Verwalten von Ordnern und Dokumenten in einer Netzwerkbibliothek mit einer Datenbank
Beim Verwalten von Ordnern und Dokumenten in einer Netzwerkbibliothek mit einer Datenbank können folgende Funktionen verwendet werden.
Anzeigen von [Eingefügte Anmerkungen] und [Seiten] für PDF-Dokumente in den Dokumenteigenschaften
Suchen von Dokumenten mit dem Inhalt des Anmerkungstexts
Suchen mithilfe der Eigenschaftsdaten in einer Datenbank
In diesem Abschnitt wird das Verwalten von Ordnern und Dokumenten beschrieben, die in einer Netzwerkbibliothek registriert sind.
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HINWEIS
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Wenn eine große Zahl von Dokumenten in einer Netzwerkbibliothek (Datenbank) registriert ist, können die Verarbeitungsvorgänge in Desktop instabil werden. In diesem Fall können Sie die Verarbeitung von Desktop stabilisieren, indem Sie die Verwaltung der Datenbank deaktivieren.
Wenn eine Netzwerkbibliothek (Datenbank) registriert ist, wird die Datenbank zur Verwaltung von Dokumenten im Installationsordner von Desktop gespeichert. Stellen Sie sicher, dass dem Installationsordner von Desktop genügend freier Speicherplatz zur Verfügung steht, da andernfalls Dateien nicht in der Datenbank gespeichert und Suchergebnisse nicht korrekt angezeigt werden können.
Die Anzahl der von einer Datenbank verwalteten Dokumente kann im Dialogfeld [Einstellungen für Gültigkeitsbereich der Datenbank] überprüft werden. Informationen zum Dialogfeld [Einstellungen für Gültigkeitsbereich der Datenbank] finden Sie im Folgenden. Die Einstellungen sollten jedoch nur vom Desktop-Administrator geändert werden.
Einstell- und Verwaltungsbereich in der Datenbank (Administratorhandbuch)
Bei Suchen, bei denen die Eigenschaftsdaten in einer Datenbank verwendet werden, können Dateien anhand von Dateinamen, Dateierweiterung, Erstellungsdatum, Änderungsdatum und Dateigröße gesucht werden.
Wenn Sie ein Upgrade von einer früheren Version als Desktop V4.0.2 durchgeführt und die Einstellungen für Netzwerkbibliotheken, die in der Version vor Desktop V4.0.2 registriert wurden, übernommen haben, werden die Funktionen nicht geändert. Die Einstellungen können sich jedoch abhängig von der Version wie im Folgenden beschrieben unterscheiden.
Versionen von Desktop vor V3.1.0: Netzwerkbibliothek
(Das Kontrollkästchen [Datenbank zur Verwaltung von Ordnern und Dateien verwenden] ist deaktiviert, die Standardfarbe von [Bibliotheksymbol] ist braun.)
Desktop V3.1.x: Netzwerkbibliothek (Datenbank)
(Das Kontrollkästchen [Datenbank zur Verwaltung von Ordnern und Dateien verwenden] ist aktiviert, die Standardfarbe von [Bibliotheksymbol] ist grün.)
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1.
Klicken Sie im Menüband auf [Bibliotheksverw.].
Oder führen Sie einen der unten angegebenen Schritte aus.
Klicken Sie im Navigationsfenster mit der rechten Maustaste auf [Bibliotheksverwaltung].
Wählen Sie im Menü [Datei] > [Bibliotheksverwaltung]
Das Dialogfeld [Bibliotheksverwaltung] wird angezeigt.
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HINWEIS
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Wenn bestimmte Befehle nicht im Menüband von Desktop Browser angezeigt werden, gehen Sie wie folgt vor, um sie anzuzeigen.
Dieser Vorgang kann auch über die Schaltflächen durchgeführt werden. Wenn bestimmte Schaltflächen in der Symbolleiste von Desktop Browser nicht angezeigt werden, gehen Sie wie folgt vor, um sie anzuzeigen.
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2.
Wählen Sie die Netzwerkbibliothek in [Registrierte Bibliotheksliste] aus und klicken Sie dann auf [Registr. ändern Info].
Das Dialogfeld [Registrierungsdaten für Netzwerkbibliothek ändern] wird angezeigt.
3.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen [Datenbank zur Verwaltung von Ordnern und Dateien verwenden].
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Wenn aktiviert
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Ordner und Dokumente in einer Netzwerkbibliothek werden in einer Datenbank verwaltet.
Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um folgende Funktionen zu verwenden. Anzeigen von [Eingefügte Anmerkungen] und [Seiten] für PDF-Dokumente in den Dokumenteigenschaften
Suchen von Dokumenten mit dem Inhalt des Anmerkungstexts
Suchen mithilfe der Eigenschaftsdaten in einer Datenbank
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Wenn deaktiviert
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Ordner und Dokumente in einer Netzwerkbibliothek werden nicht in einer Datenbank verwaltet.
Wenn die Verarbeitung in Desktop unstabil wird, weil eine große Anzahl von Dokumenten in der Netzwerkbibliothek registriert ist, deaktivieren Sie diese Option, um das Problem zu beheben. Die Verarbeitungsgeschwindigkeit wird dadurch möglicherweise auch verbessert, da die Auslastung des Computers niedriger als bei aktivierter Option ist. |
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HINWEIS
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Auch wenn diese Option aktiviert ist, kann die Auslastung der Datenbank verringert werden, indem die Anzahl der von der Datenbank verwalteten Dokumente im Dialogfeld [Einstellungen für Gültigkeitsbereich der Datenbank] reduziert wird. Informationen zum Dialogfeld [Einstellungen für Gültigkeitsbereich der Datenbank] finden Sie im Folgenden. Die Einstellungen sollten jedoch nur vom Desktop-Administrator geändert werden.
Einstell- und Verwaltungsbereich in der Datenbank (Administratorhandbuch)
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4.
Klicken Sie auf [OK].
Die Einstellungen werden geändert.
5.
Klicken Sie auf [Schließen].