Configuration et plage de gestion dans la base de données
Vous pouvez indiquer l'utilisation d'une base de données pour gérer les dossiers dans une Bibliothèque réseau (base de données) par dossier. Les documents gérés par une base de données peuvent être définis par bibliothèque et par dossier. Si vous indiquez que la base de données ne doit pas être gérée, un fichier de configuration d'exclusion de base de données (exclude.iwu) est créé dans cette hiérarchie, et tous les répertoires situés sous cette base de données ne sont pas gérés par la base de données.
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IMPORTANT
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Si un autre utilisateur utilise le même dossier en tant que Bibliothèque réseau (base de données), les paramètres que vous modifiez sont également reflétés dans la Bibliothèque réseau (base de données) de l'autre utilisateur. Les modifications des paramètres doivent être réalisées par l'administrateur de Desktop.
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REMARQUE
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Seules les bibliothèques réseau (bases de données) sont définies. Pour plus d'informations sur les bibliothèques réseau (bases de données), consultez la section suivante.
Gestion des dossiers et des documents d'une Bibliothèque réseau à l'aide d'une base de données (Guide de l'utilisateur)
Si un grand nombre de documents sont enregistrés dans une Bibliothèque réseau (base de données), les opérations de Desktop peuvent devenir instables. Dans ce cas, annulez la gestion par base de données des bibliothèques et des dossiers comportant un grand nombre de documents.
Les fonctions suivantes ne peuvent pas être utilisées avec des bibliothèques réseau (bases de données) et des dossiers ne sont pas configurés pour être surveillés.
Recherche de documents avec le contenu du texte d'annotation
Recherche à l'aide d'informations de propriété dans une base de données
Les recherches qui utilisent les informations de propriété dans une base de données permettent de rechercher des fichiers par nom de fichier, extension, date de création, date de téléchargement et taille de fichier.
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1.
Sélectionnez le menu [Fichier] > [Option] > [Paramètres de la plage valide de la base de données].
L'écran [Paramètres de la plage valide de la base de données] s'affiche.
2.
Dans [Dossiers gérés de la base de données], décochez la case de la bibliothèque ou du dossier qui ne doit pas être géré par une base de données.
La bibliothèque ou le dossier désélectionné s'affiche dans [Liste des dossiers d'exclusion].
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REMARQUE
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Si une bibliothèque ou un dossier contient un répertoire de niveau inférieur, vous pouvez l'afficher en cliquant sur
 qui apparaît lorsque vous cliquez sur la bibliothèque ou le dossier.Quand une bibliothèque ou un dossier est sélectionné, le nombre de documents qu'il ou elle gère s'affiche à droite de la bibliothèque ou du dossier. Toutefois, il est possible que le nombre de documents ne soit pas immédiatement reflété après la modification des paramètres, et qu'un (?) ou un (0) s'affiche à la place.
Quand une bibliothèque ou un dossier est sélectionné, les bibliothèques ou les dossiers qui ne sont pas gérés s'affichent dans [Liste des dossiers d'exclusion].
Si vous annulez la gestion d'une bibliothèque ou d'un dossier d'un niveau inférieur, la gestion est également annulée pour les dossiers à ce niveau inférieur.
Vous ne pouvez pas annuler la gestion d'une bibliothèque ou d'un dossier d'un niveau supérieur et activer la gestion d'une bibliothèque ou d'un dossier d'un niveau inférieur.
Les bibliothèques suivantes d'un niveau inférieur d'une Bibliothèque réseau (base de données) ne peuvent pas être gérées.
Bibliothèques personnelles
Bibliothèques de données DM
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3.
Cliquez sur [OK].
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IMPORTANT
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Si vous activez une base de données pour la gestion de dossiers, il se peut que les cases à cocher soient décochées (même si vous les avez cochées au préalable) si vous définissez de nouveau la plage de gestion de la base de données. Cela s'explique par le fait que les paramètres de gestion des bases de données sous le dossier défini ne peuvent pas être lus. Vérifiez dans la fenêtre [Paramètres de la plage valide de la base de données] que les cases sont cochées comme prévu.
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REMARQUE
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Même si le fichier de configuration d'exclusion de base de données (exclude.iwu) est directement copié dans un autre dossier ou supprimé, il peut être spécifié.
Si le dossier dans lequel est stocké un fichier de configuration d'exclusion de base de données (exclude.iwu) est déplacé dans un autre dossier de la même bibliothèque, il se peut que le fichier de configuration d'exclusion de base de données (exclude.iwu) soit supprimé du dossier de destination, selon l'environnement. Après le déplacement du dossier, vérifiez que le fichier de configuration d'exclusion de base de données (exclude.iwu) a été déplacé.
Si le dossier dans lequel est stocké un fichier de configuration d'exclusion de base de données (exclude.iwu) est copié ou déplacé dans une autre bibliothèque, le fichier de configuration d'exclusion de base de données (exclude.iwu) est supprimé du dossier de destination.
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Un exemple de configuration du réseau (base de données) est donné ci-dessous.
*FolderB d'User A est le même dossier que FolderB d'User B.
Si un fichier de configuration d'exclusion de base de données (exclude.iwu) existe dans FolderA :
Dossiers d'User A non gérés par la base de données : FolderA, FolderB, FolderC
Dossiers d'User B non gérés par la base de données : aucun
Si un fichier de configuration d'exclusion de base de données (exclude.iwu) existe dans FolderA et FolderC :
Dossiers d'User A non gérés par la base de données : FolderA, FolderB, FolderC
Dossiers d'User B non gérés par la base de données : FolderC