Gestione delle cartelle e dei documenti in una Libreria di rete con un database
La gestione delle cartelle e dei documenti in una Libreria di rete con un database permette di utilizzare le seguenti funzioni.
Visualizzazione di [Annotazioni inserite] e [Pagine] dei documenti PDF nelle proprietà del documento
Ricerca di documenti con il contenuto del testo dell'annotazione
Ricerca tramite le informazioni sulla proprietà in un database
In questa sezione viene descritta la procedura di gestione delle cartelle e dei documenti registrati in una Libreria di rete con un database.
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NOTA
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Se in una Libreria di rete (database) viene registrato un numero elevato di documenti, è possibile che le operazioni di Desktop diventino instabili. In questo caso, è possibile stabilizzare le operazioni di Desktop annullando la gestione del database.
Quando si registra una Libreria di rete (database), il database per la gestione dei documenti viene salvato nella cartella di installazione di Desktop. Assicurarsi che la cartella di installazione di Desktop abbia spazio libero a sufficienza, altrimenti potrebbe risultare impossibile salvare i file nel database e visualizzare correttamente i risultati della ricerca.
È possibile controllare il numero di documenti gestiti dal database in [Impostazioni dell'intervallo valido del database]. Per informazioni su [Impostazioni dell'intervallo valido del database], vedere la seguente sezione. Tuttavia, le impostazioni possono essere modificate solo dall'amministratore di Desktop.
Impostazione dell'ambito di gestione nel database (Guida dell'amministratore)
Nelle ricerche che utilizzano le informazioni delle proprietà in un database è possibile cercare i file in base al nome, all'estensione, alla data di creazione, alla data di aggiornamento e alle dimensioni del file.
Se è stato effettuato l'upgrade da una versione precedente a Desktop V4.0.2 e vengono trasferite le impostazioni delle Librerie di rete registrate nella versione precedente a Desktop V4.0.2, le funzioni rimangono invariate, ma le impostazioni possono cambiare come indicato di seguito in base alla versione.
Versioni di Desktop precedenti alla V3.1.0: libreria di rete
(La casella di controllo [Utilizzare il database per la gestione di file e cartelle] è deselezionata, il colore predefinito dell'[Icona libreria] è marrone)
Desktop V3.1.x: libreria di rete (database)
(La casella di controllo [Utilizzare il database per la gestione di file e cartelle] è selezionata, il colore predefinito dell'[Icona libreria] è verde)
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1.
Fare clic su [Gestione libreria] sulla barra multifunzione.
In alternativa, eseguire uno dei passaggi indicati di seguito.
Fare clic con il pulsante destro del mouse sulla Finestra Navigazione e selezionare [Gestione libreria].
Selezionare il menu [File] > [Gestione libreria].
Viene visualizzato [Gestione libreria].
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NOTA
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Se i comandi non vengono visualizzati sulla barra multifunzione di Desktop Browser, vedere la seguente procedura per visualizzarli.
Questa operazione può essere eseguita anche con i pulsanti degli strumenti. Se i pulsanti degli strumenti non sono visualizzati sulla barra degli strumenti di Desktop Browser, vedere la seguente sezione per visualizzarli.
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2.
Selezionare la Libreria di rete nell'[Elenco librerie registrate] e fare clic su [Cambia info. registrazione].
Viene visualizzato [Cambia informazioni di registrazione per la libreria di rete].
3.
Selezionare la casella di controllo [Utilizzare il database per la gestione di file e cartelle].
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Quando l'icona è selezionata
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I documenti e le cartelle nella Libreria di rete sono gestiti in un database.
Selezionare questa casella di controllo per utilizzare le seguenti funzioni. Visualizzazione di [Annotazioni inserite] e [Pagine] dei documenti PDF nelle proprietà del documento
Ricerca di documenti con il contenuto del testo dell'annotazione
Ricerca tramite le informazioni sulla proprietà in un database
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Quando l'opzione è deselezionata
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I documenti e le cartelle nella Libreria di rete non sono gestiti in un database.
Se il funzionamento di Desktop diventa instabile perché in una Libreria di rete sono registrati molti documenti, deselezionare questa casella di controllo per risolvere il problema. Anche la velocità può migliorare, perché il carico sul computer è inferiore rispetto a quando la casella di controllo è selezionata. |
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NOTA
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Anche se la casella di controllo è selezionata, è possibile ridurre il carico del database riducendo il numero di documenti gestiti dal database in [Impostazioni dell'intervallo valido del database]. Per informazioni su [Impostazioni dell'intervallo valido del database], vedere la seguente sezione. Tuttavia, le impostazioni possono essere modificate solo dall'amministratore di Desktop.
Impostazione dell'ambito di gestione nel database (Guida dell'amministratore)
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4.
Fare clic su [OK].
Le impostazioni vengono modificate.
5.
Fare clic su [Chiudi].