Postavljanje ovlasti za pristup
Zaštitite uređaj od neovlaštenog pristupa tako da korištenje uređaja dopustite samo korisnicima s ovlastima za pristup. Ovlasti za pristup postavljaju se zasebno za svaki račun, odnosno "ID". Za svaki je ID moguće postaviti PIN. Ako korisnik pokuša rukovati uređajem na kojem su omogućeni ID-jevi, prikazuje se zaslon za prijavu, a korisnik mora unijeti točan ID i PIN da bi mogao koristiti uređaj.
ID-jevi su podijeljeni na dvije vrste: ID upravitelja sustava, koji je namijenjen samo administratorima, i ID odjela za obične korisnike. ID upravitelja sustava račun je s punim ovlastima za pristup. Uz ID upravitelja sustava možete za svaki ID ograničiti korištenje funkcija, primjerice kopiranje u boji i faksiranje. Ako se te dvije vrste ID-ja koriste istodobno, postavljaju se dvije različite razine ovlasti, što omogućuje fleksibilno upravljanje uređajem te poboljšanje sigurnosti.
ID upravitelja sustava
ID upravitelja sustava račun je s punim ovlastima za pristup. Na uređaj se morate prijaviti pomoću ID-a upravitelja sustava da biste mogli pristupiti postavkama <Mrežne postavke> ili <Postavke upravljanja sustavom>. Moguće je registrirati samo jedan ID upravitelja sustava. Da biste mogli upravljati radom uređaja, svakako morate postaviti ID upravitelja sustava.
ID odjela (Department ID Management)
Ovlasti za pristup za korisnika (ili grupu korisnika) možete definirati tako da registrirate ID odjela. Moguće je registrirati više ID-jeva odjela. Ako korisnik pokuša rukovati uređajem kada su omogućeni ID-jevi odjela, prikazuje se zaslon za prijavu, a korisnik mora unijeti ID odjela i PIN da bi koristio uređaj. Za svaki se ID odjela prikazuju podaci kao što je broj stranica kopiranih, ispisanih ili skeniranih crno-bijelo ili u boji.
PIN za Remote UI (PIN za pristup sučelju Remote UI)
To je PIN za korištenje sučelja Remote UI (Korisničko sučelje za daljinski pristup). Samo korisnici koji znaju PIN mogu pristupiti sučelju Remote UI (Korisničko sučelje za daljinski pristup).