Archivage/Extraction

L'archivage et l'extraction sont des fonctions de gestion des documents dans une Bibliothèque Document Server, une Bibliothèque SharePoint Server ou une Bibliothèque Therefore. Pour que plusieurs utilisateurs puissent utiliser les bibliothèques, le traitement de l'extraction oblige le document utilisé par un utilisateur à passer dans un état empêchant les autres utilisateurs de le modifier. Le traitement de l'archivage fait passer le document utilisé par un utilisateur en l'état empêchant les autres utilisateurs de l'utiliser.

L'extraction est un traitement dans lequel un document est défini sur un état dans lequel il ne peut pas être modifié par d'autres utilisateurs.

Cette opération peut être exécutée uniquement par un utilisateur disposant de l'autorisation de mise à jour ou supérieure dans Document Server ou SharePoint Server ou Therefore.

Normalement, un utilisateur extrait d'abord un document se trouvant dans une bibliothèque pour le mettre à jour, puis télécharge le document extrait pour effectuer l'opération de mise à jour. Ces procédures évitent que les utilisateurs n'effectuent une autre opération d'édition pour le même document alors que l'utilisateur d'origine est en train de le modifier. Les autres utilisateurs ne peuvent modifier le document qu'une fois qu'il est archivé ou que l'extraction est annulée.

Il est possible d'effectuer uniquement l'extraction et non le téléchargement. Dans ce cas, le document extrait dans une bibliothèque ne peut pas être modifié, jusqu'à ce qu'il soit archivé ou que l'extraction soit annulée.

Pour plus d'informations sur l'extraction de documents, consultez la section suivante.

L'annulation de l'extraction est un traitement dans lequel un document extrait est défini sur un état dans lequel il peut être modifié par d'autres utilisateurs, comme avant son extraction.

Normalement, l'annulation de l'extraction est effectuée lorsque vous avez modifié le document extrait mais que vous ne souhaitez pas refléter les contenus modifiés dans l'original se trouvant dans la bibliothèque.

Si vous extrayez un document pour le passer dans une situation empêchant les autres utilisateurs de le modifier, l'annulation de l'extraction le ramène dans un état dans lequel il peut être modifié.

Pour plus d'informations sur l'annulation de l'extraction de documents, consultez la section suivante.

L'archivage est un traitement par lequel un document extrait est enregistré de nouveau dans la bibliothèque en tant que document mis à jour. Cela permet aux utilisateurs de modifier le document mis à jour.

Normalement, l'archivage est effectué lorsque vous avez modifié le document extrait et que vous souhaitez refléter les contenus modifiés dans l'original se trouvant dans la bibliothèque.

Il est possible d'extraire un document pour le faire passer dans une situation dans laquelle les autres utilisateurs ne peuvent pas le modifier. L'archivage peut être utilisé pour enregistrer un autre document en tant que document mis à jour.

Pour plus d'informations sur l'archivage de documents, consultez la section suivante.