信業務に特化した機能が設定されています。
［ファクス］タブの初期設定
［ファクス］タブに初期設定されている機能は、次のとおりです。
［受信］
フォルダーの監視設定
名前の変更
文書の送信先フォルダー（作業中）
［編集］
選択ページを抜き取る
Desktop Editorの注釈機能を起動
［送信］
ファクスアウトプットボタン
メールアウトプットボタン
文書の送信先フォルダー（処理済み）
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メモ
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ファクスアウトプットボタンには、検出されたドライバーが自動的に登録されます。
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カスタマイズする
インストール時に登録されている［ファクス］タブもカスタマイズできます。実際に行う業務に合わせて、カスタマイズしてください。カスタマイズの方法については、次を参照してください。
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メモ
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初期起動時に自動で作成されたコマンドは削除できません。
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事前設定
あらかじめ設定されている機能でも、業務を始める前に事前設定が必要です。［ファクス］タブの機能を使用するために必要な事前設定は、次のとおりです。
受信したファクスをPDF文書にして受信フォルダーに保存するためには、デバイス本体の設定が必要です。
詳細はデバイスの取扱説明書を参照してください。
メールを送信するためには、メールアカウント、およびプロファイルの設定が必要です。
環境に合わせた設定を行ってください。
作業の手順
STEP1：ファクス受信の監視
複合機が受信したファクスが「00. 受信」フォルダーに保存された際に、通知が表示される設定をします。ファクスが届いているかを確認するために、複合機まで移動する必要がなくなります。
1.
［ファクス］タブを選択し、リボンの表示を切り替えます。「ペーパーレスファクス」フォルダー内の「00. 受信」フォルダーを選択します。
2.
［ファクス］タブの［フォルダー監視］をクリックします。
3.
「00. 受信」フォルダーのアイコンが 
になり、フォルダーにファクスが保存されると、コンピューターに通知が表示されます。
になり、フォルダーにファクスが保存されると、コンピューターに通知が表示されます。
STEP2：受信したファクスの確認・振り分け
「00. 受信」フォルダーにファクスが保存されると、コンピューターの画面に［未読/更新文書の一覧］ウィンドウが表示されます。
まだ確認していない文書は、Desktop Browserで文書名が太字になっているので、確認していない文書を一目で判別できます。文書の内容は、プレビューウィンドウを使えば開かずに確認できます。
確認後、作業用フォルダーに振り分けを行います。文書名の変更と移動の操作は、1クリックで同時に行うことができます。
1.
［未読/更新文書の一覧］ウィンドウの「00. 受信」フォルダーをダブルクリックすると、フォルダー内が表示されます。追加された文書は太字で表示されます。
通知の設定については、次を参照してください。
2.
「[サンプル]20150101125534.pdf」を選択します。画面赤枠内に文書のプレビューが表示されますので、2ページ目を見て内容が注文書であることを確認します。 
、または 
で表示させるページを変更できます。
、または で表示させるページを変更できます。
3.
注文書を処理する担当者に転送するため、［ファクス］タブの 
（作業中）をクリックします。
（作業中）をクリックします。
4.
表示されたダイアログボックスで［文字列］に入力したものが、文書名に追加されます。ここでは「注文書」と入力し、［OK］をクリックします。
5.
文書名が「注文書_[サンプル]20150101125534.pdf」に変更され、「01. 作業中」フォルダーへ移動されます。文書名の変更と移動が同時に行われます。
6.
文書やフォルダーを選択せずに、［ファクス］タブの （作業中）をクリックします。「01. 作業中」フォルダー内が表示されます。（ショートカットとして使用できます。）
（作業中）をクリックします。「01. 作業中」フォルダー内が表示されます。（ショートカットとして使用できます。）
STEP3：返信用文書の作成
受信したファクスから不要なページを抜き取る
文書を開かずに、不要なページをプレビュー上で抜き取ります。ここでは、1ページ目の送信票を抜き取ります。
1.
「注文書_[サンプル]20150101125534.pdf」を選択し、不要なページ（ここでは1ページ目の送信票）をプレビュー表示します。
2.
［ファクス］タブの［ページ抜き取り］をクリックします。抜き取られたページは、別の文書として保存されます。
3.
［はい］をクリックします。抜き取られたページが保存されます。（ここでは「注文書_[サンプル]20150101125534_1.pdf」）
送信票を挿入する
ファクスを返信するために、Desktop Editorを使用して、注文書の先頭に送信票を追加します。送信票は、WordやExcelなどのアプリケーションで作成したものも使用できます。
1.
「注文書_[サンプル]20150101125534.pdf」を選択し、［ファクス］タブの［注釈］をクリックします。Desktop Editorが別画面で起動します。
2.
「01. 作業中」フォルダーの「[サンプル]送信票.tiff」を、Desktop Editorの画面の赤枠内にドラッグし、マウスポインターが［文書の先頭に追加］となっていることを確認してドロップします。「[サンプル]送信票.tiff」の内容は、文書の先頭に追加されます。
納期を記入する
Desktop Editorを使用して注文書に納期を記入します。
1.
［注釈］タブの 
（テキストボックス）をクリックし、テキストボックスを挿入して納期を記入します。
（テキストボックス）をクリックし、テキストボックスを挿入して納期を記入します。
テキストボックス挿入の詳細については、次を参照してください。
担当者印を押す
Desktop Editorを使用して注文書に担当者印を挿入します。
1.
［注釈］タブの 
から［スタンプの管理］を選択し、表示されたダイアログボックスで、［新規追加］をクリックします。
から［スタンプの管理］を選択し、表示されたダイアログボックスで、［新規追加］をクリックします。
2.
スタンプの内容を、画面を参考に入力します。入力したら［OK］をクリックし、［スタンプの管理］ダイアログボックスで［閉じる］をクリックします。
3.
［注釈］タブの から作成したスタンプを選択し、文書に挿入します。スタンプを挿入したら 
をクリックします。
から作成したスタンプを選択し、文書に挿入します。スタンプを挿入したら をクリックします。
スタンプ挿入の詳細については、次を参照してください。
4.
表示されたダイアログボックスで［はい］をクリックし、続いて表示されるダイアログボックスで［はい］をクリックします。文書が保存され、Desktop Editorが終了します。
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メモ
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挿入したスタンプを選択し、［注釈］タブの［登録］をクリックするとスタンプをお気に入りに登録できます。登録しておくと、お気に入りから簡単に挿入できるので便利です。
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STEP4：ファクスの送信
納期などを記入した注文書を相手先にファクスで返信します。
1.
返信用の注文書（ここでは「注文書_[サンプル]20150101125534.pdf」）を選択し、［ファクス］タブの 
（ファクスアウトプットボタン）をクリックします。
（ファクスアウトプットボタン）をクリックします。
2.
表示されたダイアログボックスで［新規追加］をクリックして表示されるダイアログボックスで、相手先の情報を入力して［OK］をクリックします。
3.
［OK］をクリックすると、相手先にファクスが送信されます。
STEP5：送信したファクスを処理済みにする
処理が終わった注文書を区別するために、ファクス送信が終わった文書を「02. 処理済み」フォルダーに移動します。
1.
「01. 作業中」フォルダーで返信済みのファクス（ここでは「注文書_[サンプル]20150101125534.pdf」）を選択します。
2.
［ファクス］タブの （処理済み）をクリックします。
（処理済み）をクリックします。
3.
「02. 処理済み」フォルダーに文書が移動していることを確認したら、業務完了です。
