Gestion des dossiers et des documents d'une Bibliothèque réseau à l'aide d'une base de données
La gestion des dossiers et des documents d'une Bibliothèque réseau à l'aide d'une base de données permet d'utiliser les fonctions suivantes.
Affichage de [Annotations insérées] et de [Pages] pour les documents PDF dans les propriétés du document
Recherche de documents avec le contenu des annotations
Recherche à l'aide des informations de propriétés dans une base de données
Cette section décrit la procédure de gestion des dossiers et des documents enregistrés dans une Bibliothèque réseau avec une base de données.
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REMARQUE
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Si un grand nombre de documents sont enregistrés dans une Bibliothèque réseau (base de données), le fonctionnement de Desktop peut devenir instable. Dans ce cas, il est possible de stabiliser Desktop en annulant la gestion de la base de données.
Lors de l'enregistrement d'une Bibliothèque réseau (base de données), la base de données de gestion des documents est enregistrée dans le dossier d'installation de Desktop. Vérifier que l'espace libre du dossier d'installation de Desktop est suffisant, car l'enregistrement des fichiers dans la base de données peut devenir instable et les résultats de recherche peuvent ne pas s'afficher correctement si l'espace est insuffisant.
Il est possible de vérifier le nombre de documents gérés par une base de données dans la boîte de dialogue [Paramètres de la plage valide de la base de données]. Pour plus d'informations sur la boîte de dialogue [Paramètres de la plage valide de la base de données], consulter la section suivante. Cependant, les paramètres ne peuvent être modifiés que par l'administrateur de Desktop.
Configuration et plage de gestion dans la base de données (Guide de l'administrateur)
Les recherches à l'aide des informations de propriétés dans une base de données permettent de rechercher les fichiers par nom, extension, date de création, date de mise à jour et taille de fichier.
En cas de mise à niveau à partir d'une version antérieure à Desktop V4.0.2 et de transfert des paramètres des Bibliothèques réseau enregistrées dans la version antérieure à Desktop V4.0.2, les fonctions ne seront pas modifiées, mais les paramètres peuvent varier comme indiqué ci-après, selon la version.
Versions de Desktop antérieures à V3.1.0 : Bibliothèque réseau
(La case [Utiliser la base de données pour la gestion des dossiers et des fichiers] est décochée, la couleur par défaut de [Icône de la bibliothèque] est marron)
Desktop V3.1.x : Bibliothèque réseau (base de données)
(La case [Utiliser la base de données pour la gestion des dossiers et des fichiers] est cochée, la couleur par défaut de [Icône de la bibliothèque] est vert)
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1.
Cliquez sur [Gestion des biblio.] dans le ruban.
Ou suivez l'une des étapes décrites ci-dessous.
Cliquer avec le bouton droit de la souris dans la Fenêtre de navigation, puis sélectionner [Gestion des bibliothèques].
Sélectionnez le menu [Fichier] > [Gestion des bibliothèques]
L'écran [Gestion des bibliothèques] s'affiche.
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REMARQUE
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Si les commandes ne sont pas visibles dans le ruban du Desktop Browser, consultez les sections suivantes pour les afficher.
Cette opération peut également être effectuée à l'aide des boutons d'outils. Si les boutons d'outils ne sont pas affichés dans la barre d'outils de Desktop Browser, consultez la section suivante pour les afficher.
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2.
Sélectionner la Bibliothèque réseau dans [Liste des bibliothèques enregistrées], puis cliquer sur [Modifier les infos mémorisées].
L'écran [Modifier les informations d'enregistrement pour la bibliothèque réseau] s'affiche.
3.
Sélectionnez la case [Utiliser la base de données pour la gestion des dossiers et des fichiers].
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Quand ceci est sélectionné
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Les dossiers et les documents d'une Bibliothèque réseau sont gérés dans une base de données.
Cocher cette case pour utiliser les fonctions suivantes. Affichage de [Annotations insérées] et de [Pages] pour les documents PDF dans les propriétés du document
Recherche de documents avec le contenu des annotations
Recherche à l'aide des informations de propriétés dans une base de données
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Lorsque celle-ci est décochée
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Les dossiers et les documents d'une Bibliothèque réseau ne sont pas gérés par une base de données.
Si le fonctionnement de Desktop devient instable du fait d'un grand nombre de documents enregistrés dans une Bibliothèque réseau, décocher cette case pour résoudre le problème. La vitesse de fonctionnement peut également être améliorée dans la mesure où la charge sur l'ordinateur est moins importante que lorsque la case est cochée. |
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REMARQUE
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Même si cette case est cochée, la charge de la base de données peut être allégée en réduisant le nombre de documents gérés par la base de données dans la boîte de dialogue [Paramètres de la plage valide de la base de données]. Pour plus d'informations sur la boîte de dialogue [Paramètres de la plage valide de la base de données], consulter la section suivante. Cependant, les paramètres ne peuvent être modifiés que par l'administrateur de Desktop.
Configuration et plage de gestion dans la base de données (Guide de l'administrateur)
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4.
Cliquez sur [OK].
Les paramètres sont modifiés.
5.
Cliquez sur [Fermer].