더욱 효율적인 팩스 전송 및 수신

팩스를 수신할 때 문서를 디지털화하여 더욱 효율적으로 문서를 편집하고 팩스/전자 메일에 답신할 수 있습니다.
예를 들어, 사업 파트너로부터 팩스를 통해 주문서 양식을 수신했다고 가정해 봅시다. 그러면 내용을 확인하고 기한을 결정하여 사업 파트너에서 답신해야 합니다. 이 섹션에서는 Desktop을 설치할 때 등록된 [팩스] 탭을 이용해 이런 작업을 더욱 효율적으로 수행하는 방법에 대해 설명합니다. [팩스] 탭에는 팩스 전송 및 수신에 특화된 기능이 기본 설정되어 있습니다.

[팩스] 탭 초기 설정

다음 기능이 기본적으로 [팩스] 탭에서 설정됩니다.
[수신]
폴더 모니터링 설정
이름 바꿈
문서 대상 폴더(처리 중)
[편집]
선택한 페이지 추출
Desktop Editor의 주석 기능 시작
[송신]
[팩스] 출력 버튼
[전자 메일] 출력 버튼
문서 대상 폴더(처리됨)
참고
감지된 드라이버가 [팩스] 출력 버튼에 자동으로 등록됩니다.

사용자 지정

설치하는 동안 등록된 [팩스] 탭을 사용자 지정할 수 있습니다. 수행된 실제 작업에 따라 탭을 사용자 지정합니다. 탭 사용자 지정에 대한 자세한 내용은 다음을 참조하십시오.
참고
처음으로 시작하는 경우 자동으로 생성된 명령을 삭제할 수 없습니다.

예비 설정

또한 작업을 수행하기 전에 미리 설정된 기능을 준비해야 합니다. [팩스] 탭의 기능을 사용하는 데 필요한 예비 설정이 아래 표시되어 있습니다.
수신한 팩스를 수신 문서용 폴더에 PDF 문서로 저장하기 위해서는 장치 설정이 필요합니다.
자세한 내용은 장치의 사용 설명서를 참조하십시오.
전자 메일을 전송하려면 메일 계정과 프로필 설정이 필요합니다.
환경에 적합한 설정을 구성합니다.

작업 절차

1단계: 팩스 수신 모니터링
2단계: 수신한 팩스 확인 및 정렬
3단계: 답신 문서 생성
4단계: 팩스 전송
5단계: 전송한 팩스를 처리한 것으로 표시

1단계: 팩스 수신 모니터링

다기능 장치가 수신한 팩스가 "00. Receive" 폴더에 저장될 때 표시되는 알림을 구성합니다. 이를 통해 팩스가 도착했는지 확인하기 위해 다기능 장치로 걸어갈 필요가 없습니다.
1.
[팩스] 탭을 선택하여 리본 메뉴 표시를 전환합니다. "Paperless Fax" 폴더의 "00. Receive" 폴더를 선택합니다.
2.
[팩스] 탭에서 [폴더 모니터링]을 클릭합니다.
3.
"00. Receive" 폴더 아이콘이 이 되고 팩스를 폴더에 저장할 때 컴퓨터에 알림이 표시됩니다.

2단계: 수신한 팩스 확인 및 정렬

팩스가 "00. Receive" 폴더에 저장되면 [읽지 않은/수정된 문서의 목록]이 컴퓨터 화면에 표시됩니다.
아직 확인하지 않은 문서의 문서 이름이 Desktop Browser에 굵은 글씨로 표시되어 한 번에 확인하지 않은 문서를 구분할 수 있습니다. 미리 보기 창을 이용해 문서를 열지 않고 내용을 확인할 수 있습니다.
문서 확인 후 작업 폴더에 정렬합니다. 한 번의 클릭으로 문서 이름을 바꾸고 이동할 수 있습니다.
1.
[읽지 않은/수정된 문서의 목록]에서 "00. Receive" 폴더를 두 번 클릭하는 경우 폴더의 내용이 표시됩니다. 추가된 문서가 굵은 글씨로 표시됩니다.
알림 설정에 대한 자세한 내용은 다음을 참조하십시오.
2.
"Sample 20150101125534.pdf"를 선택합니다. 문서의 미리 보기가 화면의 빨간색 테두리 안에 표시되기 때문에 페이지 2가 주문서 양식인지 확인합니다. 또는 을 이용해 표시되는 페이지를 변경할 수 있습니다.
3.
주문서 양식을 처리 담당자에게 전달하려면 [팩스] 탭에서 (처리 중)을 클릭합니다.
4.
[전송할 문서의 이름 입력]의 [문자열]에 입력된 문자열이 문서 이름에 추가됩니다. 예를 들어 "Order Form"을 입력하고 [확인]을 클릭합니다.
5.
문서 이름이 "Order Form_Sample 20150101125534.pdf"(으)로 변경되고 문서가 "01. Processing" 폴더로 이동됩니다. 동시에 문서의 이름이 변경되고 문서가 이동됩니다.
6.
문서 또는 폴더를 선택하지 않고 [팩스] 탭에서 [처리 중]을 클릭합니다. "01. Processing" 폴더의 내용이 표시됩니다(바로 가기로 사용할 수 있습니다).

3단계: 답신 문서 생성

수신된 팩스에서 불필요한 페이지를 추출합니다.

미리 보기 화면에서 문서를 열지 않고 불필요한 페이지를 추출합니다. 이 예의 경우 커버 시트인 페이지 1을 추출합니다.
1.
"Order Form_Sample 20150101125534.pdf"를 선택하고 미리 보기 화면에 불필요한 페이지(이 예의 경우 커버 시트인 페이지 1)를 표시합니다.
2.
[팩스] 탭에서 [페이지 추출]을 클릭합니다.
3.
표시된 확인 메시지에서 [예]를 클릭합니다. 추출된 페이지가 저장됩니다(예를 들어 "Order Form_Sample 20150101125534_1.pdf").

커버 시트를 삽입합니다.

팩스를 통해 답신하려면 Desktop Editor를 이용해 주문서 양식 시작부에 커버 시트를 추가합니다. Word 또는 Excel 등의 응용 프로그램으로 생성한 문서를 커버 시트로 사용할 수 있습니다.
1.
"Order Form_Sample 20150101125534.pdf"을 선택하고 [팩스] 탭의 [주석]을 클릭합니다. Desktop Editor가 별도의 화면으로 시작됩니다.
2.
Desktop Editor 화면의 빨간색 테두리 안의 "01. Processing" 폴더에서 "Sample Cover Sheet.tiff"를 끈 후 놓기 전에 마우스 포인터에 [문서 시작 부분에 추가]라는 팝업이 표시되는지 확인합니다. "Sample Cover Sheet.tiff"의 내용이 문서 시작부에 추가됩니다.

기한을 입력합니다.

Desktop Editor를 이용해 주문서 양식에 기한을 입력합니다.
1.
[주석] 탭의  (텍스트 상자)를 클릭한 후 텍스트 상자를 삽입하고 기한을 입력합니다.
텍스트 상자 삽입에 대한 자세한 내용은 다음을 참조하십시오.

담당자의 스탬프를 적용합니다.

Desktop Editor를 이용해 담당자의 스탬프를 주문서 양식에 삽입합니다.
1.
[주석] 탭의 [스탬프] > [스탬프 관리]를 선택한 다음 [스탬프 관리]에서 [추가]를 클릭합니다.
2.
여기에 나타낸 화면을 기준으로 스탬프의 내용을 입력합니다. 완료한 후 [확인]을 클릭하고 [스탬프 관리]에서 [닫기]를 클릭합니다.
3.
[주석] 탭의 [스탬프]에서 생성한 스탬프를 선택하여 문서에 삽입합니다. 스탬프를 삽입한 후 을 클릭합니다.
스탬프 삽입에 대한 자세한 내용은 다음을 참조하십시오.
4.
표시된 확인 메시지에서 [예]를 클릭하고 다음 확인 메시지에서 [예]를 다시 클릭합니다. 문서가 저장되고 Desktop Editor가 닫힙니다.
참고
삽입된 스탬프를 선택한 후 [주석] 탭에서 [등록]을 클릭하여 스탬프를 즐겨찾기에 등록할 수 있습니다. 스탬프를 등록하면 즐겨찾기를 통해 스탬프를 쉽고 편리하게 삽입할 수 있습니다.

4단계: 팩스 전송

기한 등을 입력한 주문서 양식을 팩스를 통해 수신인에게 답신으로 전송합니다.
1.
답신할 주문서 양식(예를 들어 "Order Form_Sample 20150101125534.pdf")을 선택하고 [팩스] 탭의 [팩스] 출력 버튼을 클릭합니다.
2.
[팩스 송신 설정]의 [새로 만들기]를 클릭하고 [새 대상 주소 추가]에 수신인 정보를 입력한 후 [확인]을 클릭합니다.
3.
[확인]을 클릭하여 수신인에게 팩스를 전송합니다.

5단계: 전송한 팩스를 처리한 것으로 표시

처리된 주문서 양식을 구분하려면 팩스 전송된 문서를 "02. Processed" 폴더로 이동합니다.
1.
"01. Processing" 폴더에서 전송된 팩스를 선택합니다(이 예의 경우 "Order Form_Sample 20150101125534.pdf").
2.
[팩스] 탭에서 [처리됨]을 클릭합니다.
3.
문서가 "02. Processed" 폴더로 이동한 것을 확인하면 작업이 완료됩니다.
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